Zajem dokumentov in podatkov

Odpovejte se zamudnemu delu s papirji

SKENIRANJE PAPIRNIH IN ZAJEM ELEKTRONSKIH DOKUMENTOV

Odpovejte se zamudnemu in neučinkovitemu delu s papirnimi dokumenti. Zaupajte strokovnjakom skeniranje svoje poslovne dokumentacije in tehničnega gradiva ter zajem in pretvorbo elektronskih dokumentov v ustrezno obliko.

Dokumente digitaliziramo kakovostno in zanesljivo. Zagotavljamo vam hiter in preprost dostop do dokumentov in podatkov, kadarkoli in kjerkoli jih potrebujete. Vaše dokumente prevzamemo v obdelavo na dnevni, tedenski, mesečni ali letni ravni. Izbirate lahko tudi med različnimi formati in ločljivostmi, ki najbolje ustrezajo vašim poslovnim potrebam. Razlogov za zamudno delo s papirji tako ni več.

POTEK DIGITALIZACIJE DOKUMENTOV V PAPIRNI OBLIKI

PREVZEM

dokumentov

TRANSPORT

dokumentov

PRIPRAVA

dokumentov

SKENIRANJE

dokumentov

DOKUMENTE PRETVARJAMO V POSLOVNE INFORMACIJE NA KLIK

S preizkušenimi rešitvami zanesljivo digitaliziramo raznovrstna, tudi tehnološko zahtevna gradiva. Pogosto je prav zajem dokumentov eden prvih korakov k digitalizaciji poslovanja, sledijo mu upravljanje dokumentov in poslovnih procesov ter dolgoročna e-hramba.

Poslovna dokumentacija

Poslovna dokumentacija predstavlja večino dokumentacije v vsakem podjetju. Čeprav vedno več dokumentov nastaja v elektronski obliki, se papirju v poslovanju še vedno ne moremo popolnoma izogniti. Zato priporočamo skeniranje vhodnih dokumentov (na primer računovodsko dokumentacijo – prejete račune, dobavnice in naročilnice) takoj ob prejemu.

Če boste poslovno dokumentacijo združili na enem mestu, boste izboljšali nadzor nad dokumenti in pohitrili svoje poslovne procese. V Mikrocopu vam pri tem pomagamo: prevzamemo lahko vlogo vašega vložišča ali uporabite našo namensko poslovno rešitev za upravljanje pošte.

Tehnična dokumentacija

Projektna in tehnična dokumentacija, načrti, zemljevidi in druga podobna dokumentacija je po svoji obliki posebna. Praviloma gre za gradivo velikega formata ali kombinacijo različnih formatov, ki je ni mogoče skenirati s pomočjo navadnih skenerjev, z gradivom pa je treba ravnati izjemno previdno, saj lahko že en napačen pregib dokumenta pomeni izgubo uporabne vrednosti načrta.

V Mikrocopovih storitvenih centrih vam zagotavljamo kakovostno digitalizacijo različnih formatov projektne in tehnične dokumentacije do velikosti A0 in neomejene dolžine, različno vezanih in različno zloženih dokumentov, na zelo različnih vrstah papirja in drugih nosilcih informacij, v črno beli, sivinski ali barvni tehniki. Poleg digitalizacije gradiva omogočamo tudi zajem vsebine dokumentov in t. i. metapodatkov.

Znanstvena in kulturna dediščina

Gradivo znanstvene in kulturne dediščine, knjižno gradivo, zgodovinske listine ter drugo tovrstno gradivo je po svoji obliki, starosti in vsebini posebno in občutljivo. Skeniranju knjižničnega gradiva (z uporabo namenskih knjižnih skenerjev) namenjamo posebno pozornost.

Digitalizacija gradiv kulturne in znanstvene dediščine omogoča preprost in hiter dostop do pomembnih vsebin ter učinkovito upravljanje z gradivi in vsebinami. Tako z digitalizacijo prispevate k ohranjanju in prenosu informacij, znanja in neprecenljive dediščine na prihodnje generacije.

Zajem in pretvorba elektronskih dokumentov

V vaših informacijskih sistemih dnevno nastaja množica podatkov in dokumentov v elektronski obliki, na primer izdane naročilnice, izdani računi, različni izpiski za stranke in podobno. Zajem elektronskih dokumentov vam bo omogočil, da te dokumente zberete na enem mestu, ne glede na to, v kakšni obliki ste jih ustvarili ali prejeli. Zajamemo (in po potrebi pretvorimo) dokumente, ki so k vam prispeli po e-pošti ali v okviru e-poslovanja, tudi prek sistemov elektronske izmenjave dokumentov.

Včasih morate elektronske zapise zaradi poslovnih potreb ali zagotavljanja zakonske skladnosti pretvoriti v drugo obliko. Zato v Mikrocopu izvajamo različne konverzije medijev in formatov zapisa. Imamo namensko opremo in znanje za pretvorbo gradiva v format za dolgoročno hrambo in za pretvorbo podatkov iz različnih izpisnih list, baz podatkov ali drugih elektronskih zapisov, ki nastajajo v vaših informacijskih sistemih, v potrebno obliko.

PRI NAS LAHKO NAROČITE TUDI SKENERJE

Specializirani smo za dobavo, implementacijo in vzdrževanje optičnih čitalnikov priznanega proizvajalca.

Iz široke palete skenerjev vam pomagamo izbrati model, ki najbolj ustreza vašim potrebam v pisarni, oddelku ali storitvenem centru.

