Smiselna uporaba metapodatkov dviguje uporabno vrednost naših dokumentov

V sodobnem delovnem okolju se vsak dan ustvarjajo gore novih dokumentov, kot so pogodbe, predstavitve, dopisi, računi in podobno. Uspeh vsakega zaposlenega (in posledično celotnega podjetja) pa se odraža v skladu s tem, kako spretno krmilimo med to množico dokumentov in vsebin. Od boljše vpetosti zaposlenih v celostne informacije, ki jih dokumenti vsebujejo, je namreč odvisno kako vizionarsko lahko dodajajo vrednost delu in poslovnim rezultatom podjetja. Do boljše agilnosti in ravnotežja pri surfanju v poplavi dokumentov nam pomaga ustrezno upravljanje metapodatkov.

Metapodatki so podatki o podatkih oziroma oznake, ki opisujejo določen tip vsebine ter vsebujejo denimo ime dokumenta, tip dokumenta, njegovo velikost, ime tistega, ki je določen dokument ustvaril in podobno.

A preden se uporabe metapodatkov lotimo v praksi, moramo njihovo vlogo dobro razumeti, saj bomo le tako lahko ustvarili smiseln sistem, ki nam bo prinašal dodano vrednost, ter se bomo izgonili najpogostejšim napakam.

Kot kažejo izkušnje se številne organizacije še vedno ne zavedajo pomembnosti in dejanske uporabne vrednosti metapodatkov. Kar je tudi razumljivo, saj smo šele na pragu razmaha digitalizacije v podjetjih in tako pravega zavedanja zaposlenih, kaj pomeni pogosto slišana fraza, da so podatki nova nafta oziroma krvni sistem podjetja, ki je življenjskega pomena. Metapodatki so bili do nedavnega predvsem v vlogi strukturne narave in kot taki skriti pod fasado uporabniškega vmesnika ter praktično nevidni za povprečnega uporabnika in zato dejansko aktualni le za programerje. A na pragu v novo dobo digitalizacije, je čas, da se organizacije globje spoznajo z vlogo in pomenom metapodatkov kot poslovne uporabne vrednosti.

Z dobro strukturo dosežemo pravi potencial metapodatkov

Za boljše razumevanje nam lahko služi metafora trgovine z živili – ko vstopimo vanjo, točno vemo, na katerem oddelku bomo našli katero živilo. Sadja nikoli ne iščemo na oddelku s čistili, testenin ne na oddelku pijač ipd. Podobno strukturo želimo doseči tudi z našimi dokumenti, ki jih lahko s pomočjo uporabe metapodatkov ustrezno umestimo oz. jim določimo njihovo mesto znotraj našega sistema. Tako bodo računi shranjeni na 'oddelku' računov, pogodbe na 'oddelku' pogodb in tako naprej.

Takšna struktura je zelo dobro izhodišče za obdelavo in upravljanje popolnoma vsakega dokumenta, ki ga prejmemo ali sami ustvarimo, z uporabo dodatnih metapodatkov pa njihovo uporabno vrednost še povečamo.

Dokumenti v elektronski obliki so že ob prejemu opremljeni z določenimi metapodatki, mi pa te dopolnimo glede na potrebe oddelka in organizacije. Pri dokumentih v papirni obliki je proces nekoliko daljši, saj jih moramo najprej zajeti v elektronski obliki, nato pa jim določimo za nas najbolj smiselne metapodatke. A tu se naše delo ne konča – zavedati se moramo, da dokument z metapodatki dopolnjujemo ves njegov življenjski cikel.

METAPODATKI V PRAKSI NA PRIMERU PREJETEGA RAČUNA

Zgornjo razlago lahko praktično razložimo s primerom prejetega računa. Ko račun prejmemo, zajamemo njegove osnovne podatke, to pomeni kraj izdaje, znesek, pošiljatelja… Ko račun potuje skozi proces likvidacije, ga opremimo z zelo pomembnimi dodatnimi metapodatki, ki nam povejo, kdo je odgovoren za ta strošek oz. katera pogodba je povezana z dotičnim računom. Ti metapodatki so znotraj podjetja zelo pomembni, saj z njihovo pomočjo račun zelo logično umestimo znotraj organizacije.

Kaj vse nam omogočajo metapodatki pri upravljanju vsebin?

