Zavedanje visoko, izvedba zaostaja // Raziskava o digitalizaciji v slovenskih HR oddelkih

Kako pa kaj HR pri vas?

Pomen kadrovskega oddelka v podjetjih je vsako leto večji - od nekdaj podporne administrativne funkcije se je HR v zadnjih nekaj letih razvil v ključno poslovno funkcijo, katere rezultati neposredno vplivajo na uspeh poslovanja. Če seštejemo dva plus dva, le zadovoljni zaposleni dajejo dobre rezultate. In glavno nalogo skrbi za zaposlene ima kadrovska služba.

Vsi vemo tudi, da sta zadnji dve leti na področju poslovanja zaradi različnih okoliščin na trgu prinesli ogromne spremembe, tako v načinu poslovanja kot v uporabi tehnologije. Upam si trditi, da so podjetja, ki na področju digitalizacije poslovanja še niso naredila ničesar, že velik korak za konkurenco in jih z vsakim zamujenim dnem čaka težji preboj med najboljše.

Deloittovo poročilo o trendih človeškega kapitala za leto 2017 navaja: "Gre za kadrovske ekipe, ki se lotijo dvojnega izziva: preoblikovanja kadrovskih operacij na eni strani ter preoblikovanja delovne sile in načina dela na drugi strani."

Zato nas je v Mikrocopu zanimalo, kako v slovenskih podjetjih sledijo poslovnim zahtevam in tehnološkim trendom na področju kadrovanja in v kakšni meri so se podali na pot digitalne preobrazbe.

V ta namen smo v mesecu marcu 2023 izvedli empirično raziskavo med 104 slovenskimi podjetji različnih velikosti in panog. Želeli smo dobiti kar najbolj reprezentativne podatke o optimiziranosti, avtomatiziranosti in digitaliziranosti kadrovskih oddelkov s poudarkom na delu z dokumenti.

Med drugim nas je zanimalo, v katerih fazah digitalizacije so podjetja, na katera področja v podjetju digitalizacija vpliva, kolikšen vpliv ima pri uvajanju digitalne kulture kadrovska služba, v kakšni meri so kadrovski procesi digitalizirani, katere tehnologije uporabljajo, v kolikšni meri poslujejo še papirno in kako ocenjujejo pomen uvedbe digitalizacije v HR oddelkih.

Med sodelujočimi je bilo 74 % anketirancev iz zasebnega sektorja, 23 % iz javnega sektorja, ostali pa so se opredelili kot gospodarske družbe, javno podjetje in podjetje s posebnim statusom.

Kar 27 % anketirancev dela v podjetjih z več kot 5000 zaposlenimi, 31 % v podjetjih, kjer je zaposlenih med 101 in 500, 21 % jih prihaja iz podjetij, kjer je zaposlenih od 50 do 100 ljudi, in enak delež, torej 21 % iz podjetij, kjer je manj kot 50 zaposlenih.

Kaj pravi trg (rezultati)

#1

Digitalna preobrazba zahteva celosten pristop, ne le zrcaljenje stanja v elektronsko obliko, ampak optimizacijo procesov. Organizacija najprej določi jasno vizijo in strategijo, identificira ključna področja, ki jih želi preoblikovati, in postavi cilje, ki jih želi doseči. Seveda brez podpore vodstva in dobrega projektnega vodenja ne gre.

V podjetjih vodenje digitalizacijskih projektov in celostne preobrazbe vodijo različni profili. Raziskava je pokazala, da v kar 29 % podjetjih nimajo določene osebe za digitalno preobrazbo. V četrtini podjetij je za to odgovoren direktor, sledi vodja IT v 18 %.

15 % anketirancev pa je odgovorilo, da imajo v podjetjih določenega vodjo digitalizacije.

#2

V 2022 je 35 % podjetij z 10 ali več zaposlenimi in samozaposlenimi izkazovalo nizek digitalni indeks. 20 % jih ima v sistematizaciji za vsako delovno mesto določeno, katere digitalne veščine so potrebne zanj. Leta 2021 jih je 29 % nudilo izobraževanje o uporabi IKT. (Vir: SURS)

Naša raziskava je pokazala, da je v kar 67 % anketiranih podjetij digitalna preobrazba že v teku, medtem ko 20 % podjetij z digitalizacijo še ni pričelo in jo planirajo v prihodnjih letih.

11 % anketiranih meni, da je njihovo podjetje digitalno preobrazbo že izvedlo, najbolj presenetljiv pa je odgovor nekaterih, da digitalizacije sploh ne načrtujejo.

