Veliko zanimanje za dan odprtih vrat arhiva
V zadnjem tednu avgusta smo poletne počitnice popestrili z dogodkom v živo - Dnevom odprtih vrat arhiva, ki je bil polno zaseden. Veliko organizacij svoje dokumente še vedno hrani v fizični obliki, pri čemer se srečujejo z izzivi, ki smo jih naslovili na srečanju.
Srečanje, ki ga je vodil produktni vodja fizične hrambe, Miha Čebron, je potekalo v dveh delih - najprej smo udeležencem predstavili nekaj teorije in pokazali, s kakšnimi izzivi se srečujemo na terenu, pri svojih strankah. Predstavili smo standarde, ki bi se jih morali tisti, ki sami arhivirajo, držati, da zagotovijo varno in učinkovito hrambo papirne dokumentacije. Udeleženci so slišali tudi, kakšne so prednosti in koristi arhiviranja fizične dokumentacije pri certificiranem ponudniku, kjer je dokumentacija hranjena z najvišjo stopnjo varnosti.
Srečanje smo namenili tistim, ki se vzpostavitve arhiva šele lotevajo, pa tudi tistim, ki ga imajo že vrsto let, a se vseeno soočajo z izzivi. Ne nazadnje tudi tem, ki razmišljajo, da bi fizično hrambo prepustili zunanjim strokovnjakom, kot je Mikrocop. Z udeleženci se je Miha Čebron pogovarjal o težavah, s katerimi se srečujejo in ob tem delil svoje bogate izkušnje iz prakse.
V drugem delu srečanja smo goste popeljali v svoj arhiv, kjer so si lahko ogledali, kako arhiv upravljati tako z vidika varnosti kot uporabnosti. Udeleženci so imeli priložnost spoznati tudi našo digitalno rešitev za upravljanje s fizičnim gradivom - Arhivsko knjigo.
Kljub temu da rokujemo s fizično dokumentacijo že leta, se pri upravljanju pojavljajo enotni izzivi: neprimerni prostori, pomanjkanje prostora, izguba časa z iskanjem dokumentov, izguba dokumentov, neustrezni pogoji za hrambo, pomanjkanje strokovnega znanja, nepooblaščeni dostopi in pomanjkanje sledljivosti. Zato se je treba arhiviranja lotevati premišljeno, vsekakor pa v luči učinkovitosti in skladnosti.
