Anahronizem parafe v digitalnem poslovanju

Analitska hiša IDC je opravila raziskavo izzivov in priložnosti digitalne infrastrukture ter povzela ključne učinke digitalne transformacije bank v letu 2020. Pričakovano so se pohvalile z večjim dobičkom, hitrejšim vstopom na trg, bolj zadovoljnimi strankami, bolj učinkovitim poslovanjem in nižjimi stroški. Čeprav je raziskava osredotočena na bančništvo, podobne koristi digitalne preobrazbe poudarjajo tudi podjetja iz drugih dejavnosti. Kar pade v oči, pa niso toliko navedeni učinki digitalne preobrazbe, temveč predvsem relativno majhno število organizacij, ki se lahko pohvali z digitalnimi zgodbami s srečnim koncem. Odgovor, zakaj je temu tako, se v veliki meri skriva v tem, kako sprejemamo in uvajamo spremembe oziroma kako prožna je naša organizacijska kultura.

_{Vir: IDC, The Challenges and Opportunities of a Digital Banking Infrastructure, julij 2021}

Pomen parafiranja elektronsko potrjenih in digitalno podpisanih dokumentov

Lepa prispodoba ohranjanja navad, ki izgubljajo svoj pomen, je parafiranje dokumentov. Parafa, nekoč namenjena potrditvi vsebine in odobritvi dokumenta, pogojno pa tudi preprečevanju naknadnih sprememb dokumenta pred podpisom, je z uporabo sodobnih orodij za upravljanje dokumentov in poslovnih procesov postala preprosto odveč. Potek usklajevanja vsebine je transparentno razviden iz različic dokumenta, komentarjev udeležencev in zgodovine sprememb, potrditev dokumenta je zavedena v revizijski sledi postopka odobritve, možnosti neavtoriziranega posega v vsebino pa so z vrsto učinkovitih mehanizmov za ohranjanje celovitosti in avtentičnosti dokumenta pravzaprav nične.

Zakaj se nam torej dodajanje vizualnega znamenja, da smo dokument pogledali in da je primeren za podpis, še vedno zdi tako samoumevno? Mimogrede, podobno se lahko vprašamo, čemu je namenjena slika elektronskega podpisa brez prave dokazne vrednosti pod navedbo podpisnika dokumenta, če pa lahko veljavnost podpisa preverimo s preprostimi orodji? Povsem očitno je, da digitalnega še nismo v celoti ponotranjili in sprejeli. Nekje globoko v sebi se bojimo, kaj vse bi lahko šlo narobe, vizualizacija parafe (in podpisa) nas zato pomirja. To pa je tudi njena edina vrednost.

Vztrajanje pri starih vzorcih hromi poslovno agilnost

Strah pred spremembami je slaba popotnica v VUCA svetu, kjer ima odzivanje na spremembe prednost pred togim sledenjem načrtom. Danes so uspešna tista podjetja, ki se znajo učiti iz svojih preteklih ravnanj, naučeno pa sproti uvajati v prakso. Tako z vsako ponovitvijo postajajo boljša, razkorak med njimi in podjetji, ki jih je strah sprememb in se zato ne morejo naučiti ničesar novega, pa vse večji.

Bill George iz Harvard Business School poudarja, da uvajanje sprememb zahteva jasno vizijo, dobro razumevanje vloge in zmožnosti podjetja, pogum ter seveda prilagodljivost v biti organizacijske kulture. Za uspeh potrebujemo vse našteto, sicer spremembe zelo verjetno ne bodo imele želenega učinka. Če dvomimo, poglejmo podjetja, ki so zgolj digitalizirala procese in postopke, kakršne so uporabljala od nekdaj, zdaj pa z digitalizacijo niso zadovoljna, saj jim je prinesla le dodatne stroške in težave. Čeprav so izkazala pogum in potrebno prilagodljivost, očitno vizija ni bila ustrezna. Ali pa jim je zmanjkalo poguma za resnično spremembo – odpoved anahronizmom, skritim v naših procesih in navadah, in posledično optimizacijo poslovanja za prilagoditev potrebam in pričakovanjem strank v digitalnem svetu.

Slaba izkušnja strank zaradi neizkoriščenega potenciala digitalnega poslovanja

Ob osredotočenju na naš potencial in kako ga doseči pa ne smemo spregledati skladnosti. Čeprav sta navidezno (!) agilnost digitalnega poslovanja in zagotavljanje skladnosti na nasprotnih bregovih, pa ne smemo pozabiti, da je zaupanje strank, še posebej pri uvajanju novih, digitalnih poslovnih modelov, pogojeno ravno s skladnostjo.

Prazne obljube digitalne transformacije ali zgolj strah pred spremembami?

Ključ do transformativnega potenciala digitalizacije je v optimizaciji poslovanja in naše ponudbe z namenom prilagoditve novi digitalni stvarnosti. Čeprav nas na tej poti čaka ogromno izzivov, pa se ne smemo prepustiti strahu, sicer zelo verjetno tvegamo poslovni polom.

Predvsem ne pozabimo: ravnanje, ki je bilo smiselno ali edino možno v svetu papirnih dokumentov, lahko v digitalnem svetu pogosto zapeljemo drugače, bolj učinkovito in bolj prijazno do strank. Tako pri digitalizaciji navznoter, kjer stremimo k ureditvi informacijskega kaosa, večji učinkovitosti poslovanja in zagotavljanju skladnosti v digitalnem svetu, kot pri digitalizaciji navzven, osredotočeni na kontinuirano izboljševanje izkušnje strank in prilagajanje poslovnih procesov izzivom digitalne preobrazbe. Pa brez parafe, prosim.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Ivo Vasev je produktni vodja platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij v Mikrocopu. Zavzeto ustvarja na preseku različnih poslovnih področij in informacijske tehnologije, kjer išče odgovore na izzive digitalne preobrazbe. Posebno pozornost namenja izkušnji strank in novim načinom za realizacijo digitalnega potenciala podjetij.