Hramba dokumentov

Skrajšajte čas iskanja dokumentov v hrambi

SISTEMSKA UREDITEV HRAMBE

Ob vse večjem obsegu dokumentov, ki nastajajo pri poslovanju, morajo podjetja celovito urediti hrambo gradiva. Praviloma se s tem soočijo, ko ugotovijo, koliko časa namenjajo iskanju potrebnih dokumentov, ali pa, ko katerega od dokumentov ne najdejo.

Ponujamo vam sodelovanje in pomoč pri pripravi potrebnih podlag za ureditev procesov arhiviranja, izvedbi popisa gradiva in fizičnem urejanju hrambe, v dogovoru z vami pa poskrbimo tudi za izločanje in uničenje gradiva s pretečenim rokom hrambe. Skrajšajte čas iskanja dokumentov v hrambi.

POTEK UREJANJA HRAMBE NA VAŠI LOKACIJI

EVIDENCA GRADIVA

Popis dokumentarnega gradiva
Vzpostavitev enotne evidence gradiva v hrambi

INTERNI AKTI

Izdelava pravilnika o hrambi
Izdelava klasifikacijskega načrta

ARHIV RS

Priprava seznama gradiva
Odbiranje in priprava arhivskega gradiva za predajo Arhivu RS

UREJENA HRAMBA

UREJENA HRAMBA ZMANJŠUJE POSLOVNA TVEGANJA

Celovito urejena hramba dokumentarnega gradiva v fizični obliki vam zagotavlja nadzor nad dokumenti v hrambi, njihovo preglednost in dostopnost ter evidentiranje izdaje iz hrambe.

Popis dokumentarnega gradiva

Popis dokumentarnega gradiva oziroma arhivskih enot, v katerih hranite dokumentarno gradivo (škatle, registratorji, mape ipd.), vključuje tudi določitev popisnih indeksov (t. i. metapodatkov, kot so naziv gradiva, vrsta gradiva, datum nastanka gradiva, rok hrambe ipd.) in opremljanje arhivskih enot z unikatnimi črtnimi kodami, ki vsebujejo izbrane metapodatke.

Vzpostavitev enotne evidence

Popis praviloma izvaja več arhivskih delavcev hkrati, zato moramo na koncu vse nastale evidence združiti v enotno, centralno evidenco. Taka vzpostavitev enotne evidence o gradivu v hrambi obsega tudi preverjanje podatkov, dopolnitev z morebitnimi manjkajočimi podatki in odpravo zaznanih nepravilnosti v popisu (na primer, če metapodatkov ni mogoče zajeti z arhivske enote, ker na registratorju ni zapisana vsebina, pregledamo vsebino posamezne arhivske enote in določimo ustrezne metapodatke).

Izdelava internih aktov

Če še nimate pravilnika o hrambi in klasifikacijskega načrta, v okviru svetovanja pripravimo ustrezne predloge dokumentov in vam jih predamo v pregled in potrditev. Če pa ste pravilnik o hrambi že sprejeli in imate klasifikacijski načrt, preverimo njihovo aktualnost in točnost ter po potrebi pripravimo predloge novih različic.

Priprava seznama gradiva za Arhiv Republike Slovenije

Uveljavitvi pravilnika o hrambi in klasifikacijskega načrta sledi priprava seznama gradiva za Arhiv Republike Slovenije. Skladno s področno zakonodajo morajo javnopravne osebe pristojnemu arhivu zagotoviti ogled dokumentarnega gradiva ter mu posredovati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu. Skladno s tem pristojnemu arhivu na njegov poziv posredujemo seznam gradiva in zahtevo za izdajo navodil za odbiranje arhivskega gradiva.

Odbiranje in priprava arhivskega gradiva za predajo Arhivu Republike Slovenije

Pristojni arhiv na podlagi posredovanega seznama določi arhivsko gradivo, ki mu ga morate predati v hrambo. Na podlagi pisnih strokovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva najprej izvedemo fizično izločanje gradiva iz vaše hrambe.

Temu sledi priprava gradiva za predajo Arhivu Republike Slovenije, ki vključuje izdelavo podrobnega popisa, samo pripravo gradiva (odstranitev sponk, plastičnih ovojev, lepilnih trakov ipd.), zlaganje gradiva v ustrezne škatle, ter dostava in predaja gradiva pristojnemu arhivu. Predajo potrdimo z zapisnikom o izročitvi in prevzemu.

