S klikom do najsodobnejšega digitalnega poslovanja za male in srednje velike

Kot navaja Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo je v Sloveniji kar 99,8 % vseh podjetij srednje velikih in malih. Le - ta s skoraj 70% od vseh zaposlenih v državi ustvarijo 65 % prihodkov vseh podjetij. Zato se ne gre čuditi, da so srednje velika in mala podjetja hrbtenica našega gospodarstva.

Podobne podatke navaja Evropska komisija, ki kažejo, da v Evropski uniji kar 100 milijonov ljudi zaposlujejo srednje velika in mala podjetja, kar predstavlja 99 % celotnega podjetništva in več kot polovico GDP v Evropski uniji.

Obetaven je tudi podatek poročila, da se v ZDA pričakuje, da bo segment malih in srednjih podjetij (MSP) v obdobju med leti 2022 in 2030 zabeležil najvišjo kombinirano letno stopnjo rasti (CAGR), ki bo v višini 24,6 %. Razvoj tega segmenta je mogoče pripisati spremenljivkam, kot so zmanjšani stroški lastništva in povečanje računalništva v oblaku, s čimer si manjša podjetja olajšujejo poenostavitev poslovnih dejavnosti. Podobne trende pričakujemo tudi v Evropi.

Se mala in srednje velika podjetja digitalizacije lotevajo drugače kot velika?

Kot navaja podjetje Salesforce, ki je skupaj s hišo za tržne raziskave The Harris Poll izvedlo raziskavo več kot 2.300 podjetij na trgu SME (srednje velika in mala podjetja) po celem svetu, so se morala v zadnjih letih podjetja hitro prilagoditi in začeti ali pospešiti proces digitalne preobrazbe. Uvedba ukrepov za zagotavljanje varnosti zaposlenih in strank je bila glavna prioriteta. Raziskava kaže da SME podjetja v prihodnje vidijo največji izziv pri rasti poslovanja in pridobivanju novih strank. Za podjetja, ki še niso doživela digitalne preobrazbe, je povezovanje s temi strankami ovira, ki jo šele morajo premagati.

Običajno rast podjetjih vpliva tudi na to, da se v poslovanju znatno poveča količina informacij in poslovne dokumentacije. Njihovo učinkovito upravljanje pa je v digitalnem svetu pogojeno z uporabo sodobnih dokumentnih rešitev in storitev v oblaku. Slednje se kot eden ključnih dejavnikov uspeha kaže med tistimi podjetji, ki so tovrstne digitalne rešitve že uvedle. Digitalno opolnomočena podjetja so namreč lahko zagotovila prilagojene izkušnje skozi vse kanale, ki niso odvisne od običajnih trgovin in fizičnih interakcij.

Če se je zdelo, da so v preteklih letih mala in srednje velika podjetja z digitalizacijo kar nekoliko zaostajala za velikimi, pa je situacija s koronsko krizo ta proces zelo pospešila in številna podjetja spodbudila k razmisleku o spremembi načina poslovanja. Kot navaja poročilo OECD, naj bi kar 70 % malih in srednje velikih podjetij zaradi koronske situacije močno povečalo uporabo digitalnih tehnologij. 75 % britanskih malih in srednjih podjetij je denimo uvedlo delo od doma. 55 % brazilskih malih in srednjih podjetij je poročalo, da je digitalizacija pozitivno vplivala na njihove odnose s strankami na račun bolj agilnega načina poslovanja.

Proces digitalizacije torej s sabo prinaša številne pozitivne posledice. Že leta 2019 v Singapurju opravljena raziskava je denimo pokazala, da so mala in srednje velika podjetja, ki so uporabljala različna digitalna orodja, svoj promet v poprečju povečala za 25 %, produktivnost zaposlenih pa je bila za kar 16 % višja. A navkljub vsem spodbudnim podatkom velja poudariti, da digitalizacija številne še vedno čaka.

Na trgu obstajajo številne rešitve in storitve, ki omogočajo lažjo digitalizacijo, za mala in srednja velika pa velja izpostaviti tiste, ki podjetju prinašajo dobro prakso in časovno nezahtevno uvedbo.

