Optimizacija poslovnih procesov je pogoj za digitalno poslovanje

Upravljanje procesov dodaja vrednost poslovanju

Sliši se odlično, vendar lahko to dosežemo le, če smo se pripravljeni spremeniti. Pogosto je težava banalna: stare navade. Zakaj bi spreminjali nekaj, kar deluje, je že usklajeno s predpisi in našim zaposlenim omogoča učinkovito delo? Posledično pogosto premalo vlagamo v snovanje izboljšav. A ravnanje, ki je bilo smiselno ali edino možno v svetu papirnih dokumentov, lahko v digitalnem svetu pogosto zapeljemo drugače, bolj prijazno do uporabnikov in bolj učinkovito z vidika uspešnega poslovanja.

Lep primer tovrstne optimizacije je upravljanje pogodb. Še vedno marsikje usklajevanje vsebine z deležniki v podjetju in poslovnimi partnerji poteka po e-pošti, udeleženci procesa pogosto ne vejo, katera različica je aktualna, brez sledenja spremembam ni jasno njihovo avtorstvo, končno različico je potrebno natisniti, podpisati in po pošti poslati drugim pogodbenim strankam, nato pa zagotoviti ustrezno dostopnost pogodbe v času njenega izvajanja (na primer v procesu likvidacije računov) in na koncu še poskrbeti za ustrezno hrambo.

Podjetja se pri tem pogosto srečujejo z omejeno sledljivostjo in tveganjem razkritja zaupnih informacij. Optimizacija procesa predvideva sledljiv pregled pogodbe in sodelovanje deležnikov pri usklajevanju vsebine v varnem okolju dokumentnega sistema, ustrezno upravljanje različic pogodbe, elektronsko podpisovanje in varno deljenje s poslovnimi partnerji, povezljivost z drugimi procesi in dokumenti, ob izteku veljavnosti pogodbe pa njeno varno in skladno e-hrambo.

Digitalna zrelost nam omogoča učinkovitejše snovanje izboljšav

Preden se odločimo za digitalizacijo procesa in morebiti izberemo ponudnika, ki bi nam pri tem lahko pomagal, je priporočljivo, da zberemo potrebe in pričakovanja, jih analiziramo s ključnimi deležniki in pripravimo idejno zasnovo izboljšav procesa. Priporočljivo je, da snovanje izboljšav izvedemo še preden pristopimo k njihovi digitalizaciji. V nasprotnem primeru se veliko dela podvaja, posledično pa je lahko ogrožena tudi izvedljivost digitalizacije v zadanih okvirih. Če je to sprejemljivo, je koristno, da izbranega ponudnika vključimo že v tej fazi.

Pri digitalizaciji poslovanja je velik poudarek na povezljivosti z drugimi informacijskimi sistemi in storitvami, kar posledično omogoči tudi avtomatizacijo izvajanja in s tem zmanjšanje števila napak pri izvajanju procesa.

Preden pa se lotimo izvajanja in upravljanja novega digitalnega procesa v praksi, moramo zagotoviti izobraževanje ključnih uporabnikov. Po izkušnjah je najpomembnejši korak k uspešni uvedbi sprememb pravočasno komuniciranje, vključevanje in izobraževanje uporabnikov.

Še en korak, ki ga pogosto preskočimo, je spremljanje izvajanja novega procesa. To nam omogoča, da pravočasno zaznamo odstopanja od začrtanih ciljev in procese sproti optimiziramo.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Peter Mušič je poslovni analitik in vodja projektov, ki idejne zasnove uspešno optimizira, digitalizira in avtomatizira v InDoc EDGE. Pomaga in izobražuje partnerje in stranke Mikrocopa, kako realizirati potencial digitalizacije. Je timski igralec, ki uživa v vedno novih izzivih digitalizacije poslovnih procesov strank.