Skladnost, Varnost, Hramba

Neurejena hramba nas lahko veliko stane

Navkljub vse večjemu razmahu digitalizacije pri svojem poslovanju še vedno ustvarimo precej papirnega gradiva, za katero je treba zagotoviti ustrezno hrambo. Žal pogosto hrambe dokumentov še vedno ne jemljemo dovolj resno, zaradi česar lahko v skrajni situaciji celo ogrozimo svoj obstoj.

Miha Čebron

Veliko podjetij zaradi različnih razlogov nima urejenih arhivskih prostorov, ki ustrezajo zakonskim določilom. Poleg tega dokumente odlagajo popolnoma nesistematično ter brez kakršnegakoli nadzora in evidenc o gradivu in rokih hrambe.

Zato lahko hitro nastane kaos. Iskanje želenih dokumentov postane oteženo in zamudno, lahko celo izgubimo ključne dokumente, kar lahko povzroči veliko (materialno) škodo in celo ogrozi naše delovanje.

Če želimo poskrbeti za dolgoročno hrambo svojih dokumentov, moramo zagotoviti ustrezen prostor, ga primerno opremiti, gradivo zaščititi ter vzpostaviti pravila, kako bomo z gradivom upravljali in ga uporabljali.
Uporabniki morajo imeti nadzor nad arhiviranimi dokumenti, ti pa morajo biti tudi pregledno razporejeni in preprosto dostopni.

Poslovni vidik ustrezne hrambe dokumentacije

V arhivskem zakonu ima arhivsko gradivo trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Vendar ima tudi veliko dokumentarnega gradiva, ki ni s strani arhivske stroke ovrednoteno kot arhivsko gradivo, velik pomen za pravno varnost podjetja in njihovih zaposlenih.

Kakšna je razlika med arhivskim in dokumentarnim gradivom?

Slovenska arhivska zakonodaja jasno definira razliko med dokumentarnim in arhivskim gradivom. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva definira dokumentarno gradivo kot vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb. V to definicijo dokumentarnega gradiva, za katerega je v praksi bolj priljubljen izraz (poslovna) dokumentacija, so zajeti tako papirni kot tudi elektronski dokumenti. Dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb, imenujemo arhivsko gradivo, ki je kulturni spomenik. Arhivsko gradivo nastaja tako pri javnopravnih osebah kot tudi pri pravnih osebah zasebnega prava. Pravne osebe zasebnega prava in fizične osebe morajo same poskrbeti za hrambo zasebnega arhivskega gradiva, lahko pa ga izročijo pristojnim javnim arhivom. Pristojni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje določi arhivsko gradivo javnopravnih oseb. Do izdaje teh strokovnih navodil se z vsem dokumentarnim gradivom ravna tako kot z arhivskim gradivom, kar pomeni, da gradiva ni dovoljeno uničevati, da mora biti hranjeno v trajno in strokovno neoporečnih arhivskih prostorih v ustreznih klimatskih pogojih, zaščiteno pred požari, izlivi vode, krajo itd.

Ko razmišljamo o poslovnih vidikih hrambe, ne spreglejmo: ureditev (dolgoročne) hrambe dokumentov je tudi pomemben ukrep obvladovanja poslovnih tveganj in zagotavljanja zakonske skladnosti poslovanja.

Če pod drobnogled vzamemo kadrovsko dokumentacijo, natančneje plačilne liste zaposlenih in obrazce M4: ta zvrst dokumentarnega gradiva ima zakonsko določen rok hrambe trajno oziroma minimalno 50 let od nastanka, kar pravno varnost zagotavlja tako podjetju (ki ima dokazilo o plačanih prispevkih in izplačilu plačila) kot tudi zaposlenemu. Zaposlenim se pogosto dogaja, da plačilne liste založijo, jih izgubijo ipd. Prav tako se dogaja tudi, da je za izračun pokojnine potrebno posredovati še dodatne podatke iz prej omenjenih dokumentov. Iz tega naslova je pomembno arhiv in poslovno dokumentacijo (dokumentarno gradivo) dobro organizirati, urediti in tako stanje vzdrževati tekom poslovanja podjetja. Podjetje lahko na tak način prihrani veliko časa za iskanje dokumentacije. In v poslovnem svetu je čas denar.

– Anja Prša, arhivistka, študentka doktorskega študija Arhivskih znanosti na Alma Mater Europea – ECM

Pomen doseganja standardov dolgoročne hrambe

Prevzem nadzora nad hrambo dokumentov nam močno olajša poslovanje in delo naših zaposlenih. V čistih in urejenih arhivskih prostorih so dokumenti sistematično urejeni, arhivirani so varno in v skladu z vsemi zakonskimi predpisi, nad tem, kdo dostopa do dokumentov, je vzpostavljen ustrezen nadzor, arhiv pa ima tudi visoko uporabno vrednost, kar pomeni, da je želene dokumente mogoče najti hitro in preprosto.