Največje ovire malih in srednjih podjetij pri digitalizaciji

Mala in srednja podjetja se pogosto srečujejo s strahom pred digitalizacijo še posebej v času krize, ko so finančna sredstva bolj omejena in vpeljava rešitev za digitalizacijo deluje kot finančno velik zalogaj. Hkrati pa se takšna posodobitev poslovanja lahko zdi kot prezahtevna naloga, saj se pogosto že tako bojujejo s podhranjeno kadrovsko zasedbo. A ta prepričanja izhajajo predvsem iz predpostavke, da je večina rešitev za digitalno poslovanje na trgu v resnici zasnovana za velika podjetja.

Glavna vprašanja, ki si jih zastavljajo manjša podjetja, so predvsem: kako dolgo bo trajal projekt digitalizacije, koliko časa mu bodo, poleg obstoječih delovnih obveznosti, morali zaposleni nameniti, kakšen bo strošek naložbe, kdaj bo podjetje dovolj suvereno, da bo lahko rešitev/storitev samostojno uporabljalo in podobno.

Različni izzivi, različni odgovori!

Na omenjena vprašanja zlahka odgovorimo z ustreznimi rešitvami in storitvami. Prav zaradi navedenih dilem podjetja iščejo različne načine, ki bi olajšale in pohitrile njihov vstop v digitalni svet in povečale dodano vrednost naložbe. Eno ključnih spoznanj, do katerega smo prišli z dolgoletnimi izkušnjami, je, da manjša in srednja podjetja ne potrebujejo prilagojenih rešitev ali storitev, da bi uspešno izvedla proces digitalizacije, temveč da predvsem iščejo dobro prakso.

In kakšen je torej odgovor? Standardne digitalne rešitve in storitve upravljanja in hrambe dokumentov v oblaku, ki združujejo vse funkcionalnosti, ki jih povprečno podjetje potrebuje za prehod v proces digitalizacije.

Standardne rešitve / storitve v oblaku omogočajo to, kar imajo "veliki"

Čeprav številna podjetja morda na začetku še vedno menijo, da so njihove potrebe zelo specifične, pa se na koncu pogosto izkaže, da so pravzaprav zelo podobne potrebam in željam številnih drugih podjetij. Zakaj bi torej podjetje izgubljalo dragoceni čas in sredstva za uvajanje personaliziranih orodij, ko pa na trgu že obstajajo izdelane rešitve in storitve v oblaku, ki jih lahko hitro vpeljejo v svoje poslovanje in takoj sedejo na vlak digitalizacije ter ohranijo svojo konkurenčnost?

V vnaprej konfigurirane rešitve in storitve za digitalizacijo so vpeljane najboljše prakse in zato izpolnjujejo najpogostejše potrebe, ki jo imajo podjetja na poti digitalne preobrazbe. Podjetje tako ne izgublja dragocenega časa z dolgotrajnimi implementacijskimi projekti, ampak se lahko osredotoči na svoj posel in krepitev konkurenčne prednosti.

Ključne prednosti in koristi prednastavljenih rešitev in storitev v oblaku

Pomembno je, da organizacije strateško zastavijo svoj načrt digitalne preobrazbe ter se dobro seznanijo s funkcionalnostmi in prednostmi standardnih rešitev / storitev v oblaku, kot so:

#1 Predpripravljena konfiguracija

Podjetje prihrani veliko časa in denarja, ki bi ga sicer vložilo v razvoj kompleksnih personaliziranih storitev in rešitev.

#2 Hitra uvedba

Preprostost uporabe in uvedbe (v nekaj dneh) podjetju kmalu prinese dodano vrednost.

#3 Najboljše prakse

Take rešitve in storitve so plod tehtnega premisleka, številnih preteklih izkušenj in primerov dobrih praks, zato sledijo potrebam in praksam podjetij, hkrati pa so večkrat stestirane in ne dopuščajo anomalij.

