Sodobno arhiviranje fizičnega gradiva z digitalnim upravljanjem

Navidezno zapletena dilema: "Ali se odločiti za lasten fizični arhiv dokumentacije in ob tem investirati v zahtevno opremljanje takšnega prostora, izobraževanje ali zaposlitev ljudi, ki bodo ustrezno skrbeli za prostor, pravilno hrambo in upravljanje dokumentacije?" se tako razjasni v elegantni ugotovitvi: optimalen je lasten arhiv, ki ga upravlja zunanji izvajalec, ali najem arhiva pri zunanjem izvajalcu.

Sodoben fizični arhiv zaznamujejo urejenost, varnost in sistematičnost

Da je informacijska varnost pogoj za preprečevanje poslovnih tveganj, ni več nobenega dvoma. Da enako velja za urejeno hrambo dokumentacije, pa še vedno včasih pozabimo. Morda se nam bo bolj vtisnilo v zavest, če si najprej pogledamo, kaj to pomeni z vidika urejenosti samega prostora fizičnega arhiva.

Sodobni arhivski prostori so ustrezno temperirani, čisti in suhi, dokumenti v njih so sistematično zloženi, dostop do prostorov pa je ustrezno zavarovan.

Zato je ustrezno urejen arhiv ločen od drugih prostorov in ima ustrezne mikroklimatske pogoje. Oddaljen je od toplotnih vodov in glavnih cevovodov ter dimnih vodov, zavarovan je pred požarom, vlomom, strelo in vdorom vode ter opremljen z ustrezno električno napeljavo. Zgrajen je protipotresno in iz požarno varnih materialov.

Specifična je tudi oprema sodobnega arhiva dokumentacije. Pomembno je, da v prostor nimajo dostopa UV žarki, pa tudi svetila so zavarovana pred škodljivimi sevanji. Za vse zvrsti in formate gradiva je zagotovljena ustrezna tehnična oprema kot tudi regalna oprema za namestitev gradiva. V prostoru so nameščeni higrometri, termometri, ustrezni gasilni aparati in sistemi gašenja ter naprave za javljanje požarov, vlomov in izlivov vode.

Prostorom in opremi v njej daje pečat tudi čistoča. Prostor je redno prezračevan, gradivo pa razprašeno vsaj enkrat letno. V prostoru sta vzdrževani ustrezna temperatura in vlažnost. Vstopne točke v arhiv so pod video nadzorom. Prav tako je zavarovan 24/7 s strani varnostne službe. Zavarovan je tudi pred mrčesom in drugimi škodljivci.

Morda se zdijo zahteve za opremo sodobnega arhiva dokumentov prestroge, a kot dolgoletni skrbniki dokumentacije lahko zagotovimo, da so popolnoma na mestu, če govorimo o dolgoročnem zagotavljanju trajnosti dokumentov. Iz prve roke smo že bili priča, da so vlaga, plesen, glodavci, svetloba, poplava, potres in kaos veliki sovražniki papirja.

Usposobljen skrbnik arhiva pozna zakonodajo, tehnologijo in je sistematičen

Poleg ustrezne opremljenosti prostora je pomembna tudi ustrezna usposobljenost skrbnikov oziroma upravljavcev arhiva. Na eni strani ti poskrbijo za zakonsko ustreznost, na drugi za tehnološko. Pomembna je tudi njihova dobra organiziranost in sistematičnost.

Skrbnik arhivskega centra je odgovoren za celovit, ažuren, racionalen sistem urejenosti dokumentacije, da ta omogoča preglednost in hiter dostop do želene dokumentacije v vsakem trenutku. Poskrbi tudi za ustrezno označevanje in beleženje izposoj in vračil gradiva.

Ob tem skrbnik spoštuje in omogoča tudi, da so dokumenti dostopni le pooblaščenim osebam. Odgovorne osebe seznanja s pravili in z internimi navodili arhiviranja, saj morajo vsi v podjetju poznati osnovna pravila in smernice za dolgoročno hrambo. Vzpostavlja sledljivost gradiva (kdo ga je prevzel, izdal, si ga izposodil) in vestno beleži dostope do gradiva.

Poskrbi pa tudi za ohranitev neokrnjenosti in avtentičnosti dokumentov na dolgi rok. Zelo dobro mora poznati in spremljati zakonske predpise, da dokumente hrani skladno z zakonodajo in standardi. Hkrati skrbi za sprotno izločanje in ustrezno uničevanje gradiva s pretečenimi roki.

Za neokrnjenosti in nespremenljivosti dokumentov skrbi tudi z zagotavljanjem ustrezne opremljenosti prostora, kot navedeno zgoraj.