Navajamo nekaj prednosti, ki nam jih pri upravljanju vsebin omogočajo metapodatki:

Vse te funkcionalnosti zagotavlja tudi platforma InDoc Edge, ki uporabnikom omogoča, da želeno informacijo s pomočjo metapodatkov dobijo hitro in preprosto, poleg tega pa znotraj metapodatkovne sheme omogoča tudi dodajanje osebnih podatkov, kar je pomembno predvsem z vidika Uredbe GDPR. Marsikdaj se namreč lahko zgodi, da določen metapodatek vsebuje tudi osebne podatke, zato moramo temu, ko postavljamo metapodatkovno strukturo, nameniti posebno pozornost. (Več o tem sledi v prihodnjem članku.)

Kako se izogniti najpogostejšim pastem pri upravljanju metapodatkov

Ko določamo metapodatke, se je treba zavedati, da vsem tipom dokumentov ne moremo dodeliti istih metapodatkov, saj bi nastal kaos.

Zato je ključno, da že na začetku postavimo jasen klasifikacijski načrt, v katerem opredelimo, katere vrste dokumentov sploh upravljamo, nato pa pri vsakem metapodatku gledati na to, ali nam ta pri iskanju informacij prinaša dodano vrednost ali ne.

Prav nič nam tudi ne pomaga, če dokumentu določimo veliko število različnih metapodatkov, a ti na koncu, ko potrebujemo želene podatke, ne opravijo svoje funkcije. Pri opredeljevanju količine metapodatkov moramo biti zmerni, predvsem pa moramo imeti širšo sliko, kakšno vlogo bodo imeli določeni dokumenti znotraj našega dokumentnega sistema.

Prav pri določanju količine metapodatkov največ podjetij naredi napako. Če dokumentom določimo preveč ali premalo metapodatkov, nam lahko to na koncu bodisi zelo oteži iskanje dokumenta bodisi ustvari popolno elektronsko anarhijo, saj dokumentov nikakor ne moremo najti oz. jih logično strukturirati. Zdrava kmečka pamet naj bo tudi pri določanju metapodatkov vedno ključno vodilo.

Tega se zavedamo tudi v Mikrocopu, zato se na začetku vsakega novega sodelovanja najprej seznanimo s stanjem organizacije – spoznamo, katere vrste dokumentov upravljajo in kakšne so na tem področju njihove glavne potrebe. Tako v vlogi izkušenih 'podatkovnih stevardov' na podlagi specifičnih potreb organizacije definiramo rešitve, ki jim bodo prinesle največ dodane vrednosti. Naša ključna prednost je gotovo v tem, da z agilnim pristopom od teorije hitro preidemo k praksi, saj želimo, da se uporabnik čim hitreje vključi v praktično uporabo vpeljanih rešitev ter se prepriča o njihovi dodani vrednosti v svoji organizaciji.

V tem blogu smo se dotaknili predvsem vloge metapodatkov pri iskanju ustreznih informacij v poplavi dokumentov. Prihodnjič pa bomo osvetlili še en zelo pomemben vidik metapodatkov – in sicer njihova vloga pri zagotavljanju sledljivosti pri uporabi dokumentov, ki je pomembna za dokazovanje revizijskih sledi in zakonske skladnosti poslovanja.

Ne pozabite: če tudi vi želite odpraviti elektronsko anarhijo in razumeti pomen uporabe metapodatkov za upravljanje vsebin, vam v Mikrocopu lahko pomagamo.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Anton Gazvoda je strokovnjak za digitalizacijo poslovanja. Z uvedbo kompleksnih rešitev za upravljanje informacij se ukvarja od leta 2000, izkušnje pa je pridobival na področjih upravljanja dokumentov in procesov. V Mikrocopu podjetjem iz različnih dejavnosti pomaga povečati učinkovitost poslovanja z vpeljavo rešitev za bolj optimalno delo.

Gašper Horvat je poslovni analitik v Mikrocopu, kjer skrbi za digitalizacijo in napredno avtomatizacijo zajema dokumentov in podatkov. Verjame, da je lenoba glavno vodilo razvoja avtomatiziranih rešitev, najbolj pa ga motivirajo izzivi, ki jih prinaša optimizacija poslovnih procesov in delovnih tokov v Mikrocopu in pri strankah.