Ohranite usklajenost varstva osebnih podatkov

Poleg jasno opredeljene strategije je pri zagotavljanju skladnosti varstva osebnih podatkov ključna pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov (DPO – Data Protection Officer), ki jo GDPR predpisuje za javne organe in številna podjetja ter institucije, ki se ukvarjajo s sistematično in redno obdelavo osebnih podatkov ali obdelujejo občutljive osebne podatke. 

Če sami nimate ustreznega pravnega znanja, znanja s področja informacijske varnosti in potrebnih izkušenj ali pa so vaši zaposleni preobremenjeni z drugimi obveznostmi, lahko pooblastite zunanjega DPO, ki vam bo na neodvisen način pomagal, da bo obdelovanje in varovanje osebnih podatkov, s katerimi upravljate, skladno s predpisi.

Uredba GDPR določa, da DPO v podjetju ne sme biti zaposlen na delovnem mestu, v okviru katerega lahko določi namen in sredstva obdelave osebnih podatkov. Te vloge zato ne morejo opravljati izvršni direktorji, operativni direktorji, vodje IT oddelkov, kadrovske službe, trženja in podobno, saj bi se znašli v nasprotju interesov. 

V takšnem primeru je prava rešitev zunanji DPO, ki vam ga zagotavljamo v Mikrocopu. S tem se boste preprosto izognili opisanem konfliktu interesov.

Pomembno je, da DPO dobro pozna slovensko in evropsko zakonodajo, ima poglobljeno razumevanje uredbe GDPR in prakso na področju varstva osebnih podatkov. Poleg tega mora razumeti vaše delovanje in organizacijo kot upravljavca osebnih podatkov, procese obdelav osebnih podatkov, informacijske sisteme in zahteve v zvezi z varstvom osebnih podatkov.

Gre za kombinacijo poglobljenih znanj in izkušenj z različnih področij, pri čemer vsakodnevna praksa še ni postala rutinsko opravilo. Težava nastopi, če v organizaciji nimate take osebe, vprašanje pa je, ali je smiselno za opravljanje vloge DPO zaposliti novega sodelavca. Zato je tudi tu alternativa dodatnemu usposabljanju izbranega sodelavca ali novi zaposlitvi lahko zunanji DPO.

DPO mora redno spremljati novosti pravne zakonodaje in prakse varstva osebnih podatkov. Ker so zaposlenimi praviloma zasedeni s svojimi dnevnimi obveznostmi, pogosto ne najdejo dovolj časa za dodatna izobraževanja in usposabljanja. 

Pridobivanje posebnih kvalifikacij ali certifikatov, ki potrjujejo ustrezno poznavanje področja varstva osebnih podatkov, zahteva tudi finančne vložke. Zato je včasih bolj učinkovito, če preprosto najamete zunanjega DPO.