Digitalizacija nas povezuje

Stranke ne morejo več v poslovalnice, zaposleni delajo od doma, upravni in nadzorni organi finančne institucije se sestajajo na daljavo. Priče smo pravi digitalni revoluciji – ali poslujemo digitalno ali pa ne poslujemo več. Tehnološki razvoj nam omogoča, da delamo drugače, bolj učinkovito, a priložnosti digitalizacije kot družba nismo zares ponotranjili. Do zdaj. Kaj torej banka, zavarovalnica ali družba za upravljanje danes potrebuje za nemoteno poslovanje na daljavo?

Optimizacija procesov in postopkov

Začnimo z banalnim primerom pogodbe. Usklajevanje vsebine, ki lahko vsebuje zaupne ali osebne podatke, prek elektronske pošte ni primerno. Ročno podpisovanje zahteva, da vsak podpisnik pogodbo natisne, podpiše, skenira in deli z drugimi podpisniki, enako velja za žig. V nekaterih primerih je potrebna overitev pogodbe pri notarju.

Nekatere od teh izzivov lahko nagovorimo tako, da razmislimo, ali lahko proces prilagodimo in se izognemo odvečnim ročnim posegom, ki so mogoče zgolj posledica preteklih navad, in primerno spremenimo svoje interne pravilnike in postopke. Večino drugih pa lahko zelo učinkovito rešimo z uporabo razpoložljive tehnologije.

Orodje za upravljanje poslovnih procesov nam omogoča, da svoje poslovanje informatiziramo. Če posameznih procesnih aktivnosti ne moremo povezati s svojimi zalednimi informacijskimi sistemi prek API vmesnikov, lahko uporabimo zmogljivosti orodij RPA in ta opravila robotiziramo. Zgolj informatizacija procesa pa ni več dovolj. Da bi zares digitalno poslovali, moramo vpeljati tudi identifikacijo na daljavo in elektronsko podpisovanje, omogočiti varno in skladno deljenje informacij z ostalimi deležniki ter vzpostaviti dolgoročno e-hrambo teh dokumentov.

Menim, da so ključna področja IT tista, ki omogočajo uspešno delo na daljavo. Kratkoročno sta to predvsem področji komunikacije in sodelovanja, dolgoročno pa vsekakor upravljanje informacij v oblaku (zajem in upravljanje dokumentov in poslovnih procesov, varno in skladno deljenje informacij z deležniki, skupinsko delo, dolgoročna e-hramba), napredne storitve zaupanja, zmogljivosti za optimizacijo dela (RPA in AI) ter področje informacijske varnosti.

– Simona Kogovšek, direktorica Mikrocopa

Prilagojenost pričakovanjem strank

Pogoj za doseganje našega digitalnega potenciala je uporabnost rešitev, ki jih vpeljujemo v kontekstu digitalizacije poslovanja. Zato ni dovolj, če informacijsko podpremo poslovni proces, kot je, pač pa ga moramo prilagoditi novi digitalni stvarnosti. Če stranke te uporabnosti ne bodo prepoznale, poslujejo pa lahko zgolj na daljavo, bodo ponudnika storitve zelo verjetno zamenjale. Temu se lahko izognemo le tako, da prilagodimo svojo ponudbo in osredotočimo uporabniško izkušnjo na pričakovanja strank, za to pa potrebujemo informacijski sistem, ki nam to omogoča.

Fragmentacija informacijskega sistema, kjer vsak problem rešujemo z namensko aplikacijo, ker je tako na prvi pogled lažje ali ceneje, ne prispeva k pozitivni izkušnji stranke in omejuje potencial upravljanja informacij. Digitalizacija nas lahko poveže, čeprav ostajamo doma, in kljub temu omogoči učinkovito delo. Vendar za to potrebujemo uporabne rešitve, ki jih bodo ljudje z lahkoto uporabljali.

Občutek varnosti in skladnost poslovanja

Seveda pa morajo finančne institucije primerljivo pozornost poleg uporabnosti nameniti tudi skladnosti poslovanja in informacijski varnosti. Gre za prepletene izzive, verjetno najboljši primer pa je identifikacija stranke na daljavo. A ni edini. Omogočiti moramo tudi podpisovanje na daljavo in posledično zagotoviti ustrezno dolgoročno hrambo elektronsko podpisanih dokumentov. Uporabiti moramo sistem, ki omogoča dostopnost informacij in njihovo uporabnost skozi čas ter zagotavlja celovitost, avtentičnost in trajnost dokumentov. To so vprašanja, ki jih ne smemo podceniti.

Podobno velja tudi za vprašanje deljenja in usklajevanja informacij. Ko imamo opravka z osebnimi ali poslovno zaupnimi informacijami, za deljenje informacij s strankami odsvetujemo uporabo elektronske pošte ali storitev spletnih ponudnikov. V Mikrocopu smo prav za ta namen nadgradili našo platformo InDoc EDGE za upravljanje informacij, ki zdaj omogoča varno in sledljivo deljenje dokumentov.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Ivo Vasev je produktni vodja platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij v Mikrocopu. Zavzeto ustvarja na preseku različnih poslovnih področij in informacijske tehnologije, kjer išče odgovore na izzive digitalne preobrazbe. Posebno pozornost namenja izkušnji strank in novim načinom za realizacijo digitalnega potenciala podjetij.