Zaupnih informacij ne delimo kar tako

V digitalnem svetu je za ohranjanje zaupanja potrebna ustrezno visoka raven informacijske varnosti. Zanimivo je, kako hitro na to pozabimo ob vsakdanjih opravilih, kot je deljenje dokumentov s strankami, poslovnimi partnerji ali sodelavci. Takrat pogosto uporabimo najpriročnejšo, žal pa tudi precej tvegano pot izmenjave zaupnih informacij – elektronsko pošto.

Najpriročnejša pot ni tudi najvarnejša

Komunikacija elektronske pošte privzeto poteka po nešifrirani poti. Obstaja strah, da bi našo e-pošto kdo prestregel ali vanjo vpogledal, sami pa tega ne bi zaznali. Težave imamo tudi, ko želimo naslovniku poslati večjo datoteko ali pa je ta v zapisu, ki ga e-poštni strežniki prepoznajo kot potencialno škodljivega. Del teh omejitev lahko presežemo s stiskanjem dokumentov v arhivsko datoteko in zaščito z geslom, vendar s tem vplivamo na uporabnost elektronske pošte.

Pozor, ko delimo osebne podatke

Kakšne alternative pa imamo v svetu elektronskega poslovanja? Dokumente in druge datoteke lahko izmenjamo prek namenskih, delno pogosto tudi brezplačnih spletnih storitev za deljenje datotek ali vsebin. Čeprav v tem primeru težav z velikostjo praviloma ne bomo imeli, storitve pa so tudi do uporabnikov prijazne, se bomo izpostavili novim, neznanim tveganjem.

Nikoli se ne vprašamo, koliko časa bo ponudnik storitve naše informacije hranil, kje in kako bodo hranjene, bo imela do njih dostop tudi nepooblaščena oseba? Uporaba postane še nevarnejša, če naši dokumenti vsebujejo tudi osebne podatke (ti pa se danes pojavljajo v vseh ključnih poslovnih procesih in dokumentih, ki nastanejo med njihovim izvajanjem), vprašljiva lahko postane tudi skladnost našega poslovanja.

Izmenjava dokumentov je lahko varna, učinkovita in uporabna

Navedene izzive lahko bolje rešimo, če dokumente delimo neposredno iz dokumentnega sistema. V Mikrocopu varno deljenje dokumentov s prejemniki znotraj in izven podjetja omogočamo prek platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij. Dokument, ki ga želimo deliti, preprosto izberemo (ali naložimo), vnesemo prejemnikov elektronski naslov, namen deljenja, geslo in rok veljavnosti dovoljenja za vpogled v dokument. Vsak prejemnik prejme unikatno povezavo do dokumenta in geslo po ločenih poteh, dokument pa je dostopen le v izbranem časovnem obdobju. Dostop do dokumenta s strani prejemnika je nadzorovan in skupaj z razlogom vpogleda zabeležen v revizijski sledi. Tako v vsakem trenutku vemo, kdo je s kom, kdaj in s kakšnim namenom delil dokument.

Z izmenjavo dokumentov prek dokumentnega sistema:

• dosežemo višjo raven informacijske varnosti,
• ohranimo skladnost poslovanja in
• učinkovito presežemo omejitve drugih načinov deljenja informacij. 

Ne smemo pa pozabiti, da vzpostavitev nove komunikacijske poti prinaša tudi tveganja, na primer možnost izrabe za phishing napad. A to so tveganja, s katerimi upravljamo že danes. Verjamemo, da koristi varne in uporabne izmenjave informacij pretehtajo, še posebno, če upoštevamo tudi potencial dvosmernega deljenja in hkratnega soustvarjanja vsebin s strankami, partnerji in sodelavci v zaupanja vrednem okolju.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Ivo Vasev je produktni vodja platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij v Mikrocopu. Zavzeto ustvarja na preseku različnih poslovnih področij in informacijske tehnologije, kjer išče odgovore na izzive digitalne preobrazbe. Posebno pozornost namenja izkušnji strank in novim načinom za realizacijo digitalnega potenciala podjetij.