Z uvedbo digitalnih poslovnih rešitev do boljših rezultatov

Kot v zasebnem življenju človek ne more biti srečen, če ne ve, kaj želi in kaj je zanj sreča, tako podjetje ne more biti uspešno, če ne ve, kateri konkretni izpolnjeni cilji predstavljajo uspeh. Ko imamo to razjasnjeno, pa moramo vedeti, kateri so pomembni poslovni procesi (aktivnosti), ki bodo potrebni za dosego ciljev in ki imajo prednost pred drugimi, ker so bolj pomembni.

Upravljanje poslovnih procesov, usklajenih s poslovnimi cilji, in povezanih z obstoječimi sistemi, prinaša dodano vrednost poslovanju. Poslovanje postane bolj vitko in odzivno z digitaliziranimi opravili, optimiziranimi procesi in avtomatizacijo izvajanja.

Da bi lahko izboljšali poslovne procese z digitalnimi poslovnimi rešitvami, moramo najprej oboje razumeti. Le če vemo, kaj in kako delamo, lahko izmerimo in ocenimo rezultate svojega dela. Če se podjetje izogiba analizi svojega dela, to lahko hitro pomeni, da ne pozna priložnosti za izboljšave. Prav zato se vse več podjetij odloča za analizo, optimizacijo in digitalizacijo procesov in uvedbo različnih digitalnih poslovnih rešitev. Analize pa kažejo, da ne samo aktivno, temveč tudi kontinuirano spremljanje procesov omogoča največ potenciala za nadaljnje optimizacije za številna podjetja.

Ali ste vedeli, da le 4 % podjetij aktivno upravlja svoje procese? Lukasz Tartanus iz poljskega raziskovalnega podjetja Procesowcy je leta 2016 opravil raziskavo, v katero je vključil 236 poljskih podjetij. Po njegovih podatkih je kar 69 % podjetij trdilo, da ima znotraj organizacije dobro postavljene procese, a le 4 % je te zares spremljalo in aktivno upravljalo.

Kaj so poslovne rešitve in kako vplivajo na poslovanje podjetja

Prav digitalne poslovne procesne rešitve so odličen pripomoček za spremljanje poslovnih procesov. Vključujejo zmogljivosti, s katerimi lahko podjetje upravlja procese znotraj svoje organizacije, izboljšuje učinkovitost, jasno opredeljuje postopke dela, zaznava priložnosti za izboljšave, predvsem pa optimizira in avtomatizira izvedbo vsega naštetega, s ciljem hitrejšega in bolj predvidljivega doseganja rezultatov.

To v praksi med drugim pomeni hitrejše opravljanje določenih opravil, večjo učinkovitost ter manjšo možnost za človeške napake. In lahko si predstavljate, da na področjih, ko so računovodstvo, finance in zaposlovanje, z avtomatiziranimi procesi zaposlenim prihranimo veliko časa in nepotrebnega dela.

Pomembno pa je, da poslovni procesi redno sledijo vsem tekočim spremembam, ki so tako v podjetjih kot v življenju stalnica. Če procesi ne sledijo organizacijskim spremembam, niso več tako učinkoviti, kot so bili na začetku.

Prav tako je pomembno, da poslovne procese gledamo celostno, z vidika poslovne funkcije, ki jo opravljajo, in ne le z vidika posameznega uporabnika. Digitalne poslovne rešitve prinašajo večjo dodano vrednost celotni organizaciji, hkrati pa posameznemu uporabniku prinašajo ključne informacije za uspešno izvedbo lastnih opravil. Kar ni vedno nujno, saj včasih določene rešitve, ki pozitivno prispevajo k celotni organizaciji, določene posameznike vseeno dodatno obremenijo.

Čeprav je naslednji podatek nekoliko starejši, vseeno vsebuje pomembno sporočilo: raziskovalno in svetovalno podjetje Gartner je že leta 2004 opravilo raziskavo, ki je pokazala, da je kar 95 % vseh projektov, pri katerih so uporabljali določene procesne rešitve, te uspešno opravilo. Po drugi strani številke kažejo, da je stopnja uspešnosti v splošnih informacijskih projektih in projektih načrtovanja virov brez uporabe procesnih rešitev le okoli 25-odstotna. Razlika je očitna!

Ali vaše podjetje potrebuje digitalne poslovne rešitve?

V današnji digitalni dobi je odgovor enostaven in pritrdilen. Uporaba rešitev ERP praviloma ne prinaša zadostnih učinkov, ki jih lahko dosežemo le z uporabo celovitih DMS in BPM rešitev, s katerimi lahko uvajamo tako standardizirane poslovne rešitve kot poslovne rešitve popolnoma po meri podjetja.