InDoc EDGE Office - v nekaj klikih do digitalnega poslovanja

Da podjetja ne bi več po nepotrebnem odlašala z uvedbo digitalizacije poslovanja zaradi previsokih stroškov, pomanjkanja časa, ustreznega kadra in pomanjkanja nabora primernih rešitev, smo v podjetju Mikrocop ustvarili oblačno storitev: InDoc EDGE Office. Gre za standardizirano storitev, ki je nastala na podlagi naših 45-letnih izkušenj. Ko se podjetje odloči za digitalizacijo, lahko prve korake vpelje že v 2 tednih.

Uporabniki na prvem mestu

Pri razvoju te storitve, ki je v prvi vrsti primerna predvsem za mala in srednje velika podjetja, seveda pa se zanjo lahko odločijo tudi velika podjetja, smo v ospredje postavili uporabnika. Naše bogate izkušnje so pokazale, da so določeni procesi, potrebe in dokumenti skupni praktično vsem podjetjem, ne glede na velikost podjetja in njegovo panogo. Prav zato so v storitev na ključ InDoc EDGE Office zajete vse tiste funkcionalnosti, ki uporabniku omogočajo hitro, preprosto in učinkovito vzpostavitev elektronskega poslovanja.

Glavne prednosti InDoc EDGE Office:

Pomaga vam začeti. Največ podjetij z uvedbo digitalizacije odlaša, ker preprosto ne vedo, kako začeti. Za začetek dela z InDoc EDGE Office ne potrebujete nobene posebne programske opreme, le računalnik in internetno povezavo. V InDoc EDGE Office je že predvidena in vzpostavljena struktura, v skladu s katero bomo dokumente shranjevali, prav tako omogoča določitev trajanja hrambe posameznih dokumentov. Po meri pa lahko določamo tudi pravice do vpogledov in možnosti spreminjanja dokumentov za posamezne zaposlene oziroma cele ekipe zaposlenih. Vsak uporabnik lahko uporabo tudi personalizira in prilagodi svojim željam, potrebam in preferencam.

Vzpostavi celovit dokumentni sistem. Celovit dokumentni sistem delovne procese znatno pospeši in olajša. Tako lahko do želenih informacij dostopamo hitro in preprosto. Prav tako InDoc EDGE Office zagotavlja visoko raven zaščite, saj točno zabeleži, kaj in kdaj se je z določenim dokumentom dogajalo. Vedno lahko tudi preprosto upravljamo s pravicami uporabnikov – lahko jih dodajamo ali odvzememo. Z uporabo InDoc EDGE Office bodo dokumenti shranjeni v sistemu certificirane e-hrambe, kar pomeni, da od tistega trenutka originalov v papirni obliki sploh ne potrebujete več. Sam sistem namreč poskrbi, da se dokumenti hranijo zahtevano časovno obdobje, prav tako je poskrbljeno za varstvo osebnih podatkov. Storitev zagotavlja tudi to, da bodo dokumenti dostopni daljše časovno obdobje (ne glede na spremembe v tehnologiji in dostopnosti formatov dokumentov).

V podjetju zaživi digitalno sodelovanje med zaposlenimi. S pomočjo InDoc EDGE Office v oblaku zaposleni v podjetju začnejo med seboj sodelovati preprosto in hitro, kar dolgoročno pozitivno vpliva na učinkovitost delovnih procesov.

Ste vedeli, da vsak zaposleni vsak dan porabi 30 minut svojega časa za to, da išče želene dokumente? Če ima vaša ekipa pet sodelavcev, to pomeni kar 40 do 50 'izgubljenih' ur mesečno. Precej alarmantno, kajne? Če je situacija podobna tudi v vašem podjetju, je morda na mestu razmislek o rešitvi, ki bo hitro, preprosto in cenovno dostopno digitalizirala vaše poslovanje.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Tjaša Poljšak je direktorica področja prodaje in trženja v Mikrocopu. Verjame, da s pravim pristopom noben izziv ni pretežak, zato pri svojih sodelavcih spodbuja izmenjavo idej, timsko delo in pozitivno delovno okolje. Največji zagon ji dajejo zadovoljne stranke na poti digitalne preobrazbe. Prepričana je namreč, da je sreča na strani digitalnih.