Certificirane storitve hrambe za visoko raven informacijske in fizične varnosti

Ko se odločamo za vzpostavitev nadzora nad papirnimi dokumenti v hrambi, si zaradi vsega navedenega zagotovo želimo visoko raven kakovosti storitev in varnosti dokumentov. Vse to pa skladno z veljavno zakonodajo in mednarodno priznanimi standardi.

Kot uveljavljeni strokovnjaki za arhiviranje, upravljanje dokumentacije in digitalno preobrazbo podjetij se v Mikrocopu po 45-letih delovanja zavedamo odgovornosti za poslovanje naših strank, zato vzdržujemo visoko raven informacijske in fizične varnosti ter ravnamo skladno s sistemom vodenja varovanja informacij ISO/IEC 27001:2013. V praksi potrjene metodologije, dobre prakse, strokovno znanje in bogate izkušnje vgrajujemo v vse svoje rešitve. Zavezanost kakovosti potrjujemo s standardom vodenja kakovosti ISO 9001:2015.

Naše storitve zajemajo:

• Certificirano programsko opremo InDoc EDGE
• Certificirano programsko opremo InDoc RMS, ki je predhodnica digitalnih rešitev InDoc EDGE
• Certificirane storitve zajema in hrambe Arhiviraj.si, InDoc EDGE Cloud ter spremljevalne storitve (zajem dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, pretvorba dokumentarnega gradiva iz fizične v digitalno obliko, pretvorba dokumentarnega gradiva iz digitalne oblike v obliko za dolgoročno hrambo, urejanje ali odbiranje dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, uničevanje dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, zagotavljanje varnih prostorov za hrambo gradiva v digitalni obliki).

Ovire in izzivi, ki preprečujejo hiter in preprost dostop do evidenc o zapisih

Za učinkovito upravljanje dokumentacije v arhivih pa so pomembne tudi evidence o zapisih. Kot kažejo naše izkušnje, se navadno največje težave pri tem pojavljajo zaradi izzivov, kot so:

Z arhivsko knjigo do evidenc arhiviranega gradiva in v digitalizacijo poslovanja

Zato smo v Mikrocopu svojo obstoječo ponudbo upravljanja fizičnega gradiva v arhivih naročnika ali storitev fizične hrambe v arhivskih centrih Mikrocopa dopolnili s komplementarno rešitvijo InDoc EDGE Arhivska knjiga, ki omogoča upravljanje fizičnega gradiva in je naročnikom na voljo v oblaku.

InDoc EDGE Arhivska knjiga omogoča preprosto spremljanje in upravljanje evidenc o fizičnem gradivu v digitalni rešitvi, kjer naročnik pregleduje, sortira in išče s prednastavljenimi iskalniki po seznamu dokumentacije, ki ga hrani v fizični obliki. Pri tem ni nevarnosti, da bi pomotoma izbrisal ali povozil podatke, saj se revizijska sled beleži tako za dostope do dokumentov kot do evidenc.

Rešitev lastniku gradiva omogoča tudi izvajanje poizvedb oziroma naročil originalne dokumentacije, pri čemer ima možnost, da digitalizirane kopije posamezne dokumentacije prejme neposredno v rešitev InDoc EDGE Arhivska knjiga. Izmenjava dokumentov med subjekti je po novem še bolj varna in v skladu z dogovorjenimi pooblastili dostopa naročnika. Velika prednost je, da dokumentov ni treba več predhodno kodirati in jih pošiljati po vzporednih kanalih, saj uporabnika čakajo neposredno v sistemu InDoc EDGE.

Rešitev Arhivska knjiga smo vzpostavili na zmogljivi in sodobni dokumentni platformi InDoc EGDE, ki omogoča učinkovito delo z dokumenti, hkrati pa je tudi certificirana storitev elektronske hrambe pri Arhivu RS.

Zunanje arhiviranje dokumentacije podjetja razbremeni številnih skrbi

Predaja dokumentacije v hrambo v zunanje arhive lastnikom gradiva prinaša številne prednosti. Glavna je, da se podjetje reši skrbi za upravljanje dokumentov, ki je, kot smo videli, že prava znanost in samostojno obsežno opravilo. Prav tako zunanje arhiviranje omogoča še vitkejše poslovanje podjetja, ki lahko skrči svoje prostore, namesto da jih nenehno širi zaradi potreb arhiviranja dokumentov. Da pri tem niti ne omenjamo strogih zahtev, ki jih morajo prostori izpolnjevati, kar je še dodatno breme. Odpade pa tudi nenehno dodatno izobraževanje zaposlenih (ali novo zaposlovanje), da bi ostajali usposobljeni za ravnanje z dokumenti v skladu s spreminjajočo se zakonodajo.

Podjetje se z zunanjim arhiviranjem razbremeni tudi spremljanja rokov dokumentacije, ki je naslednja v vrsti za uničenje. To je največkrat razlog za nepotrebno kopičenje dokumentacije, pomanjkanju prostora, kar sproža potrebo po novih arhivskih prostorih. Arhiv postane vse manj pregleden, njegovi skrbniki izgubijo pregled nad pretečeno dokumentacijo, ki bi jo lahko že izločili iz arhiva. Podjetje pa pahnejo v začaran krog vse večje neobvladljivosti lastne dokumentacije.

