Pazimo, komu zaupamo uničenje svojih dokumentov
Varno uničenje dokumentacije je pomemben zadnji korak v procesu učinkovitega upravljanja z dokumenti. Če pozornost še namenjamo varnosti hrambe dokumentov, pa na varno uničenje dokumentacije po preteku roka hrambe včasih kar pozabimo.
O uničenju papirne dokumentacije po navadi začnemo razmišljati šele, ko nam začne primanjkovati prostora v arhivskem prostoru. Takrat se pogosto tudi odločimo, da bomo dokumentacijo skenirali in pretvorili v elektronsko obliko, najraje že takoj po prejemu, saj bi se tako papirni obliki izognili že na začetku poti. Pa vendar, kaj v primeru, če bi dokumente v papirni obliki nekoč še potrebovali, mi pa smo jih medtem že uničili?
Papirno dokumentacijo lahko uničimo brez strahu
Dvomi in strah, da elektronski dokumenti nimajo veljave v pravnih in drugih administrativnih postopkih, je popolnoma odveč. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) namreč določa, da se dokumentacija v digitalni obliki šteje za enako izvirni, če jo varno hranimo v skladu s svojimi notranjimi pravili.
Pomembno je, da so notranja pravila usklajena z zahtevami zakona, podzakonskimi akti in enotnimi tehnološkimi zahtevami. Če delujemo v skladu z notranjimi pravili, lahko papirno dokumentacijo takoj po digitalizaciji, vsekakor pa po preteku roka hrambe mirno varno uničimo.
Pozor, ni vsako uničenje dokumentacije tudi varno
S postopkom varnega uničenja bomo onemogočili nepooblaščenim osebam dostop do naše poslovne dokumentacije, ki lahko vsebuje osebne ali druge zaupne podatke. A vsako uničenje ni tudi varno uničenje, zato uničenja dokumentacije ne moremo zaupati komurkoli.
Na prvi pogled najcenejša in najlažja možnost se lahko kasneje izkaže za napačno odločitev. Neprimerno uničena dokumentacija nam namreč lahko povzroči veliko poslovno škodo in izgubo ugleda podjetja, ki večkratno presega prihranek pri storitvi uničenja.
Zato pri odločitvi o uničenju ne sme biti dileme, vedno se odločimo za varnostni razrez pri zaupanja vrednem izvajalcu.
Pred izbiro izvajalca uničenja gradiva se moramo vprašati:
- Kam in kako bo odpeljal gradivo?
- Kdaj bo gradivo uničil?
- Na kakšen način bo uničenje potekalo?
Upoštevajmo načela varnega uničenja dokumentacije
#1 Ko poteče rok hrambe, dokumente uničimo
Poslovni dokumenti imajo zakonsko določen rok hrambe. Pomembno je, da jih uničimo takoj po preteku hrambe in jih ne hranimo za vsak slučaj v arhivu. Če dokumente, ki vsebujejo osebne podatke, hranimo preko roka, celo kršimo zakon o varstvu osebnih podatkov.
#2 Izberimo razrez, ki je varen način uničenja dokumentacije
Način uničenja dokumentov je odvisen od vrste in občutljivosti podatkov, ki jih dokumenti vsebujejo. Stiskanje dokumentacije v bale ne predstavlja varnega uničenja. Stisnjeni dokumenti so v primeru, da odstranimo trakove, ki dokumentacijo držijo v balah, še vedno popolnoma čitljivi, zato se vedno odločimo za razrez.
#3 Bodimo pozorni na primerno varnostno raven razreza
Mednarodni standard DIN 66399 opredeljuje sedem ravni varnosti razreza. Višji kot je varnostni razred, manjši so delčki papirja, v katere bodo dokumenti razrezani. Raven 1 je namenjena splošni dokumentaciji, raven 7 pa strogo zaupnim varnostnim podatkom. Za dokumente z občutljivimi in zaupnimi podatki priporočamo raven 3, ki predvideva razrez papirja na največ 3,2 cm² velike koščke.
#4 Poskrbimo, da smo pri uničenju tudi osebno prisotni
Da bomo zagotovo vedeli, da je bila naša dokumentacija res uničena v skladu z dogovorom, je najbolje, da smo pri uničenju osebno prisotni ali pa za to nekoga pooblastimo. V vsakem primeru pa moramo po izvedenem razrezu prejeti zapisnik o uničenju dokumentacije.
Preprečimo poslovno škodo
Z varnostnim razrezom dokumentarnega gradiva preprečimo dostop do vsebine dokumentov, v katerih se nahajajo poslovni, strogo zaupni ali osebni podatki. Nepooblaščen dostop do takšnih podatkov lahko povzroči precejšnjo poslovno škodo, ki jo ob nastanku težko izmerimo v denarju. Pri tem pa ne gre zanemariti tudi izgube zaupanja in ugleda podjetja v javnosti.
Vas zanima več? Stopite v stik z nami!
Miha Čebron je produktni vodja za fizično hrambo z več kot 15 leti izkušenj iz teorije in prakse, povezane s fizično hrambo in arhivi. Deluje na področju celovitega upravljanja gradiva v hrambi, kjer sledi načelu uporabnosti hrambe. Pozornost namenja predvsem ozaveščanju in izobraževanju o pomenu in uporabnosti urejene hrambe.
PREBERITE TUDI
Blog
Zaposlitvena pričakovanja mladih – Pogovor z Vesno Miloševič Zupančič
Mladi, ki vstopajo na trg dela, so vajeni digitalnega okolja, zato pri zaposlovanju pričakujejo učinkovite in digitalizirane procese, kot so digitalna uvajanja, komunikacija in zaposlitveni postopki. Podjetja, ki prilagodijo svoje kadrovske procese tako, da so digitalni, hitri in enostavni za uporabo, imajo večjo možnost pritegniti in obdržati mlade talente.
Blog
Udomačite LinkedIn sebi v prid - Pogovor z Manco Korelc
Da je LinkedIn vodilna platforma za poslovno mreženje, ni nič novega. Na njem smo in mrežimo že vrsto let, nekateri bolj, nekateri manj uspešno, odvisno od tega, kako resno zadevo jemljemo in kako strastno spremljamo stalne spremembe, ki jih platforma uvaja.
Blog
Naj postanejo personalne mape vir za dobre kadrovske odločitve
Kadrovski oddelki so danes pod izjemnim pritiskom. Z ene strani morajo zagotavljati kakovosten kader in zadovoljstvo zaposlenih, po drugi morajo zakonsko skladno upravljati z raznoliko dokumentacijo zaposlenih, ki vsebuje osebne podatke in tiste, posebne vrste.
