Digitalizacija kadrovskih procesov

Odgovorna in zadolžena je za iskanje novih kompetentnih zaposlenih, spremljanje napredka vseh zaposlenih in spodbujanje k osebni in strokovni rasti na delovnem mestu.

Spreminjanje kadrovske službe

Kadrovska služba se tako spreminja v smer strateškega planiranja in razvoja zaposlenih. Odgovarjati mora na poslovne potrebe podjetja in njegovo rast in slediti tehnološkim inovacijam. To delo in odgovornost sta ji naložena poleg drugih nalog, povezanih z upravljanjem in vzdrževanjem podatkov ter dokumentov, ki jih mora vsak poslovni subjekt zakonsko spremljati in voditi.

Kadrovske službe, ki imajo vzpostavljen sistem oz. digitalizirane HR procese, so v tej točki v veliki prednosti v primerjavi s tistimi, ki še vedno bijejo bitko s fascikli in ročnim upravljanjem podatkov in dokumentov. Ta prednost se je pokazala za učinkovito predvsem v času, ko smo podvrženi nenehnim spremembam na področju delovne zakonodaje.

Razvoj znanj in digitalnih tehnologij zelo vpliva na naše življenje tako v zasebnosti kot na delovnem mestu. Stari načini dela, ki se ponekod še uporabljajo, v sedanjem času ne zadoščajo. Poslovni in kadrovski procesi so postali zelo kompleksni in jih je možno zares dobro obvladovati le s pomočjo novih tehnologij.

Kadrovska služba se razvija v poklic, ki temelji tudi na tehnologiji. Tako bo tudi v prihodnje, saj morajo organizacije racionalizirati kadrovske postopke, zmanjšati stroške upravljanja kadrovskih virov in zagotavljati skladnost, izboljšati način dostopov do podatkov za zaposlene in vodje, odločevalcem zagotavljati ažurne podatke, ki jim omogočajo prepoznavanje trendov, sprejemanje pravih odločitev in učinkovitejše upravljanje delovne sile.

V e-kadrovsko službo (e-HR) preoblikovan oddelek kadrovske storitve zagotavlja z uporabo spletnih tehnologij. To zahteva tudi temeljito spremembo kadrovskih strokovnjakov, saj morajo sedaj znanje in veščine s področja človeških virov nadgraditi s poznavanjem tehnologije.

Vpliv digitalizacije in preoblikovanje kadrovske službe v e-HR se odraža v celi organizaciji, ki tako postane učeča se organizacija. Usposabljanje in učenje potekata na različnih področjih, poseben poudarek pa je na digitalni pismenosti, ki vključuje uporabo tehnologije pri delu in sporazumevanju.

Tudi če ima posameznik možnost dostopa do novih tehnologij, jih bo lahko uporabljal le, če bo imel dovolj znanja za njihovo uporabo. Razvoj digitalnih kompetenc je nuja nove realnosti.

Le 54 % Evropejcev, starih od 16 do 74 let, ima vsaj osnovno znanje s področja digitalne pismenosti. Cilj je, da je do leta 2030 ta delež vsaj 80-odstoten.

Vir: Digital Economy and Society Index 2022: overall progress but digital skills, SMEs and 5G networks lag behind; Brussels, 28 July 2022

Digitalizacija kadrovskih procesov

Z uporabo sodobnih IT rešitev je delo kadrovske službe bolj sistematično, dostop do kadrovskih podatkov enostavnejši, preglednejši in sledljiv. Upravljanje z dokumenti v kadrovskih procesih je veliko hitrejše, varnejše in uporabniku prijaznejše.

V številnih podjetjih, ki imajo digitalizirane kadrovske procese, so uvedli izboljšave na področju zaposlovanja, letnega ocenjevanja zaposlenih, upravljanja talentov, ocenjevanja redne delovne uspešnosti, premeščanja znotraj podjetja in prekinitve zaposlitve.

Digitalizirani procesi omogočajo hitrejše, kvalitetnejše in zahtevnejše analize podatkov, digitalno podpisovanje in varno medsebojno deljenje dokumentov, še več, prehajamo na brezpapirno poslovanje in delo na daljavo. Ob tem je zagotovljena popolna varnost obdelave, prenosa in hranjenja in deljenja podatkov in dokumentov.

Tak sodoben način dela podjetjem prihrani čas in zmanjša stroške poslovanja.

V zadnjem času je vse več področij, kjer se v naše življenje vključuje tudi umetna inteligenca.

Ta veda ali tehnika bo v prihodnje rutinske naloge, ki jih opravljamo ljudje, prenesla na digitalne sisteme, kar pomeni, da bo z manj dejavnosti hitreje in učinkoviteje opravljeno delo. Umetna inteligenca se že uporablja tudi v kadrovskih procesih. Klepetalni boti so tisti, ki bodo nadomestili kadrovika in bodo namesto njega opravili rutinska opravila oziroma pogovore. Eno od področij, kjer je dobrodošla umetna inteligenca s klepetalnimi boti, je prvi zaposlitveni pogovor, kjer se naredi prva selekcija prijavljenih kandidatov. V veliko pomoč je tudi pri uvajanju novo zaposlenih. Ta tehnologija zmanjša obremenitev kadrovskih služb in poveča njihovo učinkovitost.