#3

Digitalna preobrazba vpliva na različna področja v podjetju - na celoten poslovni model, na posamične poslovne procese, način komunikacije in sodelovanja v podjetju, povezavo s partnerji in izkušnjo strank.

Zanimalo nas je, na katero organizacijsko področje digitalna preobrazba najbolj vpliva in kar 29 % anketiranih meni, da bo v kadrovski službi največ sprememb. Sledita računovodstvo in proizvodnja s 14 % in splošne zadeve z 11 %.

#4

Na vprašanje Kako kadrovska služba pripomore k uvajanju digitalne kulture v podjetje smo želeli izvedeti, ali se anketirani strinjajo s predpostavko, da je kadrovska služba ključna pri zagotavljanju ustreznih kadrov, kompetenc in kulture, ki podpirajo digitalno preobrazbo.

#5

Raziskava je pokazala, da kar 74 % anketiranih dela tudi na daljavo, 7 % le v izjemnih primerih, 19 % pa jih na daljavo sploh ne dela.

#6

Pri izpostavitvi izzivov, s katerimi se srečujejo sodobni kadroviki, je kar 34 % anketiranih odgovorilo, da so kadrovski procesi predolgi, ker pogodbe podpisujejo ročno. 28 % jih meni, da neavtomatizirani kadrovski procesi povzročajo zamude pri opravljanju nalog, 17 % vprašanih meni, da delo na daljavo otežuje sodelovanje in pri kar 13 % dokumenti še vedno potujejo po nezavarovanih poteh. Del anketiranih (8 %) ima še vedno težave z iskanjem dokumentov.

#7

V kadrovskih službah uporabljajo različne rešitve in orodja za svoje delo. Po naši raziskavi jih skoraj slaba polovica uporablja celovite rešitve za izmenjavo, podpisovanje, deljenje in hrambo kadrovskih dokumentov ali HRM sistem, prav tako jih že skoraj polovica dokumente hrani v dokumentnem sistemu. Le 12 % jih ne uporablja nobenega digitalnega orodja ali pa uporabljajo kaj drugega. Tudi za komunikacijo jih že skoraj 80 % uporablja tako ali drugačno komunikacijsko orodje.

#8

Ugotoviti smo želeli, katere kadrovske dokumente v slovenskih podjetjih še tiskajo. V največji meri se tiskanju izognejo pri obvestilih o dopustu, takih je kar 62 %, zapis o razvojnem pogovoru je tudi v veliki meri elektronski, saj skoraj polovica vprašanih teh dokumentov ne tiska. 40 % vprašanih je povedalo, da oceno redne delovne uspešnosti ne tiskajo, 35 % pa ne tiska ocene kompetenc. Okrog tretjina jih ne tiska evidenčnih listov za preverjanje izpolnjevanja kriterijev za napredovanje v višji plačni razred, niti ocenjevalnih listov. Malo drugače je pri dokumentih, vezanih na delovno razmerje. Tukaj so deleži manjši, kar pomeni, da le približno petina podjetij ne tiska pogodb, aneksov o zaposlitvi ter sklepov o prenehanju delovnega razmerja.

#9

Na vprašanje v kolikšnem delu je celotno poslovanje HR oddelka že digitalizirano, smo ugotovili, da je delež takih, ki so v celoti digitalizirali kadrovsko službo, izredno majhen, le 4 %. Približno polovica HR oddelkov pri nas je polovično ali v večini digitaliziranih (47%) in preostala skorajšnja polovica jih v večini ali v celoti še vse dela na papirju (49 %).

#10

Kako pomembna je varnost kadrovskih dokumentov pri digitalizaciji smo spraševali, saj večina kadrovske dokumentacije vsebuje osebne podatke. Anketirani so ocenjevali pomembnost varnosti dokumentacije z ocenami od 1- 10 pri čemer 1 pomeni nepomembno, 10 pa zelo pomembno.

Pa svetovne raziskave?

Kljub polnemu razmahu digitalizacije poslovanja velik del podjetij še vedno posluje večinoma ali deloma papirno. Eden od razlogov, da je tako, je zagotovo zakonski vidik, saj v nekaterih poslovnih panogah ali teritorijih še vedno veljajo pravila in predpisi, ki zahtevajo fizično hrambo papirnih dokumentov za določeno obdobje. Zagotovo je eden od razlogov tudi nezaupanje in tveganje, ki je povezano z informacijsko varnostjo ter prepričanje, da je papirno poslovanje varnejše. A dejstvo je, da je upravljanje dokumentov v papirni obliki zahtevnejše in da zanj potrebujemo veliko več časa. Po raziskavi FinancesOnline iz leta 2021 je bilo ugotovljeno, da je zaradi težav dela z dokumenti učinkovitost zaposlenih za 21 % manjša. Ista raziskava navaja, da s pravo rešitvijo zaposleni prihranijo 4 ure tedensko pri iskanju dokumentov.

