Obvladujte stroške že med procesom naročanja

Proces potrjevanja naročila lahko zažene vsak uporabnik z ustreznimi pravicami. Proces uporabnik zažene ročno iz opravil, izbere vrsto stroška, stroškovno mesto in vnese podatke o naročilu. Uporabnik ima možnost izbrati dobavitelje iz prednastavljenega šifranta in k naročilu dodati priponke. Ob pripravi naročila InDoc EDGE samodejno ustvari unikaten ID dokumenta, s katerim lahko sledite dokumentu skozi celoten proces potrjevanja naročila.

V korak potrjevanja je lahko vključenih več ravni potrjevalcev – od nadrejenih, odgovornih za posamičen strošek, do odločevalcev. Proces potrjevanja poteka zaporedno, kar pomeni, da naročilo brez enega od potrebnih potrjevalcev ne more biti odobreno ali zaključeno. V vsakem koraku lahko potrjevalci naročilo odobrijo ali zavrnejo, lahko pa zahtevajo dopolnitev ali pojasnitev, ki se vrne nazaj k uporabniku, ki je naročilo ustvaril.

Po ustreznih potrditvah naročila uporabnik, odgovoren za nabavo, še zadnjič preveri in vnese podatke za izdelavo naročilnice v InDoc EDGE ali pa jo ustvari v svojem poslovnem sistemu in doda v InDoc EDGE. V tem koraku lahko naročilnico poveže tudi s pogodbo iz registra pogodb, če ta obstaja v InDoc EDGE.

V primeru izbire elektronske oddaje naročila se po potrditvi tega opravila naročilo pošlje na vneseni elektronski naslov kontaktne osebe, naročilnica in morebitne priloge pa umestijo v ustrezno mapo v dokumentnem sistemu.

V certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE vam zagotavljamo, da so dokumenti avtentični in celoviti, dostopi do informacij pa v celoti sledljivi in omogočeni le pooblaščenim uporabnikom.