Hramba dokumentov

Vzpostavite nadzor nad dokumenti v hrambi

HRAMBA PAPIRNIH DOKUMENTOV

Čeprav si večina podjetij v poslovanju prizadeva zmanjšati obseg dokumentov v papirni obliki, se jim pogosto še ni mogoče popolnoma izogniti. Sčasoma količina teh dokumentov naraste do mere, ko moramo učinkovito urediti njihovo hrambo.

V Mikrocopu lahko upravljamo hrambo na vaši lokaciji, lahko pa se odločite za hrambo v naših sodobno opremljenih arhivskih centrih. Zagotavljamo vam visoko raven kakovosti storitev in varnosti vaših dokumentov, skladno z veljavno zakonodajo in mednarodno priznanimi standardi. Vzpostavite nadzor nad papirnimi dokumenti v hrambi.

NAJPOGOSTEJŠI IZZIVI HRAMBE PAPIRNIH DOKUMENTOV

Neprimeren prostor

Pomanjkanje (ustreznega) prostora za varno dolgoročno hrambo dokumentov.

Pomanjkljivo znanje

Pomanjkanje strokovno usposobljenih sodelavcev za upravljanje hrambe.

Slaba urejenost

Neurejene in pomanjkljive evidence o dokumentih in rokih hrambe.

Nenadzorovan dostop

Nepopolna sledljivost dostopov do gradiva in uporabe dokumentov.

Dolgotrajno iskanje

Zamudno in včasih neuspešno iskanje potrebnih dokumentov v hrambi.

Neustrezno uničenje

Neupoštevanje načel varnega uničenja poslovne dokumentacije.

UREDITEV IN UPRAVLJANJE HRAMBE NA VAŠI LOKACIJI

UREDITEV

obstoječega stanja

VZPOSTAVITEV

sistema hrambe

VPELJAVA

arhivske funkcije

UPRAVLJANJE

gradiva v hrambi

Hramba dokumentarnega gradiva v fizični obliki mora biti urejena tako, da vam zagotavlja nadzor nad arhiviranimi dokumenti, njihovo preglednost in dostopnost ter evidentiranje izdaje iz hrambe. Če nimate usposobljenih sodelavcev za vzpostavitev urejene hrambe in upravljanje gradiva, vam lahko pomagamo.

Ureditev obstoječega stanja

Ko pregledamo vaše arhivske prostore, pripravimo analizo ustreznosti in oceno morebitnih investicij za ureditev hrambe v skladu z minimalnimi standardi materialnega varstva dokumentarnega gradiva:

Gradivo morate hraniti v ustreznih prostorih, opremi in klimatskih pogojih.
Gradivo morate zavarovati pred vlomom, požarom, vodo, biološkimi, kemičnimi, fizikalnimi in drugimi škodljivimi vplivi.
Zagotoviti morate dostopnost gradiva pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe in vključuje tudi varovanje pred izgubo.
Zagotoviti morate celovitost gradiva, torej njegovo nespremenljivost, neokrnjenost in urejenost.

Vzpostavitev sistema hrambe

Dokumentarno gradivo v arhivu fizično uredimo in podrobno popišemo – tako vzpostavimo ažurno evidenco gradiva in celovit pregled nad gradivom.
Gradivo klasificiramo in mu določimo roke hrambe, dokumentarno gradivo s pretečenimi roki hrambe pa izločimo.
Preverimo aktualnost in ažurnost vašega pravilnika o hrambi in klasifikacijskega načrta.
V skladu z metodologijo popisa gradiva pripravimo in/ali dopolnimo pravila za izvajanje arhivske funkcije (pravilnik o hrambi, klasifikacijski načrt, pisna navodila) in jih uvedemo v uporabo.
Vzpostavimo sistem sprotnega izločanja in uničevanja gradiva s pretečenimi roki hrambe ter nadzor nad uporabo gradiva (revizijska sled).

Vpeljava arhivske funkcije

Vaše sodelavce, ki sodelujejo pri upravljanju in hrambi gradiva, seznanimo z novimi pravili in postopki z namenom vzdrževanja urejenosti hrambe:

Izvedemo izobraževanje zaposlenih o ravnanju z dokumentarnim gradivom, v okviru katerega jih seznanimo s pravili in navodili hrambe, z vsemi internimi akti in morebitnimi dodatnimi navodili.
Vzpostavimo skrbništvo nad arhivskimi prostori (odgovorna oseba za hrambo).
Zagotovimo enotno ureditev vseh arhivskih prostorov v skladu s standardi materialnega varstva dokumentarnega gradiva.
Vzpostavimo sledljivost gradiva (nadzorovani prevzemi, izdaje, izposoja).

Upravljanje gradiva v hrambi

Vlaganje dokumentov v tekočo zbirko, še preden je delo z njimi popolnoma zaključeno.
Izdaja dokumentarnega gradiva vašim pooblaščenim uporabnikom v fizični ali elektronski obliki.
Varno uničenje poslovne dokumentacije, ki ji je potekel rok hrambe, z varnostnim razrezom izvedemo izključno na podlagi naloga za uničenje, ki ste ga potrdili kot lastnik dokumentarnega gradiva.

