Digitalna preobrazba je dolgoročni cilj, do katerega pelje digitalizacija

V osnovi lahko digitalizacijo posameznih delov poslovanja razumemo kot digitalizacijo posameznih procesov oziroma pretvarjanje papirnih (analognih) dokumentov (posameznih oddelkov) v digitalne informacije. Medtem celostna digitalna preobrazba zajema dejavnosti v celotnem podjetju, ki v procesu preobrazbe postanejo tudi krovno povezane. A kljub temu je osnovna digitalizacija posameznih delov temelj, na katerem lahko gradimo celostno digitalno preobrazbo.

Pri tem je najpogostejša past digitalizacije prav to, da se podjetja digitalizacije lotijo brez jasnega načrta in ciljev ali z drugo besedo – brez strategije. Na začetku je namreč pomembno, da zaposleni poznajo cilj (končne digitalne preobrazbe, do katere bodo prišli postopoma po korakih), v skladu s katerim lahko dobijo širšo sliko in vzpostavijo interna soglasja.

V Mikrocopu smo pri digitalizaciji uspešno podprli številna podjetja, zato lahko na podlagi bogatih izkušenj potrdimo pomen temeljitega in strateškega pristopa k vsakemu projektu, ne glede na dejavnost ali značilnosti posamezne organizacije in njenega poslovanja.

Pred začetkom digitalizacije je kot omenjeno pomembna dobra priprava - osnutek scenarija, ki zajema dobro zasnovane različne 'zgodbe' udeležencev v procesih podjetja – torej analiza posnetka stanja in želeno stanje po digitalizaciji. Analiza lahko pokaže in potrdi smiselnost analognih korakov poslovnih procesov v digitalni obliki ali pa izkaže potrebo po spremembi – optimizaciji ali avtomatizaciji procesov. Projekt digitalizacije se nato razdeli v smiselne sklope, po katerih se le-ta izvaja.

Pri digitalizaciji je pomembna tudi kontinuirana podpora vodstva podjetja, ki je lahko močen dejavnik pri hitri in učinkoviti izvedbi korakov digitalizacije poslovanja. Praksa je pokazala, da so podjetja, ki imajo v svoji ekipi osebo, odgovorno za digitalizacijo (Chief Digital Officer – CDO), bolj uspešna. CDO ima namreč vlogo povezovalnega člena med vsemi ključnimi procesi v podjetju in ustvarja ugodno okolje za izvedbo želenih sprememb. Za to potrebuje čas, prostor, jasno postavljene metode dela, definirane procese, strokovno in motivirano ekipo ter brezpogojno podporo vodstva podjetja.

Le strateški pristop podjetje zavaruje pred težavami z nezdružljivostjo različnih rešitev

Brez digitalne strategije in podpore vodstva se lahko podjetjem zgodi, da se znajdejo v situaciji, kjer so soočeni z različnimi parcialnimi tehnološkimi rešitvami (za potrjevanje naročil, sklepanje pogodb, potrjevanje računov...), ki jih zagovarjajo posamezni poslovni oddelki. Ti si seveda prizadevajo za boljšo učinkovitost in reševanje lastnih izzivov. Ravno naslavljanje samo dela poslovnih izzivov (implementacija več različnih sistemov), lahko na dolgi rok privede do večjega finančnega vložka za nakup in vzdrževanje in s tem odpre nove izzive združljivosti različnih sistemov in skupne učinkovitosti.

V praksi opažamo, le celostni strateški pristop k digitalni preobrazbi organizacijam omogoči ustvarjanje novih prihodkov, izboljšanje celotnega poslovanja (ne le posameznih procesov) in ustvarjanje digitalne kulture, kjer so v središču digitalne informacije, ki omogočijo tudi nove poslovne priložnosti. Nekatere organizacije, ki gredo skozi celostno digitalno preobrazbo, lahko povečajo prihodke, ustvarijo nove prihodkovne vire.

Priložnosti za celostno digitalno preobrazbo je veliko, a nekje je treba začeti

Pri veliki večini organizacij smo do konca leta 2019 lahko govorili predvsem o implementaciji delnih digitalnih strategij, ki so bile omejene predvsem na avtomatizacijo in digitalizacijo papirnih procesov. Podobno je pokazala tudi globalna študija Kane-a in drugih (2017), po kateri je bilo v času raziskave le 25 % organizacij zares preoblikovanih v digitalna podjetja, 41 % jih je bilo še na poti transformacije, 34 % pa jih več časa posvečalo napovedovanju teh aktivnosti, medtem ko se v praksi tega še niso lotili. Pričakujemo, da bo zaradi aktualnih razmer in izzivov ta trend kmalu spremenjen in da bodo novejše analize pokazale bolj spodbudne podatke.

Kot še kaže raziskava poslovne šole za menedžment in vodenje IMD o ravnanju in uspešnosti podjetij v zadnjih svetovnih krizah, je posebnost teh podjetij v tem, da uporabljajo kombiniran pristop, ki vključuje tako obrambne strategije za povečanje produktivnosti kot tudi dodatna vlaganja v razvoj trga, priložnosti in novih poslovnih modelov. Slednje pa podjetjem omogoči in še olajša ravno celostna digitalna transformacija. Pri digitalizaciji posameznih delov poslovanja pretvorimo podatke v podjetju v enotno digitalno obliko, ki so dostopni kadarkoli in praviloma kjerkoli. Že ta posamičen korak prispeva k večji preglednosti poslovanja, zmanjševanju tveganj in napak, večji varnosti informacij, večji učinkovitosti in večjemu zadovoljstvu zaposlenih. Zato so poslovni procesi v enotni digitalni obliki bolj smiselni, informacije pa dobijo dodano vrednost, ki jo podjetje lažje izkoristi. Pridružite se podjetjem na poti digitalne preobrazbe s preprostimi začetnimi koraki in z zaupanjem vrednim partnerjem.