Če v podjetju ali nimamo na voljo dovolj prostora ali pa je prostor neprimeren, je ena od rešitev tudi hramba pri zunanjem ponudniku. Poleg prostorske stiske oz. neustreznosti prostora lahko na to odločitev vplivajo tudi pomanjkanje ustreznega znanja in kompetenc zaposlenih, cenovni vidik, saj je najem zunanjega arhiva praviloma cenovno ugodnejši kot preureditev lastnega pisarniškega prostora v arhiv, ter odločitev, da želimo čas raje namenjati svoji primarni dejavnosti.

Kdaj je pravi trenutek za outsourcing hrambe?

Standardi za dolgoročno hrambo dokumentov

Arhiv je primeren šele, ko izpolnjuje vse zahteve, ki jih določa Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. Te standarde mora upoštevati vsako podjetje ali organizacija, ki želi za svoje dokumente vzpostaviti varen, trajen in zakonsko skladen arhiv, ki služi svojemu namenu in uporabnikom omogoča preglednost, dostopnost in nadzor nad dokumenti.

Primernost prostora

Prostor, v katerem hranimo dokumente, mora biti ločen od drugih prostorov.
Prostor naj bo oddaljen od toplotnih vodov in glavnih cevovodov ter dimnih vodov.
Prostor naj bo zavarovan pred požarom, vlomom, strelo in vdorom vode ter opremljen z ustrezno električno napeljavo.
Prostor, namenjen arhivu, naj bo zgrajen protipotresno iz požarno varnih materialov.
V arhivskem prostoru zagotovimo ustrezne mikroklimatske pogoje.

Oprema prostora

Zagotovimo zaščito pred vdorom UV žarkov.
Prostor opremimo s svetili, ki so zavarovana pred škodljivimi sevanji.
Zagotovimo ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate gradiva.
Poskrbimo za ustrezno regalno opremo za namestitev gradiva.
Namestimo higrometre in termometre.
Poskrbimo za ustrezne gasilne aparate in sisteme gašenja.
Namestimo naprave za javljanje požarov, vlomov in izlivov vode.

Zavarovanje gradiva

Prostore in opremo redno vzdržujmo in čistimo.
Poskrbimo za preventivno ukrepanje proti mrčesu in drugim škodljivcem.
Gradivo razprašujmo najmanj enkrat letno.
Prostor redno prezračujmo.
Zagotovimo ustrezno temperaturo in vlago v prostoru.
Vzpostavimo video nadzor vstopnih točk v arhiv.
Poskrbimo za 24/7 varovanje s strani varnostne službe.

Upravljanje gradiva

Poskrbimo za to, da hrambo raznovrstnega gradiva uredimo sistemsko in celovito.
Določimo skrbnika arhivskega prostora.
Odgovorne osebe seznanimo s pravili in internimi navodili arhiviranja.
Ob prevzemu novega gradiva ga popišimo.
Arhivske enote ob prevzemu ustrezno označimo.
Ko izdamo ali vračamo gradivo, to zabeležimo.
Gradivo s pretečenimi roki izločimo in uničimo.
Ves čas skrbimo za skladnost hrambe z zakonodajo in standardi.

Uporaba gradiva

Vzpostavimo sledljivost gradiva (kdo ga je prevzel, izdal, si ga izposodil).
Vestno beležimo dostope do gradiva.
Gradivo naj bo racionalno nameščeno in preprosto dostopno.
Gradivo ustrezno zavarujmo pred poškodbami.
Arhivski prostor redno čistimo.
Gradivo sproti vlagamo v tekočo zbirko.

Ne pozabimo: vsi, ki smo v podjetju kakorkoli povezani z upravljanjem gradiva, moramo poznati osnovna pravila in smernice za dolgoročno hrambo. Pomembno je, da smo vsi zaposleni v podjetju seznanjeni s svojo vlogo pri hrambi in zaščiti ter ravnanju z gradivom.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Miha Čebron je produktni vodja za fizično hrambo z več kot 15 leti izkušenj iz teorije in prakse, povezane s fizično hrambo in arhivi. Deluje na področju celovitega upravljanja gradiva v hrambi, kjer sledi načelu uporabnosti hrambe. Pozornost namenja predvsem ozaveščanju in izobraževanju o pomenu in uporabnosti urejene hrambe.