UPRAVLJANJE HRAMBE V MIKROCOPOVEM ARHIVSKEM CENTRU

POPIS

gradiva ob prevzemu v hrambo

VLAGANJE

dokumentov v tekočo zbirko

IZDAJA

gradiva po vašem naročilu

UNIČENJE

gradiva po preteku roka hrambe

Vaše dokumente, organizirane v različne arhivske enote (registratorji, mape, škatle, palete, gradivo na mikrofilmu ali mikrofischu), uredimo in prevzamemo v hrambo v naše sodobno opremljene arhivske centre, kjer zagotavljamo varno dolgoročno hrambo in izvajamo centralizirano upravljanje.

Popis dokumentarnega gradiva

Ob prevzemu dokumentarnega gradiva v hrambo nam predate tudi evidence o gradivu, ki je predmet prevzema. Evidence morajo vsebovati tudi pisna navodila o rokih hrambe za posamezno vrsto dokumentarnega gradiva. Če ne razpolagate s tako evidenco, popis dokumentarnega gradiva izvedemo sami – tako pridobimo vse informacije o vrstah in količini dokumentarnega gradiva v vašem arhivu, kar vpliva na odločitev glede načina hrambe različnih vrst dokumentarnih gradiv v prihodnje.

Vlaganje gradiva v tekočo zbirko

Pri nas lahko gradivo hranite tudi v zbirkah, ki še niso zaključene. Tako vas razbremenimo hrambe večjih količin papirnih dokumentov, še preden je delo z njimi popolnoma zaključeno. Dokumente v tekoče zbirke vlagamo tudi po prevzemu gradiva v hrambo.

Izdaja dokumentarnega gradiva

Dokumentarno gradivo, ki ga hranite pri nas, vašim pooblaščenim uporabnikom posredujemo na podlagi pisnega zahtevka. Gradivo vam lahko dostavimo v fizični ali elektronski obliki (skenirana kopija dokumenta), odvisno od vaših poslovnih potreb.

Varno uničenje gradiva

Uničenje vašega dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe, z varnostnim razrezom izvedemo izključno na podlagi naloga za uničenje, ki ste ga potrdili kot lastnik dokumentarnega gradiva. Na ta način poskrbimo, da je v hrambi le vaša veljavna dokumentacija.

IZLOČANJE DOKUMENTARNEGA GRADIVA IN VARNO UNIČENJE

Po preteku zakonsko določenih rokov hrambe poskrbimo za varno uničenje papirnih dokumentov in drugih arhivskih medijev (mikrofilm, mikrofisch). Uničenje dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe, izvedemo izključno na podlagi potrjenega naloga za uničenje, ki ste ga potrdili kot lastnik dokumentarnega gradiva. Na ta način poskrbimo, da je v hrambi le vaša veljavna dokumentacija, posledično pa se stroški hrambe zaradi prirasta dokumentov ne povečujejo bistveno.

Varno uničenje izločenega dokumentarnega gradiva

Poudarjamo, da tako izbrano gradivo uničimo z varnostnim razrezom. Tako trajno preprečimo dostop do vsebine dokumentov, v katerih se nahajajo kritični poslovni ali osebni podatki, saj na ta način uničenih dokumentov ni mogoče obnoviti. Nepooblaščen dostop do takšnih podatkov sicer lahko povzroči precejšnjo poslovno škodo, ki se odraža v izgubljenem zaupanju in zmanjšanem ugledu vašega podjetja v javnosti.

KORISTI UPRAVLJANJA HRAMBE

Učinkovitost

Z urejeno hrambo povečamo dostopnost
gradiva in skrajšamo čas iskanja
dokumenta na nekaj minut.

Varnost

Omogočamo boljše upravljanje poslovnih
tveganj, ki jih prinaša neustrezna hramba
poslovne dokumentacije v papirni obliki.

Skladnost

Zagotavljamo dosledno spoštovanje
rokov hrambe in pravočasno varno
uničenje gradiva po njihovem izteku.

POGOSTA VPRAŠANJA

Zakaj so pomembni standardi za dolgoročno hrambo dokumentov in kateri so to?

Hramba je primerna šele, ko izpolnjuje vse zahteve, ki jih določa Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Te standarde mora upoštevati vsako podjetje ali organizacija, ki želi za svoje dokumente vzpostaviti varno, trajno in zakonsko skladno hrambo, ki služi svojemu namenu in uporabnikom omogoča preglednost, dostopnost in nadzor nad dokumenti.

Zagotoviti moramo primernost prostora in opreme v prostoru, ustrezno zavarovanje gradiva ter upravljanje in uporabo gradiva.

Kako zagotavljamo avtentičnost dokumenta v papirni obliki?

Če dokument ni avtentičen, izgubi svojo pravno in dokazno vrednost.

