CELOVITA REŠITEV ZA UPRAVLJANJE POGODB
V pogodbah je ključna vrednost vašega poslovanja. Njihovo celovito upravljanje znižuje poslovna tveganja, povsem nasproten učinek pa dosežete, če jih še vedno upravljate ročno, brez centralnega nadzora in zagotovljene sledljivosti.
Rešitev za upravljanje pogodb vam omogoča učinkovito in nadzorovano rokovanje s pogodbami na njihovi celotni življenjski poti. Priprava, usklajevanje vsebine, potrjevanje, elektronsko podpisovanje, distribucija, vodenje aneksov in prilog, skladna e-hramba so enostavne, pregledne in sledljive zmogljivosti rešitve.
OD OSNUTKA DO E-PODPISA IN E-HRAMBE POGODBE
PRIPRAVA
osnutka
PREGLED
vsebine
POTRDITEV
in e-podpis
E-HRAMBA
pogodbe
Ne glede na to, ali osnutek pogodbe prejmete od partnerja ali pa ga za namen uskladitve in potrditve pripravite sami, vas rešitev vodi skozi naslednje korake.
Priprava ali prejem osnutka pogodbe
Proces upravljanja pogodb lahko začnete z zajemom prejetega osnutka pogodbe s strani partnerja ali pa s pripravo osnutka pogodbe v InDoc EDGE iz prednastavljene predloge oziroma z izbiro osnutka pogodbe s svojega računalnika. V tem koraku dodate vse potrebne metapodatke, ki so potrebni za sistemsko hrambo dokumenta, iskanje in spremljanje aktivnosti.
Pregled in usklajevanje vsebine pogodbe
Pripravljeno pogodbo lahko pregleduje in usklajuje več pregledovalcev, zaporedje pa je odvisno od prednastavljenih poslovnih pravil procesa. Uporabniki prejmejo opravilo, v katerem pregledajo vnesene podatke, vsebino pogodbe in povezane dokumente ter lahko zahtevajo dodatne spremembe ali korake za potrjevanje.
Potrditev in e-podpis pogodbe
Potrjevanje pogodbe lahko poteka vzporedno ali zaporedno, pogodbo pa lahko tudi zavrnete in vrnete v korak priprave in pregleda. Potrjeno pogodbo lahko opremite z vodnim žigom, skrbnik pogodbe pa jo lahko predloži podpisnikom v elektronski podpis ali pa poskrbi za fizični podpis vseh pogodbenih strank.
Skladna e-hramba pogodbe
Po obojestranskem podpisu pogodbe in zaključku procesa, pogodbo, opremljeno z ustreznimi metapodatki, hranite v certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE. Pogodbe, morebitni pripadajoči aneksi in priloge se hranijo v skupni mapi (zadevi), povezanimi z enotno šifro.
KORISTI UPORABE POSLOVNE REŠITVE
Učinkovito sodelovanje
Pogodbo lahko hkrati pregledujejo različni
uporabniki, izmenjava komentarjev je hitra,
iskanje pa enostavno.
Varnost zaupnih podatkov
Z vnaprej določenimi uporabniškimi pravicami
in sledljivostjo aktivnosti zagotavljate varnost
podatkov v pogodbah.
Manjša poslovna tveganja
S centraliziranim vodenjem, avtoriziranim dostopom do pogodb in sledljivostjo se izognete tveganju izgube ali neavtorizirane spremembe.
Upravljanje pogodb deluje
na platformi InDoc EDGE.
Vas zanima več?
Uporaba v oblaku
InDoc EDGE lahko uporabljate v
zasebnem Mikrocopovem oblaku.
Uporaba pri vas
InDoc EDGE lahko namestimo pri
vas v vašem podatkovnem centru.
ZMOGLJIVOSTI REŠITVE ZA UPRAVLJANJE POGODB
SISTEMATIČNOST
- Uporaba predlog za učinkovitejše delo
- Potrjevanje vseh pogodb na enem mestu
- Hitro iskanje po različnih parametrih
- Enostaven dostop in pregled vsebine
SKUPINSKO DELO
- Učinkovito pregledovanje vseh potrjevalcev
- Možnost komentiranja dokumentov v procesu
- Obveščanje o spremembah in statusu pogodbe
- Možnost nastavljanja opomnikov
VARNOST
- Omejen dostop in uporaba stopenj zaupnosti
- Napreden sistem administracije pravic
- Celovita revizijska sled aktivnosti
- E-podpisovanje potrjenih pogodb
POVEZLJIVOST
- Možnost nadgradnje rešitve glede na potrebe
- Povezljivost z drugimi poslovnimi rešitvami
- Povezljivost z vašim ERP sistemom
- Povezljivost z vašimi drugimi sistemi