Pisarniški skenerji

Manjši skenerji so namenjeni pisarniškemu poslovanju, saj omogočajo enostavno namestitev in zavzemajo majhno delovno površino. Priporočljiv obseg skeniranja je do 1.500 dokumentov dnevno, hitrost skeniranja pa v povprečju do 30 strani na minuto, omogočajo skeniranje s pomočjo avtomatskega podajalnika kot tudi ploskovno skeniranje dokumentov do velikosti A4.

Oddelčni skenerji

Uporabo teh skenerjev priporočamo v večjih sprejemnih pisarnah in vložiščih ter pri rešitvah za avtomatizacijo zajema podatkov z dokumentov. Zmogljivost skenerjev je od 3.000 do 7.500 dokumentov dnevno, hitrost zajema pa v povprečju od 40 do 80 strani na minuto, odvisno od izbranega modela. Nizko produkcijski skenerji omogočajo skeniranje s pomočjo avtomatskega podajalnika in ploskovno skeniranje dokumentov do velikosti A3.

Produkcijski skenerji

Produkcijski skenerji so namenjeni storitvenim centrom in rešitvam za zajem podatkov. Omogočajo napredne varovalne mehanizme za nadzor pravilnosti transporta dokumentov in procesne enote za izboljšanje kakovosti zajetih dokumentov. Zmogljivost teh skenerjev je nad 10.000 dokumentov dnevno, hitrost zajema pa več kot 60 strani na minuto. Produkcijski skenerji omogočajo skeniranje s pomočjo avtomatskega podajalnika do velikosti A3.

Smo uradni pooblaščeni serviser za garancijska popravila in pogarancijsko vzdrževanje strojne opreme za zajem dokumentov Kodak Alaris v Sloveniji, Hrvaški ter Bosni in Hercegovini.

Naši izkušeni serviserji poskrbijo za morebitna garancijska popravila in brezhibno po-garancijsko vzdrževanje vaše opreme za zajem dokumentov.

Poleg hitre odzivnosti in visoke kakovosti vam zagotavljamo tudi dobavo originalnih rezervnih delov in potrošnega materiala.

KORISTI SKENIRANJA DOKUMENTOV

Kakovost

Doslej smo obdelali že več kot milijardo raznovrstnih dokumentov za referenčne uporabnike v Adriatic regiji.

Učinkovitost

Povečujemo učinkovitost vašega poslovanja, ko dokumente pretvarjamo v uporabne informacije, dostopne na klik, kjer in ko jih potrebujete.

Prilagodljivost

Izbirate lahko med različnimi formati
in ločljivostmi, ki najbolje ustrezajo
vašim poslovnim potrebam.

USPEŠNE ZGODBE ZA DIGITALNO PRIHODNOST

V banki Sparkasse smo uspešno digitalizirali in elektronsko arhivirali več kot milijon strani kreditne dokumentacije, tako smo sprostili tudi prostor v našem fizičnem arhivu. Najpomembneje pa je, da novo kreditno dokumentacijo zdaj sproti digitaliziramo.

– Polonca Bevc, vodja sektorja, Sparkasse

POGOSTA VPRAŠANJA

Kako poteka primopredaja gradiva?

Ustvarjalec ustvari popis gradiva, ki predmet primopredaje
Izvajalec gradivo prevzame in zagotovi varni transport (gradivo se prevaža v zaklenjenih zabojnikih)
Izvajalec preveri, ali prejeto gradivo ustreza popisu ustvarjalca

Za boljši nadzor in lažje sledenje gradivu od predaje do prevzema smo razvili namensko aplikacijo za izdelavo krovnih listov. Ta ustvarjalcem dodatno omogoča, da sami opremljajo dokumente z metapodatki, nam kot izvajalcu pa avtomatiziran proces zajema metapodatkov.

Kaj obsega digitalizacija dokumenta?

Zajem vsebine in kontrola ustreznosti zajema
Zajem metapodatkov in kontrola zajema
Kontrola celovitosti in uporabnosti digitaliziranega gradiva

Kakšna je razlika med digitaliziranim in izvorno digitalnim dokumentom?

Digitaliziran dokument je bil v elektronsko obliko pretvorjen iz fizične (npr. prejeta pošta, pogodba, tehnična dokumentacija idr.), izvorno digitalni dokument pa je že nastal v elektronski obliki in za potrebe potrjevanja ni bil spremenjen v fizično obliko (npr. e–pošta, e–računi, elektronsko podpisane pogodbe idr.).

Še to: digitalizirane kopije papirnega dokumenta in natisnjene kopije izvorno digitalnega dokumenta niso arhivsko gradivo. Slednje vedno hranimo v izvirni obliki.

Ali lahko izvirni dokument po skeniranju uničimo ali ga moramo hraniti?

Izvirni dokument lahko po njegovi digitalizaciji uničimo, če:

ne gre za arhivsko gradivo,
morebitna področna zakonodaja ne zahteva drugače (kot na primer pri notarskih zapisih),
je postopek digitalizacije dokumenta potekal v skladu z določili ZVDAGA (če imamo te postopke opredeljene in dokumentirane, je morebitno kasnejše dokazovanje skladnosti veliko lažje),
je digitalizirana različica dokumenta ustrezno e-hranjena.

A pozor: Javnopravne osebe gradiva po zajemu in pretvorbi ne smejo uničiti pred potrditvijo notranjih pravil. Do potrditve notranjih pravil morajo z vsem gradivom ravnati kot z arhivskim gradivom.