Digitalizacija se ne zgodi sama od sebe

^{© Performance Management Company, 2014}

Informatizacija poslovnih procesov

Poslovanje smo v Mikrocopu začeli na papirju in mikrofilmih ter z različnimi sistemi, v katerih smo shranjevali dokumente in podatke. Prva večja sprememba se je zgodila z informatizacijo poslovnih procesov in uporabo sistema za upravljanje poslovnih procesov, ko smo znotraj podjetja prenehali ustvarjati dokumente v papirju. Nekatere izmed poslovnih procesov smo speljali popolnoma brezpapirno, njihove rezultate pa digitalno shranili.

Digitalizacije procesov smo se lotili premišljeno in postopoma, z jasno opredeljenim namenom in cilji. Poleg povečanja učinkovitosti poslovanja želimo doseči pregled nad stanjem posameznih procesov v vsakem trenutku in posledično utemeljiti sprejemanje poslovnih odločitev s podatki v realnem času.

– Simona Kogovšek, direktorica Mikrocopa

Elektronske dokumente smo shranjevali v različne sisteme, skupne mape, osebne računalnike in na diske, delili pa smo si jih preko e-pošte ali skupnih map. Pri takem načinu upravljanja dokumentov so se sčasoma pojavile številne težave, na primer izločanje dokumentov po preteku rokov hrambe, dostopnost dokumentov in pravice do vpogleda v posamezne dokumente.

Poleg tega je bilo izjemno težko obvladovati varnost osebnih podatkov, predvsem pri deljenju dokumentov z osebnimi podatki preko e-pošte in pri brisanju osebnih podatkov, za katere nismo imeli več podlage za hrambo, iz posameznih poštnih nabiralnikov zaposlenih.

Digitalizacija na več ravneh poslovanja

Proces digitalizacije je potekal na več ravneh. Najprej smo zajezili generiranje papirja znotraj podjetja. Papir smo ustavili že na vhodu v podjetje. Začeli smo s prejetimi računi, ki predstavljajo glavnino prejete pošte. Sledila je ureditev elektronske hrambe dokumentov, tako tistih v papirni obliki kot tudi tistih, ki so izvirno nastali v elektronski obliki, ter povezava z drugimi informacijskimi sistemi.

Sproti smo urejali zatečeno stanje papirnih dokumentov, na mikrofilmih in tudi zgoščenkah, ki smo jih hranili v fizičnem arhivu, v pisarnah in predalih. Te smo digitalizirali ali pustili v obstoječi obliki do izteka roka hrambe.

Recept za uspešno digitalizacijo je na videz preprost: čim prej zajeti vhodne dokumente in podatke, informacijsko podpreti poslovne procese in jih povezati z drugimi informacijskimi sistemi, ob tem pa aktivno spodbujati in motivirati zaposlene, da prilagodijo svoje vedenje.

– Simona Kogovšek, direktorica Mikrocopa

Še vedno stremimo k optimizaciji hrambe dokumentov in podatkov v različnih sistemih glede na njihov namen uporabe, naj bo to dokumentni sistem ali pa namensko orodje za vodenje projektov. Spremljamo potrebe posameznih poslovnih področij in iščemo najprimernejša orodja za njihovo delo. Kot dokumentni sistem, sistem za upravljanje poslovnih procesov in sistem za elektronsko skladno hrambo informacij pa uporabljamo zmogljivosti lastne platforme InDoc EDGE za upravljanje informacij.

Informacije so dostopne na klik

Težko je oceniti prihranek časa. Z gotovostjo pa lahko trdimo, da smo si precej olajšali delo pri upravljanju z dokumenti, ki so bili nekoč v papirni obliki. Poleg tega lahko zdaj veliko lažje in hitreje pripravimo posamezne podatke, saj so informacije dostopne na klik. S tem se popolnoma izognemo porabi časa, ki smo ga včasih namenili za iskanje posameznega dokumenta po fasciklih.

V ključnih poslovnih procesih, ki so ustvarjali največ papirja, smo popolnoma ukinili papir. Kot primer lahko navedem računovodstvo, kjer zdaj poslujemo povsem brez papirja, podatkov ne shranjujemo več na papirju, pa tudi omar ne potrebujemo več za shranjevanje fasciklov.

– Simona Kogovšek, direktorica Mikrocopa

Premišljena strategija in jasni cilji

Vsaka vpeljava sprememb prinaša tveganja za napake, tudi sami smo jih na poti lastne digitalne preobrazbe naredili nekaj.

Pri reorganizaciji, ko sta se združili dve področji, je takoj nastala težava. Ugotovili smo, da je dokumente bolj smiselno strukturirati po poslovnih funkcijah, ki se odražajo tudi v vseh klasifikacijskih načrtih in poglavjih ISO standardov, ne pa glede na trenutno organiziranost posameznih področij v podjetju. Struktura mora biti opredeljena na način, da se lahko na posameznih mapah ustrezno določajo pravice.

Naivno pričakovanje, da se bomo po opredelitvi strategije in sprejetju poslovnih odločitev digitalizirali sami od sebe, je bilo napaka. Hitro se je izkazalo, da tega ob svojih siceršnjih rednih in projektnih obveznostih ne bomo dosegli, zato smo digitalizaciji lastnega poslovanja namenili posebno ekipo in določili osebo, odgovorno za digitalizacijo.

– Simona Kogovšek, direktorica Mikrocopa

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Alenka Fic Mikolič v Mikrocopu skrbi za skladnost poslovanja, upravljanje ljudi ter povezuje računovodstvo, finance in kontroling z ostalimi ključnimi področji v podjetju za doseganje skupnih ciljev. Odgovorna je za digitalizacijo poslovanja Mikrocopa, od uvajanja novih tehnologij do spreminjanja kulture poslovanja ob hkratnem zagotavljanju skladnosti.