Drobljenje ne pripomore k učinkovitosti poslovanja

Digitalizacija poslovanja podjetjem sicer omogoča učinkovitejše upravljanje informacij, a potencial tega organizacije v praksi težko v celoti dosežejo, posebej če uporabljajo parcialne rešitve oziroma storitve, ki jih morajo naknadno povezovati v celoto. Težava je večplastna.

Brez ciljev in načrta digitalizacije poslovanja

Podjetja se za digitalizacijo odločajo zaradi povečanja učinkovitosti poslovanja in ustvarjanja okolja za vpeljavo novih poslovnih modelov. Pogosto pa se tega lotijo stihijsko, brez jasne vizije in ciljev.

Če v podjetju ni jasnega načrta digitalizacije in odgovorne osebe, ki bi vpeljavo novih rešitev presojala z mislijo na potencial digitalizacije in priložnosti za digitalno preobrazbo, digitalizacija poslovanja pa je prepuščena posameznim organizacijskim enotam, ki učinkovitost razumejo predvsem kot praktičnost, bo t. i. senčni IT hitro povečal število poslovnih aplikacij in posledično kompleksnost informacijskega sistema. Ta pa učinkovitost kvečjemu zmanjšuje.

Veliko število aplikacij povečuje kompleksnost

Oddelki in zaposleni uporabljajo spletne storitve, mobilne aplikacije ter namenske rešitve predvsem zaradi uporabnosti in dostopnosti – včasih si z njimi pomagajo le na račun ene funkcionalnosti ali koraka, to pa močno drobi postopke dela s podatki in informacijami, ki bi morale biti upravljane in varovane celovito.

Podjetja uporabljajo različne, pogosto nepovezane rešitve za zajem podatkov, upravljanje poslovnih procesov, upravljanje dokumentov in njihovo hrambo, tem pa dodajajo še namenske procesne rešitve za vsakodnevna opravila, kot so likvidacija računov, upravljanje pogodb ali pošte. Rezultat zato ni optimalen, saj morajo dodatno vlagati v izmenjavo podatkov in informacij med sistemi, ob tem pa se odpirajo tudi pomembna vprašanja skladnosti in varnosti tovrstnega poslovanja.

Neredko je vprašljiva tudi povezljivost navadno tehnološko različnih rešitev, saj uporabniki hitro naletijo na omejitve povezovanja oblačnih storitev, če ne gre za standardne vmesnike, včasih pa zastarelih rešitev preprosto ni mogoče povezati z novejšimi.

Izzivi integracije in upravljanja

Težava vedno večjega števila aplikacij in storitev v poslovnih okoljih je tudi to, da podjetja takih integracij v praksi skoraj nikoli ne izpeljejo v celoti oziroma do konca, saj jih v poslovanje ne uvajajo načrtno, temveč po trenutni potrebi in navdihu. A to je recept za težave.

Visoko heterogena programska krajina namreč ni poceni. Spremljajo jo visoki stroški vzdrževanja in nadgrajevanja tehnološko različnih rešitev na lokaciji, skrb za posodabljanje vmesnikov ter varovanje podatkov in informacij. Kompleksnost lahko hitro postane neobvladljiva.

Red vzpostavljajo platforme

Tehnična rešitev za informacijski kaos je platforma, ki že privzeto združuje zmogljivosti zajema podatkov, upravljanja dokumentov in poslovnih procesov z e-podpisovanjem in dolgoročno e-hrambo, bodisi kot storitev bodisi kot samostojna rešitev. Na primer InDoc EDGE :)

Platforma InDoc EDGE za upravljanje informacij je primerna za tista podjetja, ki želijo učinkovito upravljati informacije in izkoristiti polni potencial digitalizacije. Gotovo pa za to ni dovolj zgolj tehnična rešitev, pogosto je potrebna tudi sprememba ravnanja in načina dela zaposlenih.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Anton Gazvoda je strokovnjak za digitalizacijo poslovanja. Z uvedbo kompleksnih rešitev za upravljanje informacij se ukvarja od leta 2000, izkušnje pa je pridobival na področjih upravljanja dokumentov in procesov. V Mikrocopu podjetjem iz različnih dejavnosti pomaga povečati učinkovitost poslovanja z vpeljavo rešitev za bolj optimalno delo.