Če so sistemi ERP nujni za upravljanje poslovnih funkcij v podjetjih z velikim poudarkom na shranjevanju podatkov v skupni bazi podatkov, pa namenske digitalne rešitve za upravljanje dokumentov in poslovnih procesov omogočajo optimizacijo celotnega potenciala specifičnih procesov. Obe rešitvi tako delujeta komplementarno in druga drugo oplemenitita.

Po podatkih podjetja za raziskave trga Apps Run the World iz leta 2020, je svetovni trg standardiziranih procesnih rešitev ocenjen na skoraj 95 milijard ameriških dolarjev. In določena podjetja lahko odlično funkcionirajo z uporabo tovrstnih procesnih rešitev. Še posebej, če so bile te rešitve ustvarjene prav za panogo, v kateri podjetje deluje. Po podatkih svetovalne skupine Panorama iz leta 2020 so največje uporabnice generičnih procesnih rešitev industrija, IT in finance.

Mikrocopove poslovne rešitve InDoc EDGE

V Mikrocopu že vrsto let razvijamo in nadgrajujemo poslovne rešitve za upravljanje procesov, ki podpirajo številna podjetja pri prehodu na digitalno poslovanje. Prednost teh rešitev je, da postavljajo v središče uporabnika in mu pri delu omogočajo udobnost, mirnost, sistematičnost, organiziranost, strukturiranost dokumentov in intuitivno uporabo sistema, ki deluje na digitalni platformi InDoc EDGE, ki združuje zmogljivosti dokumentnega sistema, upravljanje poslovnih procesov in sistem elektronske hrambe. Pomembna prednost je tudi povezljivost z ostalimi sistemi in rešitvami.

V podjetju Mikrocop svojim strankam z raznolikimi, tako standardnimi kot prilagojenimi poslovnimi rešitvami omogočimo izboljšanje odzivnosti, zmanjšanje različnih tveganj, zagotovitev skladnosti poslovanja in varnost ter izboljšanje uporabniške izkušnje.

Izboljšano uporabniško izkušnjo je potrdila tudi raziskava, ki jo je leta 2020 opravila organizacija BPTrends. Raziskava je pokazala, da je kar 30 % uporabnikov procesnih rešitev poročalo o boljši uporabniški izkušnji. In prav zadovoljstvo strank je na koncu tisto, ki hodi z roko v roki z dobro zastavljeno procesno rešitvijo in odgovarja na temeljno vprašanje vsakega podjetja: »Kako kar najbolje služiti svojim strankam?«

Kaj kažejo izkušnje podjetij

Podjetje GOSTOL-GOPAN iz Nove Gorice je na osnovi povezave ERP sistema GoSoft s platformo za upravljanje informacij InDoc EDGE pridobilo celovito rešitev, s katero so se lažje in bolje osredotočili na svojo osnovno dejavnost. Tako jim ni treba več skrbeti glede ustrezne varnosti in skladnosti dolgoročne e-hrambe.

V družbi za upravljanje Generali Investments so s prenovo in digitalizacijo svojega ključnega poslovnega procesa pristopa k skladu skrajšali za 70 odstotkov in ga še bolj približali vlagateljem. Obstoječo rešitev za hrambo elektronskih dokumentov so nadgradili z digitalnim podpisovanjem, upravljanjem dokumentov in poslovnih procesov. Želeli so skrajšati čas izvajanja procesa in posledično svetovalcem sprostiti dodaten čas, da se posvetijo stranki namesto administrativnim opravilom. Tehnologijo so uporabili, da jim je omogočila izvajanje procesa prek različnih poti in naprav, kar so njihove stranke z navdušenjem sprejele.

Prednosti poslovnih rešitev na digitalni platformi

Digitalna platforma, kot je InDoc EDGE, med zaposlenimi povečuje souporabo ali povezano uporabo različnih informacij in dokumentov. S tem omogoča sodelovanje med sodelavci znotraj podjetja, partnerji izven podjetja in strankami. Odslej je možno z dvosmernim deljenjem dokumentov in informacij v interni poslovni proces vključiti tudi zunanje uporabnike, pri čemer jim dokumenta ni več treba pošiljati s pomočjo različnih drugih rešitev. Z novo funkcionalnostjo platforma InDoc EDGE povečuje uporabnost informacij in plemeniti posamične poslovne rešitve, v katere lahko vključujemo tudi zunanje uporabnike.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Anton Gazvoda je strokovnjak za digitalizacijo poslovanja. Z uvedbo kompleksnih rešitev za upravljanje informacij se ukvarja od leta 2000, izkušnje pa je pridobival na področjih upravljanja dokumentov in procesov. V Mikrocopu podjetjem iz različnih dejavnosti pomaga povečati učinkovitost poslovanja z vpeljavo rešitev za bolj optimalno delo.