Ali pričakujemo preveč od brezpapirnega poslovanja?
Ponudniki rešitev za brezpapirno poslovanje obljubljajo znižanje stroškov, povečanje učinkovitosti in zagotavljanje skladnosti poslovanja. Pa lahko te obljube tudi izpolnijo?
Digitalizacija poslovanja nam omogoča doseganje konkurenčnih prednosti, če se je načrtno lotimo. Z njo se sicer tako ali drugače srečujemo vsi, saj to od nas pričakujejo naše stranke, ki že poslujejo elektronsko, poslovni partnerji, ki izdajajo naročilnice in račune v elektronski obliki, in državne institucije, ki vedno bolj spodbujajo brezpapirno poslovanje.
Obenem pa se papirju ne moremo v celoti odreči, saj najverjetneje še ne poslujejo vsi brezpapirno. Rezultat je kombinacija dokumentov v papirni obliki, praviloma razpršenih na različnih lokacijah ali poslovnih enotah, in elektronskih dokumentov v različnih informacijskih sistemih.
Nižji stroški poslovanja
Prvi korak k brezpapirnemu poslovanju zato pogosto naredimo prav na področju upravljanja dokumentov. Digitalizacija dokumentov poveča njihovo vrednost, omogoča bolj učinkovito upravljanje in odpira priložnosti za informatizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov.
Poleg izhodiščne digitalizacije dokumentov je pomemben tudi zajem podatkov s teh dokumentov. Z avtomatizacijo tega zaposlene razbremenimo rutinskih ponavljajočih del in jih preusmerimo k opravilom, ki dodajajo vrednost, obenem pa prepolovimo stroške vnosa v svoje informacijske sisteme in zmanjšamo možnosti napak.
Zajem dokumentov
- Doda vrednost dokumentom
- Poveča učinkovitost upravljanja informacij
- Odpira priložnosti za avtomatizacijo
Večja učinkovitost poslovanja
Upravljanje papirnih dokumentov je breme: iskanje dokumentov je dolgotrajno, njihovo deljenje med uporabniki zahtevno in zamudno, spremembe niso sledljive, dokumenti pa se občasno tudi izgubijo.
Delo z elektronskimi dokumenti na drugi strani omogoča več kot zgolj njihov pregled. Vključuje deljenje dokumentov med sodelavci, njihovo urejanje in komentiranje, sprotno obveščanje o spremembah, iskanje po vsebini in opisnih podatkih, dosegljivost kadarkoli od kjerkoli, zagotavljanje celovitosti in verodostojnosti dokumentov, sledljivost uporabe ter preprečevanje njihove izgube.
Prav upravljanje dokumentov je pogoj za digitalizacijo in morebitno avtomatizacijo poslovnih procesov, ki dodaja vrednost poslovanju. Za upravljanje poslovnih procesov in uporabo poslovnih rešitev se odločamo, ker tako prispevamo k večji preglednosti poslovanja, boljši odzivnosti, poenostavljamo sodelovanje in zmanjšujemo poslovna tveganja.
Zagotavljanje skladnosti poslovanja
Ključ do uspešnega zagotavljanja skladnosti poslovanja z uredbo GDPR je v oblikovanju ustreznih procesov ravnanja z osebnimi podatki ter vzpostavitvi odgovornosti zanj. Pogosto imamo s tem težave, saj pod pritiskom tekočega poslovanja ne uspemo vzpostaviti celovitega pregleda nad vsemi osebnimi podatki, ki jih obdelujemo.
Poleg skladnosti z uredbo GDPR pa je drugo aktualno vprašanje ustreznost dolgoročne hrambe dokumentov. Čeprav ni tako močno izpostavljeno kot prvo, pa ga nikakor ne smemo spregledati. Zato je na mestu priporočilo, da razmislimo o uporabi certificiranih rešitev za e-hrambo.
Izziva skladnosti
- Skladnost varstva osebnih podatkov
- Skladnost varne dolgoročne hrambe
Izpolnjevanje pričakovanj
Čeprav so koristi brezpapirnega poslovanja nedvoumne, pa ponudniki tovrstnih rešitev sami ne morejo zagotoviti, da jih bomo tudi dosegli. Vpeljava rešitev za digitalno poslovanje zahteva namreč precej sprememb: organizacijskih, poslovnih, tehničnih in ne nazadnje tudi kulturnih. Brez našega aktivnega sodelovanja in pripravljenosti na spremembe zgolj vpeljava rešitev ne bo omogočila doseganja polnega potenciala brezpapirnega poslovanja.
Pomembno je, da se digitalizacije poslovanja lotimo po tehtnem premisleku in pri tem upoštevamo vse vidike, ki lahko pripomorejo k temu, da bodo projekti digitalizacije tudi uspešno izvedeni in da bodo zaživeli tudi v praksi.
Vas zanima več? Stopite v stik z nami!
Tjaša Poljšak je direktorica področja prodaje in trženja v Mikrocopu. Verjame, da s pravim pristopom noben izziv ni pretežak, zato pri svojih sodelavcih spodbuja izmenjavo idej, timsko delo in pozitivno delovno okolje. Največji zagon ji dajejo zadovoljne stranke na poti digitalne preobrazbe. Prepričana je namreč, da je sreča na strani digitalnih.
PREBERITE TUDI
Blog
Zaposlitvena pričakovanja mladih – Pogovor z Vesno Miloševič Zupančič
Mladi, ki vstopajo na trg dela, so vajeni digitalnega okolja, zato pri zaposlovanju pričakujejo učinkovite in digitalizirane procese, kot so digitalna uvajanja, komunikacija in zaposlitveni postopki. Podjetja, ki prilagodijo svoje kadrovske procese tako, da so digitalni, hitri in enostavni za uporabo, imajo večjo možnost pritegniti in obdržati mlade talente.
Blog
Udomačite LinkedIn sebi v prid - Pogovor z Manco Korelc
Da je LinkedIn vodilna platforma za poslovno mreženje, ni nič novega. Na njem smo in mrežimo že vrsto let, nekateri bolj, nekateri manj uspešno, odvisno od tega, kako resno zadevo jemljemo in kako strastno spremljamo stalne spremembe, ki jih platforma uvaja.
Blog
Naj postanejo personalne mape vir za dobre kadrovske odločitve
Kadrovski oddelki so danes pod izjemnim pritiskom. Z ene strani morajo zagotavljati kakovosten kader in zadovoljstvo zaposlenih, po drugi morajo zakonsko skladno upravljati z raznoliko dokumentacijo zaposlenih, ki vsebuje osebne podatke in tiste, posebne vrste.
