DOKUMENTNI SISTEM (DMS) InDoc EDGE
Upravljanje dokumentov v različnih fazah življenjske poti vam pomaga učinkovito obvladati informacijski kaos sodobnosti. Omogočite učinkovito timsko delo in izkoristite zmogljivosti dokumentnega sistema za skladnost poslovanja in obvladovanje tveganj.
ZAJEM IN USTVARJANJE
dokumentov
ORGANIZACIJA
vsebin
UPRAVLJANJE
informacij
ZAGOTAVLJANJE
skladnosti in varnosti
Dokumentni sistem je
del platforme InDoc EDGE
za upravljanje informacij
Uporaba v oblaku
InDoc EDGE lahko uporabljate v
zasebnem Mikrocopovem oblaku.
Uporaba pri vas
InDoc EDGE lahko namestimo pri
vas v vašem podatkovnem centru.
ZAJEM IN USTVARJANJE DOKUMENTOV
DODAJANJE DOKUMENTOV
Uporabljate lahko različne načine zajema in dodajanja dokumentov v dokumentni sistem:
- Skeniranje papirnih dokumentov
- Ročno dodajanje elektronskih dokumentov
- Uvoz obstoječih dokumentov v elektronski obliki
- Zajem dokumentov pri viru prek integracij
USTVARJANJE DOKUMENTOV IZ PREDLOG
Dokumente lahko ustvarite tudi neposredno v dokumentnem sistemu ali skozi proces, pri tem pa si lahko pomagate z različnimi predlogami.
ORGANIZACIJA VSEBIN
STRUKTURA DOKUMENTOV
Dokumente lahko razvrščate v mape in zadeve, njihovo strukturo pa lahko v celoti ali delno predpišete ali povsem prepustite uporabnikom.
POOBLASTILA UPORABNIKOV
Pravice lahko nastavljate po uporabnikih in uporabniških skupinah, po mapah, zadevah ali dokumentih in glede na stopnje zaupnosti.
POVEZOVANJE DOKUMENTOV
Dokumente lahko preprosto povežete z drugimi za boljši pregled medsebojne odvisnosti ali pa uporabite bližnjice in preprečite podvajanje.
UPRAVLJANJE INFORMACIJ
UREJANJE IN VERZIONIRANJE
Različice dokumentov se samodejno posodabljajo ob spremembah, kadarkoli pa lahko pogledate njihovo zgodovino in pretekle verzije.
KOMENTIRANJE IN OBVEŠČANJE
Za bolj učinkovito timsko delo lahko dokumente komentirate ali pa se naročite na obveščanje o spremembah izbranega dokumenta.
DODELJEVANJE V DELO
K urejanju dokumenta lahko povabite svoje sodelavce ali pa jim dokument dodelite v delo, o čemer bodo samodejno obveščeni.
ISKANJE INFORMACIJ
Informacije, do katerih imate dostop, lahko iščete po metapodatkih, vsebini in vrsti, za naprednejša iskanja pa uporabite ali zgradite poizvedbe.
DELJENJE DOKUMENTOV
Dokumente lahko delite znotraj ali zunaj podjetja, pri čemer ohranite sledljivost uporabe in visoko raven zaupnosti izmenjave informacij.
E-PODPISOVANJE
Poljubni dokument lahko podpišete sami, pošljete v podpis sodelavcem ali delite zunanjim pogodbenim partnerjem z navodili za podpis.
ZAGOTAVLJANJE SKLADNOSTI IN VARNOSTI
SLEDLJIVOST UPORABE
Vsaka aktivnost se samodejno zabeleži v revizijski sledi, ki zagotavlja celovito in transparentno sliko o uporabi in ravnanju z informacijami.
STOPNJE ZAUPNOSTI
Izbirate lahko med šestimi ravnmi varnostnega dostopa, s čimer učinkovito zamejujete dostop do informacij brez posegov v njihovo vsebino.
VARNOST OSEBNIH PODATKOV
Dostop do dokumentov z osebnimi podatki lahko ustrezno omejite, po potrebi pa lahko zahtevate tudi vnos razloga za dostop do dokumenta.
