Hramba dokumentov

Ohranite dolgoročno veljavnost dokumentov

E-HRAMBA DOKUMENTOV

Čeprav potreba po hrambi dokumenta nastopi šele v sklepnem delu njegove življenjske poti, pa je učinkovita, zakonsko skladna in varna hramba gradiva v digitalni obliki ključen gradnik digitalnega poslovanja in nujen del digitalne stvarnosti podjetja.

V certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE vam zagotavljamo, da so informacije dostopne samo pooblaščenim osebam, da lahko zaposleni do njih hitro pridejo in jih lahko nemoteno uporabljajo skozi celoten čas hrambe, informacije ostajajo avtentične in celovite, dostopi pa so v celoti sledljivi. Ohranite dolgoročno pravno veljavnost svojih dokumentov v hrambi.

NAJPOGOSTEJŠI RAZLOGI ZA E-HRAMBO DOKUMENTOV

Več prostora

Prostor za hrambo dokumentov namenite izvajanju svoje dejavnosti.

Lažji dostop

Omogočite dostop do dokumentov,
ko in kjer jih potrebujete, na klik.

Boljša preglednost

Skrajšajte čas za iskanje informacij
na najmanjšo možno mero.

Nižji stroški

Znižajte stroške hrambe, pohitrite iskanje in preprečite izgubo informacij.

Večja varnost

Izboljšajte nadzor nad občutljivimi dokumenti, informacijami in podatki.

Zakonska skladnost

Zagotovite pravno veljavnost svojih poslovnih dokumentov.

KORAKI DO ZAKONSKO SKLADNE DOLGOROČNE E-HRAMBE

VZPOSTAVITEV

e-hrambe in priprava
notranjih pravil

ZAJEM

dokumentov na viru
v različnih formatih

UPRAVLJANJE

dokumentov v vseh
fazah življenjske poti

HRAMBA

dokumentov v certificiranem
sistemu e-hrambe InDoc EDGE

Uporaba certificiranega sistema e-hrambe InDoc EDGE zmanjšuje poslovna tveganja, ki ste jim dnevno izpostavljeni, in zagotavlja dolgoročno pravno veljavnost gradiva v hrambi. Sistem e-hrambe InDoc EDGE je certificiran pri Arhivu Republike Slovenije in v celoti skladen z GDPR.

Vzpostavitev e-hrambe in priprava notranjih pravil

Pomagamo vam pri oblikovanju zahtev za e-hrambo in pripravi notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (vključujoč klasifikacijski načrt, signirni načrt idr.), po potrebi pa tudi pri pripravi varnostnih politik, pravilnikov in navodil za upravljanje gradiva. To je osnova za urejeno in zakonsko skladno e-hrambo.

Zajem dokumentov na viru v različnih formatih

InDoc EDGE podpira zajem posamičnih dokumentov in metapodatkov ali množični uvoz, evidentiranje in klasifikacijo dokumentov neposredno iz vaših poslovnih informacijskih sistemov, prek orodij za digitalizacijo papirnih dokumentov ali ročno s strani uporabnikov.

Upravljanje dokumentov v vseh fazah življenjske poti

Popoln pregled dokumentov, različic in dostopov v dokumentnem sistemu InDoc EDGE omogoča sprotno obveščanje o spremembah in preprečuje izgubljanje dokumentov. Informacije lahko strukturirano ali ad-hoc usmerite skozi različne, po meri prilagojene procese.

Hramba v certificiranem sistemu e-hrambe InDoc EDGE

E-hrambo InDoc EDGE lahko uporabljate kot storitev v oblaku ali jo vzpostavite pri sebi. Uporabnikom lahko omogočite dostop do gradiva neposredno prek uporabniškega vmesnika InDoc EDGE ali znotraj drugih poslovnih informacijskih sistemov, kot so vaši ERP, CRM ali HRM. Po izteku roka hrambe dokumentacije lahko slednjo izločite in ustrezno uničite.

E-hrambo dokumentov
omogočamo na platformi
InDoc EDGE. Vas zanima več?

Naročite predstavitev

Uporaba v oblaku

InDoc EDGE lahko uporabljate v
zasebnem Mikrocopovem oblaku.

Uporaba pri vas

InDoc EDGE lahko namestimo pri
vas v vašem podatkovnem centru.

VKLOP STORITVE CERTIFICIRANE HRAMBE E-RAČUNOV

IZRAČUN

informativnega stroška
hrambe e-računov

PODPIS

naročilnice in elaborata
z oceno tveganj

AKTIVACIJA

storitve hrambe
e-računov

DOSTOP

do e-računov v certificiranem
sistemu e-hrambe

Izdajateljem in prejemnikom, ki e-račune izmenjujete preko elektronskih bančnih poti, pomagamo samodejno arhivirati in dolgoročno hraniti e-račune v certificiranem sistemu e-hrambe. Zagotavljamo vam visoko raven razpoložljivosti in varnosti vaših dokumentov, skladno z veljavno zakonodajo in mednarodno priznanimi standardi.

Izračun informativnega stroška hrambe e-računov

Podpis naročilnice in elaborata z oceno tveganj

Za naročilnico in elaborat nas, prosimo, kontaktirajte.

