Uredimo informacijski kaos sodobnosti z digitalno pisarno

Ko govorimo o digitalni pisarni, imamo v mislih uporabo tehnologije za bistveno izboljšanje naše učinkovitosti in uspešnosti pri delu. Da bi to dosegli, moramo praviloma prilagoditi in digitalizirati poslovne procese ter osvojiti veščine in znanja za novo digitalno stvarnost.

Digitalna pisarna je pred vrati – le odpreti jih moramo

V Mikrocopu opažamo, da veliko podjetij še vedno ni uvedlo rešitev za celovito upravljanje dokumentov in procesov. To se je jasno pokazalo tudi pri korona krizi, ko so bili številni zaposleni primorani delati od doma. Pojavili so se številni izzivi, ki so jih zaposleni morali reševati, kakor so vedeli in znali. Različne verzije dokumentov so si izmenjevali po elektronski pošti in danes marsikdo ne ve več, katera različica je prava, za marsikatera opravila pa so lahko le ugibali, v kateri fazi so.

Če bi imelo podjetje že vzpostavljeno rešitev za digitalno upravljanje z dokumenti in procesi, do takih situacij ne bi prišlo. Delo bi teklo nemoteno in hitreje, zaposleni pa sploh ne bi imeli občutka, da delajo na daljavo, saj bi jim bile na voljo vse informacije, ki jih pri svojem delu potrebujejo, takrat, ko jih potrebujejo.

Prav zajem dokumentov je pogosto prvi korak, ki ga podjetje stori, ko stopi na pot brezpapirnega poslovanja. Digitalizacija dokumentov poveča njihovo vrednost, saj uporabne poslovne informacije postanejo dostopne na klik. To odpre tudi številne priložnosti za informatizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov, zaposleni pa se lahko namesto z rutinskim in ponavljajočim se delom ukvarjajo z nalogami, ki dodajajo vrednost in povečujejo zadovoljstvo.

Ključne koristi digitalne pisarne

Digitalizirano upravljanje informacij omogoči večjo preglednost poslovanja, kar kot logično posledico prinese boljšo delovno učinkovitost. Povečata se tudi varnost in nadzor nad informacijami. Sistemi za digitalno poslovanje, kakršna je tudi platforma InDoc EDGE za upravljanje informacij, namreč onemogočajo, da bi prišlo do izgube, izbrisa ali kakršnekoli druge zlorabe dokumenta. Vsi koraki, ki so bili v zvezi z določenim dokumentom narejeni, se beležijo. Tako so vsi, ki so pooblaščeni za upravljanje z določenimi tipi dokumentov, seznanjeni, kdo je naredil določeno spremembo in kdaj.

To je še posebej pomembno, ko imamo opravka z dokumenti, ki vsebujejo zaupne ali osebne podatke. Vemo, kakšen izziv je zagotoviti zakonsko skladnost v papirnem svetu, v digitalnem pa je z uporabo primernega orodja za upravljanje informacij to precej lažje. Sistem za upravljanje dokumentov omogoča nastavitve, s katerimi omejimo dostop do dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke. Tako so ti na voljo le določenemu številu zaposlenih, poleg tega pa mora vsak od njih, ko želi dostopati do dokumenta in če podjetje to zahteva, navesti, zakaj želi do njega dostopati, ta izjava pa se seveda zabeleži v zgodovino vpogledov. Tako se popolnoma izognemo vsem oblikam zlorab in poskrbimo za zakonsko skladnost.

Učinkovita platforma za upravljanje informacij uporabniku omogoči, da do dokumentov v elektronski obliki dostopa praktično od koderkoli, zato zaposleni nimajo več potrebe po tiskanju ali kopiranju dokumentov. Poleg tega je bistveno lažje tudi iskanje dokumentov, saj želeno informacijo iščemo po vsebini in opisnih ali t. i. metapodatkih, s katerimi že ob nastanku opremimo čisto vsak dokument. Pri vhodnih računih določimo en nabor metapodatkov, na primer dobavitelja, vrednost, datum plačila in podobno, pri prejeti pošti pa izberemo druge. Poleg poenostavitve iskanja nam to omogoči tudi dodatne poljubne preglede dokumentov in s tem večjo preglednost.

