CELOVITA REŠITEV ZA UPRAVLJANJE POŠTE
Če ne želite, da vam obvladovanje prejete in izhodne pošte povzroča zamude, dviguje stroške dela ter otežuje hitro in učinkovito komunikacijo znotraj podjetja in navzven z vašimi partnerji in strankami, lahko to učinkovito rešite z rešitvijo za upravljanje pošte.
Celovito obvladovanje pošte je težavno, ker ta v podjetje prihaja, pa tudi odhaja, po različnih poteh. Centralizirana obravnava, enostavno evidentiranje in obveščanje prejemnikov so le nekatere izmed prednosti poslovne rešitve za upravljanje pošte. Pohitrite komunikacijo v podjetju in navzven!
OD PREJEMA DO ODDAJE IN E-HRAMBE VAŠE POŠTE
PREJEM
pošte
VODENJE
zadev
EVIDENTIRANJE
izhodne pošte
E-HRAMBA
pošte
Celovitost upravljanja pošte lahko dosežete z digitalizacijo več procesov hkrati, lahko pa se vpeljave procesne podpore lotite tudi postopoma.
Prejeta pošta
Prejeto pošto lahko digitalizirate sami ali pa skrb za upravljanje vložišča in skeniranje predate v zunanje izvajanje. Dnevnemu skeniranju pošte vedno sledi tudi centralni zajem dokumentov, ki prispejo po faksu, e-pošti ali prek sistemov elektronske izmenjave dokumentov.
V naslednjem koraku se pošta klasificira in posreduje (ročno ali na podlagi izbranih poslovnih pravil) ustreznim naslovnikom znotraj organizacije. Poslovna rešitev omogoča naknadno dodajanje dokumentov z višjo stopnjo tajnosti, ki se v vložišču zaradi poslovnih pravil ne odpira in digitalizira.
Vodenje zadev
Upravljanje prejete pošte skozi zadeve vam omogoča največjo mero sistematičnosti in nadzora. Mapa zadeve se samodejno številči po prednastavljenem pravilu in uporabnikom omogoča enostavno dodajanje novih dokumentov. Uporabnik lahko v prejeti pošti izbere kreiranje nove zadeve ali dodajanje dokumenta v že obstoječo zadevo. V procesu se mu odpre iskalnik, preko katerega poišče ciljno zadevo, ob umeščanju dokumenta pa se izvede še samodejno številčenje dokumenta in zapis ustreznih metapodatkov.
Evidentiranje izhodne pošte
Glavni namen procesa upravljanja izhodne pošte je, da zagotovimo centralno evidenco, ne glede na to, ali gre za navadno pošto, priporočeno pošto, priporočeno pošto s povratnico ali elektronsko pošto. Poslovna rešitev poleg evidentiranja omogoča še pregled in potrditev izhodne pošte.
E-hramba pošte
V certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE vam zagotavljamo, da so dokumenti avtentični in celoviti, dostopi do informacij pa v celoti sledljivi in omogočeni le pooblaščenim uporabnikom.
KORISTI UPORABE POSLOVNE REŠITVE
Lažja dostopnost
Hiter in neoviran dostop do dokumentov vam omogoča pravočasno poslovno odločanje.
Popolna sledljivost
V vsakem trenutku veste, kaj se z vašo pošto dogaja, kje se nahaja in kdo je do nje dostopal.
Večja učinkovitost
Hitrejša distribucija pošte vam omogoča učinkovitejše izvajanje poslovnih procesov.
Upravljanje pošte deluje
na platformi InDoc EDGE.
Vas zanima več?
Uporaba v oblaku
InDoc EDGE lahko uporabljate v
zasebnem Mikrocopovem oblaku.
Uporaba pri vas
InDoc EDGE lahko namestimo pri
vas v vašem podatkovnem centru.
ZMOGLJIVOSTI REŠITVE ZA UPRAVLJANJE POŠTE
CENTRALNA EVIDENCA
- Centralen pregled pošte ne glede na kanal
- Dostop do informacij na enem mestu
- Ročno ali samodejno signiranje uporabnikom
- Neodvisnost od lokacije (dislocirane enote ipd.)
NADZOROVANOST
- Manjša možnost napak ob evidentiranju
- Klasifikacija pošte po klasifikacijskem načrtu
- Spremljanje statusa potrditve prejema pošte
- Popolna sledljivost dostopa do dokumentacije
ORGANIZIRANOST
- Vodenje pošte skozi zadeve
- Opremljanje dokumentov s stopnjami tajnosti
- Možnost evidenčne spremljave interne pošte
- Možnost dodajanja e-podpisa na izhodno pošto
POVEZLJIVOST
- Možnost nadgradnje rešitve glede na potrebe
- Povezljivost z drugimi poslovnimi rešitvami
- Povezljivost z Outlookom in drugimi sistemi
- Povezljivost s Canon napravami