Urejena, zakonsko skladna hramba

Rezultat svetovanja je vzpostavljena urejena in zakonsko skladna hramba dokumentov v papirni in drugih pojavnih oblikah, v kateri se nahaja samo še veljavno gradivo.

KORISTI UREDITVE HRAMBE

Učinkovitost

Z urejeno hrambo povečamo dostopnost
gradiva in skrajšamo čas iskanja
dokumenta na nekaj minut.

Varnost

Omogočamo boljše upravljanje poslovnih
tveganj, ki jih prinaša neustrezna hramba
poslovne dokumentacije v papirni obliki.

Zanesljivost

Svetujejo vam kompetentni in zelo izkušeni
strokovnjaki, ki vas bodo učinkovito in
prijazno pripeljali do cilja.

USPEŠNE ZGODBE

Ko smo začeli, je bilo nekatere dokumente skoraj nemogoče najti, danes pa dokument, ki ga potrebujemo, najdemo praktično takoj. Pri ureditvi arhiva smo zaupali strokovnjakom iz Mikrocopa, kar se je izkazalo za pravo odločitev. S storitvijo sistemske ureditve smo bili zelo zadovoljni, zato z njimi tudi nadaljujemo sodelovanje. Odziv je vedno hiter in strokoven, storitev pa kakovostna.

– Alenka Teraž, KZ Agraria Koper

POGOSTA VPRAŠANJA

Kaj mora vsako podjetje vedeti o arhiviranju dokumentacije?

O odgovornosti za ureditev hrambe v spodnjem videu govorita strokovnjaka iz Mikrocopa ...

Odgovornost za ureditev hrambe poslovne dokumentacije

Zakaj so pomembni standardi za dolgoročno hrambo dokumentov in kateri so to?

Hramba je primerna šele, ko izpolnjuje vse zahteve, ki jih določa Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Te standarde mora upoštevati vsako podjetje ali organizacija, ki želi za svoje dokumente vzpostaviti varno, trajno in zakonsko skladno hrambo, ki služi svojemu namenu in uporabnikom omogoča preglednost, dostopnost in nadzor nad dokumenti.

Zagotoviti moramo primernost prostora in opreme v prostoru, ustrezno zavarovanje gradiva ter upravljanje in uporabo gradiva.

Kako zagotavljamo avtentičnost dokumenta v papirni obliki?

Če dokument ni avtentičen, izgubi svojo pravno in dokazno vrednost.

Avtentičnost dokumentov lahko dosežemo le, če:

imamo ustrezno popisano gradivo in urejeno hrambo,
zagotovimo hiter dostop do dokumentov, ko jih potrebujemo,
omejimo dostope do hrambe na pooblaščene osebe,
upoštevamo pravilne pogoje in standarde fizične hrambe dokumentov,
aktivno izločamo in odbiramo dokumente ter
zagotovimo ustrezno varovanje.

Kakšna je razlika med arhivskim in dokumentarnim gradivom?

Slovenska arhivska zakonodaja jasno definira razliko med dokumentarnim in arhivskim gradivom. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih definira dokumentarno gradivo kot vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb. V to definicijo dokumentarnega gradiva, za katerega je v praksi bolj priljubljen izraz (poslovna) dokumentacija, so zajeti tako papirni kot tudi elektronski dokumenti.

Dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb, imenujemo arhivsko gradivo, ki je kulturni spomenik. Arhivsko gradivo nastaja tako pri javnopravnih osebah kot tudi pri pravnih osebah zasebnega prava. Pravne osebe zasebnega prava in fizične osebe morajo same poskrbeti za hrambo zasebnega arhivskega gradiva, lahko pa ga izročijo pristojnim javnim arhivom. Pristojni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje določi arhivsko gradivo javnopravnih oseb. Do izdaje teh strokovnih navodil se z vsem dokumentarnim gradivom ravna tako kot z arhivskim gradivom, kar pomeni, da gradiva ni dovoljeno uničevati, da mora biti hranjeno v trajno in strokovno neoporečnih arhivskih prostorih v ustreznih klimatskih pogojih, zaščiteno pred požari, izlivi vode, krajo itd.