VLOŽIŠČE V ZUNANJEM UPRAVLJANJU
Obvladovanje prejete in izhodne pošte pogosto predstavlja enega najšibkejših členov v verigi dodane vrednosti: povzroča zamude, dviguje stroške dela in otežuje hitro ter učinkovito komunikacijo tako znotraj podjetja kot tudi navzven.
V izogib tovrstnim izzivom vam ponujamo storitev zunanjega upravljanja vašega vložišča na lokaciji Mikrocopa. Ob zagotavljanju potrebne ravni informacijske varnosti in skladnosti poslovanja (ne pozabimo, pošta pogosto vsebuje izjemno občutljive osebne in poslovne podatke) lahko sodelavce v vložišču preusmerite v doseganje večje dodane vrednosti, prostore vložišča sprostite za druge namene, sami se bolje osredotočite na svojo osnovno dejavnost, obenem pa s pošto učinkovito upravljate na daljavo.
PREJETA PAPIRNA POŠTA V ZUNANJEM UPRAVLJANJU
PREVZEM
prejete pošte
EVIDENTIRANJE
prejete pošte
SKENIRANJE
prejetih računov
PREDAJA
prejete pošte
Prejeto pošto prevzamemo vsak dan in takoj evidentiramo glede na to, ali gre za priporočeno ali navadno pošto. Pošte, ki ni namenjena naročniku, ne evidentiramo, temveč le vrnemo Pošti Slovenije. Med evidentiranjem (po dogovoru) izločimo prejete račune z namenom kasnejše opreme s črtno kodo in skeniranja, s priporočenih pošiljk pa odstranimo in izpolnimo povratnice. Pošto v nadaljevanju na ustaljeni način razvrstimo v razdelilnik, nato pa razdelimo prejemnikom na vaši lokaciji.
IZHODNA PAPIRNA POŠTA V ZUNANJEM UPRAVLJANJU
PREVZEM
izhodne pošte
PREVERJANJE
izhodne pošte
EVIDENTIRANJE
izhodne pošte
PREDAJA
izhodne pošte
Izhodno pošto praviloma prevzemamo ob predaji prejete pošte. Ob prevzemu mora biti ustrezno kuvertirana in pravilno naslovljena, kar v vložišču tudi preverimo in pošto po potrebi ustrezno opremimo s posebnimi nalepkami. Vso izhodno pošto evidentiramo, ne glede na to, ali gre za navadno, priporočeno ali tujo pošto, in vsak delovnik predamo Pošti Slovenija.
KORISTI PREDAJE VLOŽIŠČA V ZUNANJE UPRAVLJANJE
Osredotočenost
Omogočamo boljše osredotočenje
na vašo osnovno dejavnost.
Učinkovitost
Dosegamo višjo raven storitve
ob nižjih stroških izvedbe.
Transparentnost
Zagotavljamo transparentnost
izvajanja in stroškov storitve.
POGOSTA VPRAŠANJA
Kako se obravnava osebno naslovljena pošta?
Ali storitev zunanjega izvajanja vložišča vključuje tudi kurirsko službo med lokacijami?
Da, ko gre za predajo prejete pošte, poslane od tretjih oseb. Prevzem in prenos interne pošte med organizacijskimi enotami na različnih lokacijah pa praviloma ni predmet zunanjega izvajanja vložišča.
Želite učinkovito upravljati s pošto tudi na daljavo?
PREBERITE TUDI
Blog
Nad izzive zagotavljanja varnosti informacij z učinkovitim metapodatkovnim sistemom
Celovito razumevanje vloge sistemskih metapodatkov v poslovnih procesih je pomembno predvsem z vidika optimalnega zagotavljanja ustrezne revizijske sledljivosti različnih vrst dokumentov ter optimizacije poslovnih procesov znotraj organizacije.
Blog
Smiselna uporaba metapodatkov dviguje uporabno vrednost naših dokumentov
Ključ do prave uporabne vrednosti metapodatkov se skriva v ustrezno upravljani metapodatkovni strukturi, ki odseva prave potrebe podjetja in njegovih strank.
Blog
Čas je za digitalizacijo zdravstvene dokumentacije
Le celovit pristop k digitalizaciji zdravstvene dokumentacije lahko prinese ustrezne rešitve in zagotovi optimalno izkušnjo pacientov, zdravstvenega osebja in drugih deležnikov.
