Obvladajte informacijski kaos sodobnosti

Digitalne dokumente zajemamo neposredno v izvornih informacijskih sistemih ali ob vstopu dokumentov v podjetje (npr. po e-pošti), lahko pa nastanejo tudi med izvajanjem poslovnega procesa ali pa jih uporabniki ročno prenesejo v InDoc EDGE. Zajem digitalnega gradiva vam bo omogočil, da te dokumente zberete na enem mestu, ne glede na to, v kakšni obliki ste jih ustvarili ali prejeli.

Papirne dokumente, tudi tehnološko zahtevna gradiva, kakovostno in zanesljivo digitaliziramo s preizkušenimi rešitvami. Zagotavljamo vam hiter in preprost dostop do dokumentov in podatkov, kadarkoli in kjerkoli jih potrebujete. Zajem dokumentov priporočamo že na začetku življenjskega cikla oziroma takoj ob prejemu v podjetje.

Ob zajemu dokumentu določimo vrsto (in posledično nabor metapodatkov), signirni in klasifikacijski znak, ki določa rok hrambe dokumenta. Dokument se v dokumentnem sistemu InDoc EDGE samodejno ali ročno ustrezno umesti v strukturo map in zadev, dostop pa samodejno omeji glede na določeno stopnjo zaupnosti in pravice uporabnikov.

Upravljanje dokumentov v InDoc EDGE omogoča pregled in preprosto iskanje dokumentov po vsebini in opisnih podatkih, urejanje različic in komentiranje, sprotno obveščanje o spremembah, varno in sledljivo deljenje med sodelavci in s tretjimi osebami … Dokumenti so dosegljivi kadarkoli in kjerkoli, zagotovljena je njihova celovitost in verodostojnost, uporaba pa v celoti sledljiva. Dostop do dokumentov je omejen s pravicami uporabnikov, stopnjo zaupnosti in glede na vsebnost osebnih podatkov.

Čeprav potreba po hrambi dokumenta nastopi šele v sklepnem delu njegove življenjske poti, pa je učinkovita, zakonsko skladna in varna dolgoročna hramba gradiva v digitalni obliki ključen gradnik digitalnega poslovanja in nujen del digitalne stvarnosti podjetja. V certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE vam zagotavljamo, da so informacije dostopne samo pooblaščenim osebam, da lahko zaposleni do njih hitro pridejo in jih lahko nemoteno uporabljajo skozi celoten čas hrambe, informacije ostajajo avtentične in celovite, dostopi pa so v celoti sledljivi.

Dokument je osnovna enota dokumentarnega gradiva. Gre za zapis kakršnekoli oblike in vrste, ki vsebuje pomembno informacijo za poslovno ali upravno delo. Primeri dokumentov so prejeti račun, zavarovalna polica, vloga za kredit, pogodba, aneks idr.

Priloga je dodatna obrazložitev dokumenta, ki skupaj z dokumentom predstavlja zaključeno celoto, samostojno pa ne nosi osnovnih informacij o nalogi, poslu, dogodku. Primeri prilog so specifikacija opravljenih storitev, obrazec, splošni pogoji idr.

Zadeva so vsi dokumenti in priloge, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje, nalogo, posel. Primeri zadev so kreditna mapa, prejeti račun (če vključuje tudi druge dokumente, kot so naročilnica, dobavnica ipd.), zapisi o zdravljenju, škodni primer idr.

Dosje je sklop različnih zadev, ki se nanašajo na isto osebo. Običajno gre za skupek dokumentov oziroma zadev. V digitalnem svetu jih običajno ustvarimo z iskanjem po ključnih metapodatkih, na primer številki pacienta, komitenta ali poslovnega partnerja ipd.

Signirni načrt je podlaga za dodeljevanje gradiva v delo oziroma seznanitev z vsebino in za dostop do gradiva. Zasnovan je na organizacijski strukturi in sistemizaciji delovnih mest oziroma po delovnih ali projektnih skupinah ipd.

Signirni načrt je sestavljen iz signirnega znaka (številčna oznaka) in naziva organizacijske enote / delovnega mesta. Zaposleni so lahko člani enega ali več signirnih znakov.

Klasifikacijski načrt je seznam, ki omogoča strukturiranje, razčlenjevanje in razvrščanje gradiva po vsebini, pristojnostih, dejavnostih ter poslovnih in strokovnih funkcijah. Običajno gre za prilogo internega predpisa o upravljanju gradiva v podjetju.

Seznam sestavljajo klasifikacijski razredi, te pa sestavljajo:

• klasifikacijski znak (številčna oznaka ali šifra, ki predstavlja klasifikacijski razred),
• naziv ali opis klasifikacije,
• rok hrambe, izražen v letih.

Klasifikacijskih razredov praviloma ne črtamo in ne spreminjamo, dodajanje novih pa ustrezno datiramo.

Priporočamo varno in skladno deljenje dokumentov s prejemniki znotraj in izven podjetja neposredno iz dokumentnega sistema InDoc EDGE. Dokument, ki ga želimo deliti, preprosto izberemo (ali naložimo), vnesemo prejemnikov elektronski naslov, namen deljenja, geslo in rok veljavnosti dovoljenja za vpogled v dokument. Vsak prejemnik prejme unikatno povezavo do dokumenta in geslo po ločenih poteh, dokument pa je dostopen le v izbranem časovnem obdobju. Dostop do dokumenta s strani prejemnika je nadzorovan in skupaj z razlogom vpogleda zabeležen v revizijski sledi. Tako v vsakem trenutku vemo, kdo je s kom, kdaj in s kakšnim namenom delil dokument. Več o deljenju dokumentov lahko preberete tudi v našem blogu.