Od osnovne digitalizacije dokumentov do digitalne preobrazbe

Da bi lahko bolje razumeli prednosti celostne digitalne preobrazbe moramo poznati njene začetne in vmesne korake na poti do končnega cilja.

#1 Digitalizacija dokumentov in podpornih delovnih procesov

Osnovno digitalizacijo v podjetjih največkrat predstavlja pretvorba papirnih dokumentov in določenih pomožnih delovnih procesov v digitalno obliko. V začetni fazi gre navadno najprej za digitalizacijo lastnega poslovanja oziroma notranjih procesov. Podjetja v tej fazi običajno digitalizirajo svoje arhive, ki jih pretvorijo v elektronsko obliko, da se znebijo papirne dokumentacije in digitalizirajo podporne procese po oddelkih (likvidacija faktur, interno usklajevanje pogodb, varna hramba dokumentov in podobno).

#2 Digitalizacija internih delovnih procesov

V naslednji fazi podjetja digitalizirajo svoje interne procese, da lahko med različnimi oddelki in sistemi izmenjujejo dokumente in podatke, ter komunicirajo v digitalni obliki (odobritve in potrjevanja dokumentov, integracija med sistemi, samodejno pošiljanje in kreiranje zahtevkov in zapisnikov, avtomatski zajem dokumentov iz tretjih sistemov...).

#3 Digitalna preobrazba

Digitalizacija ključnih poslovnih procesov, ki vključujejo procese z zunanjimi deležniki in strankami. Izmenjava informacij poteka le še v digitalni obliki, podjetje v celoti poslovanje podpre z digitalnimi tehnologijami, organizacijska kultura podjetja ponotranji novo digitalno stvarnost in podjetje posluje digitalno (elektronsko podpisovanje, deljenje in izmenjava dokumentov, potrjevanje dokumentov, celoten proces nakupovanja prek e-trgovin in podobno...)

Seveda je celoten proces digitalizacije in digitalne preobrazbe odvisen predvsem od narave posla, zakonodaje in drugih okoliščin. Pomembno je, da podjetje najprej digitalizira osnovne procese in centralizira dokumente, kar prinese boljšo dostopnost in ažurnost informacij. Postopno nato zgodbo vse bolj širi, s ciljem doseči popolno digitalno preobrazbo, ter posledično od digitalizacije iztržiti največ.

Od prepoznavanja ožjih neposrednih potreb in ciljev do širših vidikov poslovanja

Včasih podjetja digitalizacijo dojemajo kot nujno zlo, ki ga bodisi zahteva zakonodaja ali »prezahteven« trg. A digitalna tehnologija poslovanju prinaša ogromno prednosti. Zato je potrebno gledati na digitalizacijo z vidika koristi, ki jih prinaša že v samem delovnem procesu – večja uporabnost in vrednost informacij za hitrejše in boljše poslovanje, ne glede na informacijske rešitve, ki jih uporabljamo.

Informacije v digitalni obliki pohitrijo izvajanje poslovnih procesov in nam omogočijo prepoznavanje novih poslovnih priložnosti. Digitalizirani podatki so bolj dostopni, ažurni, varni in se lažje prenašajo, shranjujejo, upravljajo. Če so seznami informacij in dokumentov centralizirani, to prinese tudi večje zadovoljstvo strank in zaposlenih. Vse navedeno se odrazi v učinkovitejšem poslovanju, ki se hitreje širi in povečuje, ob hkratnem zniževanju stroškov in zadovoljstvu zaposlenih.

Mikrocopova platforma InDoc EDGE za upravljanje informacij in dokumentov je uporabnikom prijazna platforma, ki omogoča integracije z različnimi sistemi in je enostavno nadgradljiva s poslovnimi procesi. Naše stranke, ki vpeljejo prvi digitalni proces, običajno nadaljujejo tudi z drugimi poslovnimi procesi, saj hitro prepoznajo dodano vrednost digitalizacije. Poslovni procesi optimizirajo in avtomatizirajo ustaljene poslovne aktivnosti, tako naše stranke postanejo bolj učinkovite in se na spremembe hitro odzivajo.

V Mikrocopu se zavedamo raznolikosti posla in zahtev trga, zato enoznačnega recepta za uspešno digitalizacijo in kasneje digitalno preobrazbo ni. K projektom digitalizacije vedno pristopamo individualno, se poglobimo v zahteve in pričakovanja stranke in pripravimo projektni načrt, ki odraža optimalne aktivnosti, za kar najboljši rezultat in dodano vrednost.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Nika Jelenc vidi digitalizacijo poslovanja kot priložnost za doseganje primerjalnih prednosti. V Mikrocopu podjetjem svetuje in prodaja poslovne rešitve, ki jim omogočajo izkoriščanje digitalnega potenciala in boljše osredotočenje na svojo dejavnost in stranke. Rada razmišlja izven okvirov in vztrajno išče inovativne odgovore na izzive naročnikov.

Peter Mušič je poslovni analitik in vodja projektov, ki idejne zasnove uspešno optimizira, digitalizira in avtomatizira v InDoc EDGE. Pomaga in izobražuje partnerje in stranke Mikrocopa, kako realizirati potencial digitalizacije. Je timski igralec, ki uživa v vedno novih izzivih digitalizacije poslovnih procesov strank.