Aktivacija storitve hrambe e-računov

Pooblaščena oseba, ki ste jo navedli v naročilnici, bo po e-pošti prejela obvestilo o aktivaciji storitve, po pošti pa boste prejeli še z naše strani podpisano naročilnico, splošne pogoje uporabe storitve in elaborat.

Dostop do e-računov v certificiranem sistemu e-hrambe

Vaši pooblaščeni uporabniki bodo lahko sedaj do shranjenih e-računov dostopali prek preproste spletne aplikacije, vanjo pa se bodo vsakokrat prijavili z namenskim digitalnim potrdilom, ki ga izdamo v Mikrocopu.

KORISTI E-HRAMBE DOKUMENTOV V CERTIFICIRANEM SISTEMU E-HRAMBE InDoc EDGE

Razpoložljivost

Vlagamo v ohranjanje visoke ravni
varnosti in dosegljivosti e-hrambe.

Skladnost

Omogočamo pravno veljavnost
vaših poslovnih dokumentov.

Dostopnost

Omogočamo e-hrambo izjemno velikih
količin dokumentov za dostopno ceno.

USPEŠNE ZGODBE ZA DIGITALNO PRIHODNOST

Varna dolgoročna hramba elektronskih dokumentov, ki ostajajo dostopni na klik, kadarkoli in kjerkoli, nam omogoča poenostavitev poslovanja in povečanje naše učinkovitosti, zato je pomemben gradnik našega poslovanja.

– Valentina Bakšaj, vodja splošnih zadev, Atlantic Grupa

POGOSTA VPRAŠANJA

Katera so temeljna načela varne e-hrambe?

Dostopnost: preprečevanje izgube dokumentov, zagotavljanje dostopa samo pooblaščenim osebam
Uporabnost: omogočanje poizvedb (iskanja), zagotavljanje berljivosti in nadaljnje uporabe
Celovitost: zagotavljanje neokrnjenosti in nespremenjenosti vsebine dokumentov
Avtentičnost: ohranjanje pristnosti in izvirnosti oz. ujemanja z originalom dokumenta v hrambi
Trajnost: zagotavljanje obstojnosti dokumentov in doseganja ostalih načel ves čas predvidene hrambe

Kaj je klasifikacijski načrt?

Klasifikacijski načrt je seznam, ki omogoča strukturiranje, razčlenjevanje in razvrščanje gradiva po vsebini, pristojnostih, dejavnostih ter poslovnih in strokovnih funkcijah. Običajno gre za prilogo internega predpisa o upravljanju gradiva v podjetju.

Seznam sestavljajo klasifikacijski razredi, te pa sestavljajo:

klasifikacijski znak (številčna oznaka ali šifra, ki predstavlja klasifikacijski razred),
naziv ali opis klasifikacije,
rok hrambe, izražen v letih.

Klasifikacijskih razredov praviloma ne črtamo in ne spreminjamo, dodajanje novih pa ustrezno datiramo.

Kako se določajo roki hrambe?

Roki hrambe se določajo na podlagi predpisov (temeljni predpisi, področni predpisi, pravilniki) ob upoštevanju zastaralnih rokov in poslovnih potreb.

Kdaj začne teči rok hrambe?

Rok hrambe začne teči s prvim dnem v naslednjem koledarskem letu po zaključku posla ali naloge.

Poglejmo na primeru:

Pogodbeni stranki prekineta pogodbo, sklenjeno za nedoločen čas, z dnem 15. 2. 2020.
Če je odpovedni rok 6 mesecev, se pogodba zaključi z dnem 15. 8. 2020.
Rok hrambe začne teči s prvim dnem v naslednjem koledarskem letu, tj. z dnem 1. 1. 2021.
Ob predpostavki, da je rok hrambe 10 let, moramo pogodbo torej uničiti v letu 2031.

Kakšna je razlika med kratkoročno in dolgoročno e-hrambo?

Kratkoročna hramba je hramba gradiva z rokom hrambe do 5 let, dolgoročna pa z rokom hrambe nad 5 let.

Pri dolgoročni hrambi moramo biti posebej pozorni na:

vzdrževanje nosilcev zapisa zaradi njihove omejene življenjske dobe, morebitnih sprememb tehnologije ali naraščajočih stroškov njihovega upravljanja in
zagotavljanje primernega formata zapisa zaradi možnosti zastaranja in posledično izgube uporabnosti, zahtevnega vzdrževanja ali ogrožene celovitosti vsebine zavoljo specifičnih elementov, vezanih na programsko okolje.

Ali je vsak format dokumenta primeren tudi za njegovo dolgoročno e-hrambo?

Ne, zato je potrebno dokument prej pretvoriti v format, primeren za dolgoročno e-hrambo (InDoc EDGE lahko to izvaja samodejno). Najpogosteje uporabljene oblike so PDF/A, TIFF, JPEG, SVG, W3C XML, HTML5 ...

Ker imajo posamezne oblike zapisa dobre in slabe lastnosti, si pri izbiri primerne oblike pomagamo s ključnimi lastnostmi formatov, tj. z njihovo uveljavljenostjo, uporabnostjo, odprtostjo, kakovostjo in dokumentiranostjo. Te lastnosti predstavljajo širši nabor meril za izbiro primernega formata.