Digitalna preobrazba se začne z digitalizacijo vložišča

Digitalizacija vložišča je najprimernejši prvi korak na poti v brezpapirno poslovanje, saj tako papir ustavimo že na vhodu v podjetje. Gre za proces, pri katerem prejeto pošto najprej optično zajamemo in ustrezno klasificiramo, nato pa v digitalni obliki dostavimo ustreznemu naslovniku.

Papirno poslovanje je dražje od digitalnega

Je večja stroškovna učinkovitost brezpapirnega poslovanja zgolj floskula? Po naših izkušnjah sodeč – ni. Delo s papirjem namreč podaljšuje izvajanje poslovnih procesov, zmanjšuje njihovo preglednost in sledljivost, posledično pa omejuje naše zmožnosti hitrega prilagajanja pričakovanjem strank in partnerjem ali spremenjenim razmeram na trgu. 

Poslovni procesi se zdaj lahko prožijo samodejno, zahvaljujoč revizijski sledi pa sta zagotovljena tudi sledljivost in nadzor nad dokumenti. Znižamo materialne stroške, fotokopiranje dokumentov ni več potrebno, izognemo pa se tudi težavam in zadregam, ki izvirajo iz založenih ali izgubljenih dokumentov.

Posledično tako povečamo tudi zadovoljstvo naših zaposlenih, saj imajo nad procesi, v katerih sodelujejo, celovit pregled. Z zmanjšanjem rutinskih opravil na najmanjšo možno mero se lažje osredotočijo na naloge, ki so bistvene za naše poslovanje.

Digitalizacije vložišča se lotimo celovito

Pri digitalizaciji vložišča moramo zajeti celoten proces obdelave vhodne in izhodne pošte:

• sprejem papirne pošte in primarno razvrščanje,
• sprejem oziroma uvoz pošte v elektronski obliki,
• digitalizacijo oz. skeniranje dokumentov,
• zajem podatkov in njihovo klasifikacijo,
• dodelitev v delo ali sprožitev poslovnega procesa,
• arhiviranje ter evidenco izhodne pošte.

V praksi lahko vidimo različne načine digitalizacije vložišč, praviloma pa prevladujeta dva:

#1 Interna digitalizacija pošte

Nekatera podjetja interno izvajajo prevzem in digitalizacijo prejete pošte, dodeljevanje pošte v delo, morebitno proženje poslovnih procesov in arhiviranje pa izvajajo v programskih rešitvah v oblaku ali lokalno na svoji lokaciji. Model je primeren za manjša podjetja in tiste organizacije, ki prejmejo do sto pošiljk dnevno.

#2 Zunanja digitalizacije pošte

Večja podjetja pa se praviloma odločajo, da vložišče v celoti predajo zunanjemu ponudniku, saj gre za cenovno najučinkovitejšo rešitev, če prejemamo vsaj sto pošiljk dnevno (med temi veliko število različnih tipov dokumentov ali večjo količino istovrstnih dokumentov, ki so še posebej primerni za strojni zajem podatkov).

S tehnologijo in strokovnostjo nad papir in neučinkovitost

Za doseganje vseh prednosti, ki jih digitalizirano vložišče ponuja, je ključna uporaba primerne strojne in programske opreme, ki inteligentno zajema pošiljke, jih avtomatsko opremi s številnimi metapodatki ter se ob svojem delu strojno uči in tako nenehno izboljšuje.

Proces moramo zastaviti premišljeno, da se izognemo pastem napačne ali preveč podrobne klasifikacije. Ravno tako ne smemo pozabiti na informacijsko varnost in skladnost poslovanja, saj pošta pogosto vsebuje izjemno občutljive osebne in poslovne podatke.

Tovrstnim izzivom se lahko povsem izognemo, če svoje vložišče v celoti predamo v zunanje upravljanje zaupanja vrednemu ponudniku. V tem primeru ne potrebujemo zaposlenih, namenskih prostorov ter programske in strojne opreme za obdelavo dokumentacije. Čas obdelave posameznega dokumenta je lahko tudi bistveno krajši, saj vsa dela namesto nas izvajajo specializirani strokovnjaki.

Kljub temu pa bodimo zelo previdni pri izbiri zunanjega ponudnika, saj mu bomo zaupali svojo poslovno občutljivo dokumentacijo. Povprašajmo po dokazljivih izkušnjah z digitalizacijo vložišč in pazljivo preverimo navedene reference, k večjemu zaupanju pa zagotovo prispeva tudi uporaba certificiranih rešitev in storitev, ki privzeto omogočajo zakonsko skladnost digitaliziranih dokumentov.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Miha Škrabar je tehnološki koordinator, ki s strokovno in predano ekipo sodelavcev dnevno rešuje izzive digitalizacije, zajema in distribucije dokumentov in podatkov ter urejanja in hrambe fizičnega gradiva. Verjame v nenehno učenje in proaktivno sledi poslanstvu Mikrocopa, da digitaliziramo poslovanje.