Več informacijske varnosti ali boljša uporabniška izkušnja?

Zajem dokumentov v dokumentni sistem je eden prvih korakov digitalizacije poslovanja, ta se običajno začne s skeniranjem papirnih dokumentov. Dokumente, ki nastajajo v elektronski obliki, praviloma zajemamo pri viru ali pa jih uvažamo naknadno.

Pri tem se pojavlja ključno vprašanje, kako čim bolj poenostaviti zajem in uporabnikom olajšati začetek dela. Zato je dokumentni sistem InDoc EDGE brez vmesnih nevarnih odlagališč povezan neposredno z izvornimi informacijskimi sistemi (npr. ERP ali CRM). Za vsak dokument InDoc EDGE izvornemu informacijskemu sistemu takoj po prevzemu vrne zgoščeno vrednost (SHA) prevzete vsebine.

Ko je dokument v dokumentnem sistemu, je dostop do njega preprosto opravilo (če je ustrezno klasificiran in opremljen, seveda). Težava lahko nastane pri veliki količini različnih vrst dokumentov, kot so pogodbe, računi, naročilnice itd. Z ustreznim svetovanjem pri vzpostavitvi upravljanja z velikimi količinami različnih vrst dokumentov in z naprednim iskanjem v InDoc EDGE se dostop do pravih informacij močno skrajša.

Po drugi strani pa vsi uporabniki pogosto ne smejo imeti dostopa do vseh dokumentov. Še posebej občutljivi so dokumenti z osebnimi podatki. InDoc EDGE zagotavlja različne ravni dostopov do dokumentov in beleženje dostopov v revizijski sledi. Poleg tega omogoča tudi možnost zahteve po vpisu obveznega razloga za vpogled v vsebino dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke.

Včasih moramo zaupne dokumente deliti s tretjimi osebami izven našega podjetja. Z vidika informacijske varnosti deljenje dokumentov predstavlja veliko tveganje, saj lahko pride do zlorabe, če jih prestreže nepooblaščena oseba. Pogosto za izmenjavo uporabljamo elektronsko pošto, ki zaradi omejitev velikosti predstavlja še dodatno težavo pri deljenju večjih datotek.

Da bi se izognili zgornjim težavam, smo omogočili nadzorovano deljenje dokumentov neposredno iz dokumentnega sistema InDoc EDGE. Dokument, ki ga želimo deliti, preprosto izberemo, vnesemo prejemnikov elektronski naslov, namen deljenja, geslo in rok veljavnosti dovoljenja za vpogled v dokument. Prejemnik prejme povezavo do dokumenta in geslo po ločenih poteh, dokument pa je dostopen le omejeno časovno obdobje. Dostop do dokumenta in razlog vpogleda v dokument s strani prejemnika je nadzorovan in zabeležen v revizijski sledi.

Ko dokumenta ne potrebujemo več vsak dan, ga prestavimo v elektronsko hrambo. Dolgoročnost hrambe prinaša nove izzive na področju uporabnosti in varnosti. Dokument bomo hranili deset, 30 ali celo 50 let. V tem času moramo zagotavljati njegovo dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost.

Vsi dokumenti, ki vstopajo v InDoc EDGE, so zato najprej pretvorjeni v format, primeren za dolgoročno hrambo, nato pa samodejno digitalno podpisani in časovno žigosani. InDoc EDGE časovne žige redno obnavlja. S tem omogoča odgovor na vprašanje o veljavnosti digitalnega potrdila v času podpisa dokumenta. Po drugi strani redno digitalno podpisovanje dokumenta z vedno novimi, izboljšanimi kriptografskimi algoritmi zmanjšuje tveganja zaradi hitrega razvoja metod in zmogljivosti za dešifriranje.