Zelo pomembna je tudi revizijska sled, ki jo omogoča arhiviranje pri zunanjem upravljavcu. Vsi vpogledi v evidence in dokumentacijo (tako skrbnikov arhiva kot uporabnikov) se beležijo, pravice dostopov pa so ustrezno dodeljene posameznikom glede na njihovo delo.

Na drugi strani pa arhiviranje pri zunanjem upravljavcu prinese tudi številne prihranke. Skrajša in pohitri iskanje in dostop do fizičnih dokumentov in zaposlenim sprosti od 30 do 40 odstotkov njihovega delovnega časa. Podjetja tako zmanjšajo svoje stroške za nepotrebno upravljanje z dokumenti. Po ugotovitvah PricewaterhouseCoopers tako v podjetju prihranijo nekaj manj kot 20 evrov dela za vložitev vsakega posameznega dokumenta, okoli 114 evrov dela za iskanje posameznega napačno shranjenega dokumenta in 208 evrov za reprodukcijo izgubljenega dokumenta.

Nadgradnja fizičnega arhiva z arhivsko knjigo elegantna vez z digitalno prihodnostjo

Rešitev InDoc EDGE Arhivska knjiga za lastnike gradiv pomeni hitrejši, enostavnejši, cenovno ugodnejši in bolj varen dostop do evidenc arhiviranega fizičnega gradiva. Ker so papirna dokumentacija in fizični arhivi še vedno močno prisotni v poslovanju, je nadgradnja teh s sodobnimi tehnologijami elegantna povezava z digitalno prihodnostjo.

Arhivska knjiga je tako lahko prvi korak v digitalno poslovanje, saj omogoča podjetjem temeljit vpogled nad dokumentacijo. Tako dobijo statistiko glede količine in vrste dokumentov ter števila vpogledovanj vanje skozi daljše obdobje. Na tej podlagi lahko podjetje sprejme ustrezno odločitev, katere dokumente se jim splača digitalizirati, katere pa pustiti v papirni obliki.

class="contentWidth">

Ali prihodnost še predvideva fizični arhiv in kakšen naj bi bil?

Če na podlagi izkušenj, ki jih imamo v Mikrocopu, pogledamo v prihodnost, lahko sklepamo, da bo določena papirna dokumentacija z nami zagotovo še vsaj 10 let ali več. Ko smo pred 20 leti prvi začeli ponujati zunanjo storitev arhiviranja, smo pričakovali, da bo arhiv aktualen le še kakšnih 5 let. A danes imamo od začetnih nekaj metrov že 70 kilometrov regalov, ki se še kar polnijo. Res pa je, da imamo precej več dokumentacije tudi v digitalni obliki.

In čeprav se papirna dokumentacija ne bo tako skokovito povečevala kot digitalna, bo še kar nekaj časa vedno zelo pomembna aktivna povezava med sistemi ERP in fizičnimi gradivi. Zato rešitev arhivska knjiga nakazuje, da lahko tehnologija v prihodnje vseeno zelo izboljša tudi arhivske procese in upravljanje s fizično dokumentacijo.

Predvsem za arhivsko gradivo (ki je večinoma v javnih arhivih) bo v prihodnje pomembna tudi vloga umetne inteligence in druge sodobne tehnologije v obliki pospeševanja procesov in predvidevanja prihodnjih potreb za arhiviranje. Tuji javni arhivi so že začeli vlagati v umetno inteligenco v obliki virtualnih čitalnic in analize vpogledov za potrebe digitaliziranja najbolj iskane dokumentacije. S tem želijo širši množici olajšati dostop do arhivskega gradiva.

Pričakujemo lahko tudi, da bo nova tehnologija na sodobne arhive prihodnosti vplivala tudi s tehnologijo samodejnega prepoznavanja. To bi lahko pohitrilo in olajšalo proces digitalizacije fizičnih dokumentov. Hkrati pa lahko vključitev tehnologije samodejnega označevanja v metapodatke izboljša funkcionalnost iskanja in upravljanja digitalnih vsebin. S kakšnimi izzivi pa se pri arhiviranju ali vodenju evidenc arhiviranega gradiva srečujete v vašem podjetju?

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Miha Čebron je produktni vodja za fizično hrambo z več kot 15 leti izkušenj iz teorije in prakse, povezane s fizično hrambo in arhivi. Deluje na področju celovitega upravljanja gradiva v hrambi, kjer sledi načelu uporabnosti hrambe. Pozornost namenja predvsem ozaveščanju in izobraževanju o pomenu in uporabnosti urejene hrambe.