Deljenje kadrovskih dokumentov poteka v podjetjih na različne načine, tako znotraj kot izven podjetja in z različnimi, ne vedno varnimi orodji (e-pošta, aplikacije za izmenjavo in prenose datotek). Raziskava TehRepublic iz leta 2022 je pokazala, da kar 2/3 zaposlenih izmenjuje službene vsebine na le pogojno varne načine.

Kadrovska služba je z vključenostjo v različne poslovne procese, v procese digitalizacije, uvajanje digitalne kulture, velik del gonilne sile v podjetju. Po raziskavi PwC iz leta 2020 (Challenges and opportunities for Middle East companies) 55 % vprašanih meni, da se največji prispevek kadrovske službe k digitalni transformaciji skriva v digitalizaciji kadrovskih procesov. 48 % vprašanih meni, da bo v prihodnje pričakovano, da kadrovska funkcija podpira digitalno preobrazbo celotne organizacije s spodbujanjem sprememb v kulturi in miselnosti podjetja. Poleg tega jih 64 % meni, da bi se moral HR razviti v razvijalca talentov ali vodjo sprememb v organizaciji.

Digitalizacija kadrovskih dokumentov z uporabo ustrezne rešitve prinaša številne prednosti: večja učinkovitost, boljša sledljivost, zmanjšanje administrativnih bremen, skladnost z zakonodajo in izboljšanje delovnih procesov v kadrovskih oddelkih. Organizacije, ki izvajajo digitalizacijo kadrovskih dokumentov, imajo večjo zmožnost učinkovitega upravljanja zaposlenih ter hitrejšega in boljšega odzivanja na njihove potrebe.

Kam naprej?

Skozi raziskavo sem ugotovila, da je večina anketiranih naklonjena digitalizaciji, kar je skladno z mojim izkušnjami na trgu. Velik del podjetij je tako ali drugače nekako že vpeto v digitalizacijo, ki ima po večini pozitivne učinke, predvsem velik vpliv tudi na način dela v kadrovskih službah in na samo vsebino dela kadrovskih služb, saj nastopajo kot ustvarjalci novodobne digitalizacijske kulture, po drugi strani pa morajo skozi digitalizacijo optimizirati svoje lastno delovanje.

HR službe postajajo izredno fleksibilne, z digitalnimi orodji uvajajo tudi delo od doma, kar vpliva tudi na trajnostni vidik poslovanja. Zavedanje o pomenu varne izmenjave dokumentov in digitalizacije postopkov je na visokem nivoju, a vseeno še vedno precejšnji del kadrovskih služb ne uporablja varnih rešitev za delo z dokumenti in še vedno kar precejšnji del posluje papirno.

Rezultate vsekakor interpretiram spodbudno, napredek v digitalni preobrazbi je viden le, ko prave tehnološke rešitve podpira močna digitalna miselnost in podpora. Poleg učinkovitejšega dela, krajšega časa izvedbe, agilnosti pri delu, varnosti informacij in zmanjšanega tveganja digitalizacija podpira tudi trajnostni vidik poslovanja.

HR služba je v fazi transformacije že po naravi dela. Zavedanje pomena digitalnega prilagajanja novodobnim delovnim smernicam, je velika. Ali smo tudi z izvedbo tako daleč? Ne, vsekakor ne, je pa to velika priložnost za izboljšavo in korak naprej na poti digitalne transformacije. In kje bolje spodbujati digitalno miselnost, kot ravno v oddelku, ki ima največji vpliv na zaposlene?

Navijam za inovativne, digitalizirane in zanesljive kadrovske oddelke, ki so in bodo v koraku s sodobnimi tehnološkimi trendi zato, da bodo imeli od tega nekaj vsi – kadroviki, zaposleni in podjetje.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Nataša Centa je strokovnjakinja za digitalizacijo poslovanja s poudarkom na kadrovskih procesih. Njeno izčrpno znanje upravljanja kadrov dopolnjujejo večletne izkušnje s področja vpeljave sodobnih IT rešitev v podjetja v času digitalizacije in svetovanja s področja različnih kadrovskih IT rešitev. Uspešno povezuje ključne člane ekip izvajalca in naročnika z motom: »Skupaj zmoremo vse«.