Iz poročila Študije o prispevku digitalnega upravljanja človeških virov k uspešnosti organizacije (A Study on Contribution of Digital Human Resource Management towards Organizational Performance, Dr. A.Varadaraj, Dr. Belal Mahmoud Al Wadi) je razvidno, da skoraj 33 % organizacij uporablja umetno inteligenco za zagotavljanje boljših kadrovskih rešitev.

Naslednje področje, kjer digitalizacija veliko pomaga, je ocenjevanje zaposlenih. Poteka po vnaprej zastavljenih kriterijih. V proces sta vključena vodja in zaposleni, ki je ocenjevan. Pred časom sem delala raziskavo, v katero je bilo vključenih 89 ustanov javnega in 56 podjetij zasebnega sektorja (N = 145). Namen raziskave je bil ugotoviti, koliko časa vodja in zaposleni porabita za izvedbo procesa ocenjevanja. Izkazalo se je, da procesi ocenjevanja trajajo v povprečju 3 ure na zaposlenega. V tem kadrovskem procesu sodelujeta ocenjevalec in ocenjevani, torej v podjetju z 200 zaposlenimi namenijo ocenjevanju 1200 ur letno.

Uporaba sodobnih IT rešitev skrajša čas ocenjevanja, proces elektronskega podpisovanja ter omogoča brezpapirno vročanje in hranjenje ocenjevalnega lista.

Na trgu so različni sistemi upravljanja s kadri in kadrovskimi dokumenti, ki kadrovikom poenostavijo delo in povečajo učinkovitost. InDoc EDGE je sodobna digitalna platforma, ki s poslovnimi rešitvami za kadrovske procese na uporabniku prijazen, pregleden in varen način omogoča delo s kadrovskimi dokumenti. InDoc EDGE uporabnikom omogoča optimizacijo procesov, upravljanje informacij, e-podpisovanje in e-hrambo dokumentov, vodenje internih aktov in integracijo z drugimi sistemi. Postala je nepogrešljivo orodje pri delu s kadrovskimi in številnimi drugimi dokumenti.

Podjetje z 800 zaposlenimi je z digitalizacijo kadrovskih procesov prihranilo 50 % časa pri ocenjevanju uspešnosti in 60 % celotnega časa ocenjevanja. Poleg razbremenitve kadrovske službe se je izboljšala notranja komunikacija.

Vir: Kaan Penekli, Digitization in Human Resources Processes

Digitalizacija kadrovskih procesov je še vedno v procesu uvajanja, a hkrati v polnem razmahu. To pomeni, da se za posamezna podjetja pojavljajo novi izzivi, spremembe in prilagajanja. Odzivi so odvisni od zaposlenih v kadrovskih službah in vodstvih podjetij. Nekateri nove tehnologije sprejemajo z navdušenjem, drugi z zadržanostjo. Nekaterim je vse novo ovira in izguba časa, drugim priložnost za izboljšave in večjo učinkovitost.

Študija o prispevku digitalnega upravljanja človeških virov k uspešnosti organizacije je pokazala, da je 56 % podjetij po svetu prestrukturiralo svoj kadrovski program, da je uvedlo digitalno tehnologijo in uporabo mobilnih telefonov.

V isti študiji je navedeno tudi to, da je 51 % podjetij po svetu v svojo organizacijo uvedlo digitalno tehnologijo.

Slika 1: Digitalna praksa HR po svetu in odstotek njene uporabe

Digitalizacija je proces, ki ga je treba uvajati postopoma, korak za korakom. O strahovih pred sodobnimi rešitvami in težavah, ki se ob uvajanju teh pojavljajo, se je treba pogovarjati, se soočiti z njimi in jih s pomočjo strokovnjakov premagati.

Vsaka sprememba prinaša novosti in korak v neznano. Za vse se je treba potruditi. Le sprejemanje novosti prinaša napredek in pomaga hoditi v korak s časom in konkurenco. Poslovanje s sodobnimi digitalnimi rešitvami je nujna za obstoj in napredek. Novih stvari ne moremo delati na star način.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Nataša Centa je strokovnjakinja za digitalizacijo poslovanja s poudarkom na kadrovskih procesih. Njeno izčrpno znanje upravljanja kadrov dopolnjujejo večletne izkušnje s področja vpeljave sodobnih IT rešitev v podjetja v času digitalizacije in svetovanja s področja različnih kadrovskih IT rešitev. Uspešno povezuje ključne člane ekip izvajalca in naročnika z motom: »Skupaj zmoremo vse«.