Avtentičnost dokumentov lahko dosežemo le, če:

imamo ustrezno popisano gradivo in urejeno hrambo,
zagotovimo hiter dostop do dokumentov, ko jih potrebujemo,
omejimo dostope do hrambe na pooblaščene osebe,
upoštevamo pravilne pogoje in standarde fizične hrambe dokumentov,
aktivno izločamo in odbiramo dokumente ter
zagotovimo ustrezno varovanje.

Kakšna je razlika med arhivskim in dokumentarnim gradivom?

Slovenska arhivska zakonodaja jasno definira razliko med dokumentarnim in arhivskim gradivom. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih definira dokumentarno gradivo kot vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb. V to definicijo dokumentarnega gradiva, za katerega je v praksi bolj priljubljen izraz (poslovna) dokumentacija, so zajeti tako papirni kot tudi elektronski dokumenti.

Dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb, imenujemo arhivsko gradivo, ki je kulturni spomenik. Arhivsko gradivo nastaja tako pri javnopravnih osebah kot tudi pri pravnih osebah zasebnega prava. Pravne osebe zasebnega prava in fizične osebe morajo same poskrbeti za hrambo zasebnega arhivskega gradiva, lahko pa ga izročijo pristojnim javnim arhivom. Pristojni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje določi arhivsko gradivo javnopravnih oseb. Do izdaje teh strokovnih navodil se z vsem dokumentarnim gradivom ravna tako kot z arhivskim gradivom, kar pomeni, da gradiva ni dovoljeno uničevati, da mora biti hranjeno v trajno in strokovno neoporečnih arhivskih prostorih v ustreznih klimatskih pogojih, zaščiteno pred požari, izlivi vode, krajo itd.

Ali lahko izvirni dokument po skeniranju uničimo ali ga moramo hraniti?

Izvirni dokument lahko po njegovi digitalizaciji uničimo, če:

ne gre za arhivsko gradivo,
področna zakonodaja ne zahteva drugače,
je postopek digitalizacije dokumenta potekal v skladu z določili ZVDAGA (če imamo te postopke opredeljene in dokumentirane, je morebitno kasnejše dokazovanje skladnosti veliko lažje),
je digitalizirana različica dokumenta ustrezno e-hranjena.

A pozor: javnopravne osebe gradiva po zajemu in pretvorbi ne smejo uničiti pred potrditvijo notranjih pravil. Do potrditve notranjih pravil morajo z vsem gradivom ravnati kot z arhivskim gradivom.

Katera so načela varnega uničenja dokumentacije?

Ko poteče rok hrambe, dokumente uničimo: Poslovni dokumenti imajo zakonsko določen rok hrambe. Pomembno je, da jih uničimo takoj po preteku hrambe in jih ne hranimo za vsak slučaj v arhivu. Če dokumente, ki vsebujejo osebne podatke, hranimo preko roka, celo kršimo zakon o varstvu osebnih podatkov.
Izberimo razrez, ki je varen način uničenja dokumentacije: Način uničenja dokumentov je odvisen od vrste in občutljivosti podatkov, ki jih dokumenti vsebujejo. Stiskanje dokumentacije v bale ne predstavlja varnega uničenja. Stisnjeni dokumenti so v primeru, da odstranimo trakove, ki dokumentacijo držijo v balah, še vedno popolnoma čitljivi, zato se vedno odločimo za razrez.
Bodimo pozorni na primerno varnostno raven razreza: Mednarodni standard DIN 66399 opredeljuje sedem ravni varnosti razreza. Višji kot je varnostni razred, manjši so delčki papirja, v katere bodo dokumenti razrezani. Raven 1 je namenjena splošni dokumentaciji, raven 7 pa strogo zaupnim varnostnim podatkom. Za dokumente z občutljivimi in zaupnimi podatki priporočamo raven 3, ki predvideva razrez papirja na največ 3,2 cm² velike koščke.
Poskrbimo, da smo pri uničenju tudi osebno prisotni: Da bomo zagotovo vedeli, da je bila naša dokumentacija res uničena v skladu z dogovorom, je najbolje, da smo pri uničenju osebno prisotni ali pa za to nekoga pooblastimo. V vsakem primeru pa moramo po izvedenem razrezu prejeti zapisnik o uničenju dokumentacije.

Kdaj je pravi trenutek za predajo hrambe v zunanje upravljanje?

O tem v spodnjem videu govorita strokovnjaka iz Mikrocopa ... (Slovene only)

Kdaj je pravi trenutek za outsourcing hrambe?

Kakšna je razlika med fasciklom in registratorjem?

Razliko nazorno razloži strokovnjak iz Mikrocopa :) (Slovene only)

Kakšna je primerna varnostna raven razreza?

Mednarodni standard DIN 66399 opredeljuje sedem ravni varnosti razreza. Višji kot je varnostni razred, manjši so delčki papirja, v katere bodo dokumenti razrezani. Raven 1 je namenjena splošni dokumentaciji, raven 7 pa strogo zaupnim varnostnim podatkom. Za dokumente z občutljivimi in zaupnimi podatki priporočamo raven 3, ki predvideva razrez papirja na največ 3,2 cm² velike koščke.