Pomembna korist digitalne pisarne, ki jo pogosto spregledamo, je tudi boljše sodelovanje sodelavcev. Vsi vemo, kako zamudno je, ko si sodelavci med sabo po elektronski pošti prepošiljajo nove in nove različice določenega dokumenta. To je zelo neučinkovito in časovno zamudno, v večjih podjetjih iskanju informacij namenjajo tudi do tretjino delovnega časa zaposlenih. Če imamo vzpostavljen učinkovit sistem za upravljanje poslovne dokumentacije, je urejanje in usklajevanje dokumenta lažje, preprostejše in časovno veliko bolj učinkovito.

Končno, ne pozabimo na vidik trajnostnosti. Digitalizacija poslovanja v sebi nosi velik potencial, ne le z vidika optimizacije procesov in bolj učinkovitega poslovanja, ampak tudi z vidika zmanjšanja okoljske obremenitve. Z nekaj truda in preudarnosti lahko poslujemo digitalno in trajnostno hkrati, digitalna pisarna pa lahko k temu pomembno prispeva. Pomislimo samo na količino dokumentov v papirni obliki, po nekaterih ocenah skoraj polovica, ki konec dneva konča v smeteh.

Od distribucije pošte in likvidacije računov do bolj zahtevnih opravil

V Mikrocopu smo za potrebe digitalizacije poslovanja razvili platformo InDoc EDGE za upravljanje informacij, ki združuje zajem informacij, upravljanje dokumentov in poslovnih procesov z e-podpisovanjem in dolgoročno e-hrambo. Z njeno pomočjo lahko podjetje reši številne izzive – od distribucije prejete pošte ali likvidacije vhodnih računov do bolj zahtevnih opravil. Gre za zmogljivo orodje, ki privzeto omogoča skladnost na področjih varstva osebnih podatkov in dolgoročne e-hrambe dokumentov, visoko raven informacijske varnosti in lažje upravljanje poslovnih tveganj. Uporabniki lahko platformo uporabljajo kot storitev v oblaku ali samostojno rešitev na svoji lokaciji.

InDoc EDGE upravljanju dokumentov v elektronski obliki prinaša novo dimenzijo. Ne gre le za pregled nad dokumenti, uporabniki lahko te povsem varno tudi delijo med sabo in z drugimi prejemniki, tudi izven podjetja, jih urejajo in komentirajo, sproti so obveščeni o spremembah, želeno informacijo lahko najdejo glede na vsebino ali že omenjene meta podatke. Prav tako je lažja tudi sledljivost dokumentov, urejeno upravljanje z dokumenti v elektronski obliki nam omogoča boljšo odzivnost in zadovoljstvo sodelavcev, hkrati pa zmanjšuje poslovna tveganja.

Poti do cilja je več. In prav tako je tudi pri digitalizaciji pisarne in vzpostavljanju sistema za boljše in učinkovitejše upravljanje z dokumenti. Zagotovo si vsak, ki je vpet v pisarniško delovno okolje, želi, da bi lahko delovne naloge opravil hitreje in bolj učinkovito, imel boljši nadzor nad svojim delom ter lažje sodeloval s svojimi sodelavci. In s pravo rešitvijo je mogoče imeti vse to.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Anton Gazvoda je strokovnjak za digitalizacijo poslovanja. Z uvedbo kompleksnih rešitev za upravljanje informacij se ukvarja od leta 2000, izkušnje pa je pridobival na področjih upravljanja dokumentov in procesov. V Mikrocopu podjetjem iz različnih dejavnosti pomaga povečati učinkovitost poslovanja z vpeljavo rešitev za bolj optimalno delo.