Pet korakov do urejene hrambe dokumentov
Če se srečujemo s pomanjkanjem prostora za arhiviranje dokumentov, poslovno dokumentacijo hranimo v pisarnah, ki niso varne pred požarom ali poplavo, ali pa iščemo pomemben dokument, ki ga v arhivski omari nikakor ne najdemo, je mogoče čas, da uredimo svojo hrambo.
To so le nekateri izzivi, s katerimi se soočamo, če imamo opravka z večjimi količinami papirne dokumentacije. Dodatna težava se pojavi, če do dokumentov dostopajo tudi nepooblaščene osebe ali zaposleni, ki niso strokovno usposobljeni za upravljanje hrambe. Ker zelo verjetno dokumenti vsebujejo tudi osebne podatke, vpogled nepooblaščene osebe predstavlja kršitev uredbe GDPR in lahko povzroči poslovno škodo.
Papirna dokumentacija še kar narašča
Ker količina papirne dokumentacije v podjetjih kljub porastu elektronskega poslovanja še kar narašča, se pogosto zgodi, da dokumentacija preseže zmogljivosti arhivskih prostorov.
Pri izbiri lokacije arhivskih prostorov moramo posebno pozornost nameniti lokaciji, ki mora biti varna pred vdorom vode, primerno oddaljena od glavnih plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav ter kurišč in dimovodov. V teh prostorih moramo zagotovti ustrezno stopnjo vlažnosti, primerno temperaturo in omejiti neposredno sončno svetlobo. Police za hrambo dokumentov morajo biti primerno oddaljene od stropa, sten in tal.
Ker kletni ali poslovni prostori podjetja v osnovi niso namenjeni in ustrezno opremljeni za hrambo dokumentov, je lahko prava rešitev najem zunanjega arhivskega centra, ki izpolnjuje pogoje varnega arhiviranja.
Kako poteka ureditev dokumentov v arhivskem centru?
Hramba dokumentacije v arhivskem centru vključuje sistemsko skrb za dokumente ter enostaven pregled in dostop do želene dokumentacije v vsakem trenutku, pri tem pa imajo dostop do dokumentov le pooblaščene osebe. Poleg tega se ohranja neokrnjenost in avtentičnost dokumentov, zaradi primernih pogojev hrambe pa so dokumenti obstojnejši tudi na dolgi rok.
Tudi vam primanjkuje ustreznega prostora za arhiviranje dokumentov ali pa vaši zaposleni niso ustrezno usposobljeni za ravnanje z dokumenti?
Vas zanima več? Stopite v stik z nami!
Miha Čebron je produktni vodja za fizično hrambo z več kot 15 leti izkušenj iz teorije in prakse, povezane s fizično hrambo in arhivi. Deluje na področju celovitega upravljanja gradiva v hrambi, kjer sledi načelu uporabnosti hrambe. Pozornost namenja predvsem ozaveščanju in izobraževanju o pomenu in uporabnosti urejene hrambe.
PREBERITE TUDI
Blog
Zaposlitvena pričakovanja mladih – Pogovor z Vesno Miloševič Zupančič
Mladi, ki vstopajo na trg dela, so vajeni digitalnega okolja, zato pri zaposlovanju pričakujejo učinkovite in digitalizirane procese, kot so digitalna uvajanja, komunikacija in zaposlitveni postopki. Podjetja, ki prilagodijo svoje kadrovske procese tako, da so digitalni, hitri in enostavni za uporabo, imajo večjo možnost pritegniti in obdržati mlade talente.
Blog
Udomačite LinkedIn sebi v prid - Pogovor z Manco Korelc
Da je LinkedIn vodilna platforma za poslovno mreženje, ni nič novega. Na njem smo in mrežimo že vrsto let, nekateri bolj, nekateri manj uspešno, odvisno od tega, kako resno zadevo jemljemo in kako strastno spremljamo stalne spremembe, ki jih platforma uvaja.
Blog
Naj postanejo personalne mape vir za dobre kadrovske odločitve
Kadrovski oddelki so danes pod izjemnim pritiskom. Z ene strani morajo zagotavljati kakovosten kader in zadovoljstvo zaposlenih, po drugi morajo zakonsko skladno upravljati z raznoliko dokumentacijo zaposlenih, ki vsebuje osebne podatke in tiste, posebne vrste.
