Ureditev arhiva je prvi korak digitalizacije poslovanja

Kje in kako začeti z urejanjem arhivov?

Pri sanacijah arhivov smo se v praksi srečali že z marsičem. Od neurejenosti dokumentov v hrambi, popolnoma razmetanih prostorov, kjer so se kar na tleh nahajali pomembni poslovni dokumenti, do vlažnih prostorov in prostorov, ki niso imeli niti vrat, kaj šele varovanja.  

Začeti moramo pri osnovah in hrambo urediti po načelu dostopnosti. To pomeni, da dokumente v hrambi uredimo na način, da vemo, kje se kaj nahaja, da so dokumenti dostopni in da zagotovimo, da lahko do hrambe dostopajo samo pooblaščene osebe. Določiti moramo odgovorne osebe, omejiti dostop vsem zaposlenim in ga dodeliti le osebam, ki so podučene za urejanje hrambe.

Zagotoviti je treba tudi osnovne pogoje varovanja, ki vključujejo vrata, urejene dostope do ključev in popis pravic do dostopa v hrambo. Odvisno od vrste poslovanja podjetja pa je priporočeno tudi 24-urno varovanje z varnostno službo s primernim odzivnim časom.

Urejen nered?

Ali smo s tem, ko smo omejili dostope do hrambe in izobrazili pooblaščene osebe za delo z gradivom, že tudi uredili hrambo? Ne, žal je to šele začetek, dela pa še zdaleč ni konec.

Hrambo moramo urediti na način, da lahko potrebne informacije hitro najdemo. Zagotoviti moramo, da je vsebina dokumentov berljiva. Omogočena mora biti njihova reprodukcija in nadaljnja uporaba. Gre za načelo uporabnosti dokumentov v hrambi.

Neurejena hramba nam prinaša veliko poslovno tveganje, na katero pogosto pozabimo, saj se danes veliko več govori o informacijski varnosti, manj pa o tveganjih, ki jih prinašajo neustrezno hranjeni papirni dokumenti.

Kako je z obstojnostjo dokumentov skozi čas?

Pomembno je, da med hrambo zagotovimo neokrnjenost in nespremenljivost dokumentov. To lahko dosežemo tudi tako, da so dokumenti hranjeni na primerni temperaturi in niso izpostavljeni svetlobi, vlagi ali vodi.

Poglejmo na primer termo papir, ki na svetlobi potemni, kar povzroči, da podatki niso več berljivi. Za hrambo dokumentov so problematične tudi PVC mape, saj se tisk na papirju zaradi temperature in statike prilepi na mapo in zapis hitro postane neberljiv. Da vsebina dokumenta obdrži svojo celovitost, moramo poskrbeti torej tudi glede na vrsto papirja. 

Del procesa učinkovitega upravljanja z dokumenti je tudi varno uničenje poslovne dokumentacije (pozor: za arhivsko gradivo veljajo drugačna pravila in ga nikakor ne smemo uničiti). Razumeti moramo, da vsako uničenje poslovne dokumentacije še ni varno uničenje. Stiskanje dokumentacije v bale, na primer, ni varno uničenje, saj so dokumenti še vedno popolnoma čitljivi. Zato v Mikrocopu vedno priporočamo razrez.

Je avtentičnost res pomembna?

Seveda je. Avtentičnost pomeni, da uporabljamo in delamo na izvirniku dokumenta. Če dokument ni avtentičen, izgubi svojo pravno in dokazno vrednost.

Avtentičnost dokumentov lahko dosežemo le, če:

• imamo ustrezno popisano in urejeno hrambo,
• zagotovimo hiter dostop do dokumentov, ko jih potrebujemo,
• omejimo dostope do hrambe na pooblaščene osebe,
• upoštevamo pravilne pogoje fizične hrambe dokumentov,
• aktivno izločamo in odbiramo dokumente ter
• zagotovimo ustrezno varovanje.

Slabi pogoji hrambe ogrožajo trajnost dokumentov

Če zanemarimo osnovne pogoje hrambe dokumentov, hitro pridemo v situacijo, ko obstojnosti dokumentov ne moremo več zagotavljati. Brez obstojnosti je ogrožena njihova trajnost. Zato nikakor ne smemo podceniti, kakšen vpliv imajo vlažni prostori, plesen ali glodalci na papirne dokumente.

Ko urejamo hrambo papirnih dokumentov, moramo upoštevati vseh pet načel varne in skladne hrambe: dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost. Le tako bomo namreč postavili tudi primerno osnovo za nadaljnjo digitalizacijo poslovanja.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Miha Čebron je produktni vodja za fizično hrambo z več kot 15 leti izkušenj iz teorije in prakse, povezane s fizično hrambo in arhivi. Deluje na področju celovitega upravljanja gradiva v hrambi, kjer sledi načelu uporabnosti hrambe. Pozornost namenja predvsem ozaveščanju in izobraževanju o pomenu in uporabnosti urejene hrambe.