CELOVITA REŠITEV ZA UPRAVLJANJE ISO DOKUMENTACIJE
Poslovna odličnost je tesno povezana z učinkovitim obvladovanjem sprememb in uvajanjem stalnih izboljšav. Če svoje poslovanje vodite po ISO standardih, potem veste, da je za to potrebna hitra odzivnost in sistematičnost pri upravljanju dokumentacije.
Izboljšajte preglednost vodenja ISO dokumentacije z enostavno pripravo, hitrim pregledovanjem in nadziranim spreminjanjem dokumentov. Osredotočite se na vsebino, pravilno umeščanje dokumentov in njihovo številčenje, upravljanje sprememb in obveščanje pa prepustite poslovnim pravilom.
OD PRIPRAVE DO E-HRAMBE ISO DOKUMENTACIJE
PRIPRAVA
in potrditev dokumenta
OBJAVA
in obveščanje uporabnikov
REVIDIRANJE
vsebine dokumenta
E-HRAMBA
dokumenta
Poslovno rešitev za upravljanje ISO dokumentacije sestavlja več procesov, ki so povezani v združeno celoto. Rešitev vas vodi od nastanka, umeščanja in objave do naknadnega spreminjanja dokumenta. Enostavna administracija rešitve vam omogoča nastavitev samodejnega obveščanja o novih različicah dokumentov, samodejno številčenje in označevanje dokumentov pa olajša delo vašim zaposlenim.
Priprava in potrditev dokumenta
Z izbiro vrste ISO dokumenta se v procesu samodejno izpolnijo določeni metapodatki dokumenta na podlagi vnaprej definiranih pravil. Dokument lahko izdelate iz predloge ali pa ga dodate iz vašega lokalnega repozitorija. Vsebinskemu pregledu potrjevalcev sledi tehničen pregled dokumentov in končna potrditev.
Objava in obveščanje uporabnikov
Po potrditvi dokumenta se dokument objavi. Objava se izvede na način, da rešitev ustvari nov dokument ali nadomesti predhodnega z novo različico. Uporabniki, ki morajo biti obveščeni o novem dokumentu ali novi različici dokumenta, prejmejo opravilo, kjer potrdijo prejem dokumenta. Potrditev prejema se zabeleži v zgodovino procesa, ki je dostopna v vseh fazah življenjske poti dokumenta.
Revidiranje vsebine dokumenta
Proces revidiranja je sistemski proces, ki dnevno preverja, kateri dokumenti so v fazi, ko potrebujejo pregled oziroma revizijo. Rešitev tak dokument usmeri k njegovemu skrbniku, ki ima možnost, da ga potrdi (ponastavi se datum zadnje revizije), posreduje v pripravo nove različice (posodobitev) ali razveljavi, če vsebina ni več relevantna.
E-hramba dokumenta
V certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE vam zagotavljamo, da so dokumenti avtentični in celoviti, dostopi do informacij pa v celoti sledljivi in omogočeni le pooblaščenim uporabnikom.
KORISTI UPORABE POSLOVNE REŠITVE
Boljši nadzor
V vsakem trenutku veste, v kateri fazi se posamezni ISO dokument nahaja, popolna sledljivost pa vam omogoča učinkovito spremljanje sprememb na celotni življenjski poti dokumenta.
Učinkovito upravljanje
Upravljanje z ISO dokumenti je sistematično vodeno in podkrepljeno s poslovnimi pravili, kar zmanjšuje možnost napak, povečuje preglednost in omogoča hitrejše ter učinkovitejše delo.
Enostavno obveščanje
ISO dokumenti so zaradi stalnih procesnih izboljšav podvrženi spremembam. S poslovno rešitvijo je obveščanje o novih različicah dokumentov enostavno, hitro in transparentno.
Upravljanje ISO dokumentacije
deluje na platformi InDoc EDGE.
Vas zanima več?
Uporaba v oblaku
InDoc EDGE lahko uporabljate v
zasebnem Mikrocopovem oblaku.
Uporaba pri vas
InDoc EDGE lahko namestimo pri
vas v vašem podatkovnem centru.
ZMOGLJIVOSTI REŠITVE ZA UPRAVLJANJE ISO DOKUMENTACIJE
CELOVITO UPRAVLJANJE
- Krmiljenje procesov s poslovnimi pravili
- Samodejno preverjanje rokov zapadlosti
- Sistematično obveščanje in spremljanje
- Hitra dostopnost in enostavno iskanje
UČINKOVITOST
- Uporaba predlog ob kreiranju dokumentov
- Sistem samodejnega številčenja
- Učinkovito skupno delo na dokumentih
- Enostavno verzioniranje in vodenje različic
VELJAVNOST
- Možnost večstopenjskega potrjevanja
- Možnost uporabe parafe oziroma vodnega žiga
- Možnost e-podpisa potrjenih dokumentov
- Dostopi so urejeni skozi napreden sistem pravic
SKLADNOST
- Sistematičen pregled več dokumentov
- Časovno žigosanje vseh dokumentov
- Zakonsko skladna e-hramba
- Celotna revizijska sled vseh aktivnosti
