Vseprisotna organizacija informatike kot ključ za uspešno digitalizacijo

Z digitalizacijo se razen direktorjev ukvarjajo tudi drugi zaposleni. V različnih oddelkih, zlasti v trženju in prodaji, tako nastaja mnogo iniciativ in projektov na področju digitalizacije. Nekateri zaposleni, še posebej mlajši, imajo veliko znanja na tem področju, nekateri celo sami razvijajo rešitve za svoje potrebe ali tudi za potrebe svojih bližnjih sodelavcev.

To vsestransko zanimanje za informatiko v celotnem podjetju je vsekakor pozitivno, vendar prinaša tudi izzive. Še pred desetletjem je bilo problematično predvsem, da so se vodstvo podjetja in drugi zaposleni premalo zanimali za informatiko, danes pa je pravzaprav marsikje problem obraten, saj zaposleni želijo izboljšati digitalizacijo procesov in to velikokrat tudi izvajajo sami ali s pomočjo zunanjih izvajalcev, včasih celo brez vednosti internih informatikov. Seveda se je za uspešno digitalizacijo potrebno primerno organizirati. Največji izziv je tako, kako vse te iniciative in projektne uskladiti, da ne zavlada kaos.

Koncept, ko se z informatiko ukvarja celotno podjetje, je v strokovni literaturi znan kot vseprisotna organizacija informatike (angl. pervasive IT organization). Seveda vseprisotne organizacije informatike ni enostavno uvesti in izvajati. Žal tudi ni recepta, ki bi bil splošno uporaben za vsa podjetja, je pa znanih nekaj dobrih pristopov, ki jih predstavljam v nadaljevanju. Pri uvajanju predstavljenih konceptov se lahko vodstvo vsakega podjetje odloči, kateri pristopi so v njihovem okolju uporabni in kako jih bodo uvedli.

Strategija digitalizacije in akcijski načrt

Preden se podjetje loti izvedbe digitalizacije, je nujno, da pripravi strategijo digitalizacije. Ta je lahko del poslovne strategije ali poseben dokument, kar niti ni tako zelo pomembno. Pomembno je, da je strategija digitalizacije usklajena s poslovno strategijo. To ne pomeni, da mora zgolj slediti ciljem iz poslovne strategije, ampak je koristno zmožnosti digitalizacija upoštevati že pri oblikovanju poslovne strategije. Mnoga podjetja pri pripravi strategije digitalizacije sodelujejo z zunanjimi svetovalci, kar je vsekakor koristno, se je pa pri tem treba zavedati, da strategije digitalizacije ni mogoče kupiti, ampak lahko zunanji svetovalci vodstvom podjetij le pomagajo pri tem z ustrezno metodologijo in poznavanjem področja.

Pripravi strategije digitalizacije običajno sledi priprava akcijskega načrta digitalizacije, to je izvedbeni dokument, ki vsebuje informacije o vseh projektih na področju digitalizacije za naslednje obdobje. Tak dokument je potrebno pripraviti v sodelovanju vodstva podjetja, informatikov in zaposlenih, ki bodo kasneje uporabljali nove ali izboljšane informacijske rešitve. Izvajanje projektov je treba tudi redno spremljati ter akcijski načrt po potrebi osveževati.

Spremljanje akcijskega načrta praviloma izvaja posebna skupina na nivoju vodstva podjetja, npr. strateški projektni svet, katerega član je tudi direktor informatike. Vlogo strateškega projektnega sveta lahko prevzame tudi katera od obstoječih struktur, npr. kolegij vodstva, zlasti v manjših podjetjih. Pomembno je, da se nobenega projekta na področju digitalizacije na začne izvajati brez soglasja te skupine.

Usklajevanje in izvajanje projektov na področju digitalizacije

Tudi usklajevanje projektov na področju digitalizacije je pomembno, zanjo je praviloma zadolžena ena oseba. To je oseba, ki zna usklajevati in voditi digitalizacijo ter pri tem angažirati različne skupine zaposlenih, po možnosti vse zaposlene. Ta oseba je lahko direktor informatike, vendar je pri izbiri pomembno zavedanje, da ni vsak direktor informatike primeren za to, saj je vloga, ki jo imajo interni oddelki za informatiko in njihovi direktorji, v podjetjih zelo različna. Če je vloga internega oddelka za informatiko samo zagotavljanje delujoče infrastrukture in njen vodja ne pozna procesov podjetja ter nima dovolj poslovnih znanj, da bi deloval na strateškem nivoju, ni primeren za to vlogo. V tem primeru lahko vlogo koordinatorja projektov digitalizacije prevzame direktor podjetja, ki pa mora imeti dovolj znanja na področju digitalizacije. Če nobena izmed omenjenih možnosti ne pride v poštev, podjetja običajno uvedejo novo delovno mesto direktorja digitalizacije (CDO) ali celo nov oddelek za digitalizacijo.

Za samo izvajanje projektov digitalizacije je najbolje, če jih izvajajo mešani projektni timi informatikov in poslovnih uporabnikov na podlagi akcijskega načrta. Koristno je, da podjetje pripravi tudi metodologijo izvajanje projektov digitalizacije, v kateri opredeli faze izvajanja projektov in pravila. Pred pričetkom vsakega projekta in njegovo uvrstitvijo v akcijskih načrt je treba predlog projekta tudi ovrednotiti, npr. s pomočjo analize stroškov/koristi ter na podlagi tega presodi o njegovi smiselnosti. Za samo izvajanje projektov je pomembno tudi odločanje o tem, ali bo razvoj nove rešitve potekal s pomočjo lastnega razvoja ali s pomočjo zunanjih izvajalcev, kar pomembno vpliva na način dela projektne skupine. Nove rešitve je seveda treba tudi integrirati z rešitvami, ki jih podjetje že uporablja.

Potrebne digitalne kompetence zaposlenih

Vsako podjetje mora znati izbrati in uporabiti ustrezne pristope zase. Seveda pa to ni možno brez ustreznih digitalnih kompetenc zaposlenih, da bodo zmožni sodelovati pri digitalizaciji. Pri tem morajo imeti vodstvo podjetja ter tudi vodje posameznih oddelkov širok pogled na to, kaj bi glede na dejavnost podjetja in strateške usmeritve pravzaprav lahko naredili s pomočjo digitalizacije. Informatiki potrebujejo razen tehnoloških tudi poslovna znanja, zlasti morajo dobro poznati procese, ki jih podjetje izvaja.

Ustrezna znanja na področju digitalizacije potrebujejo tudi vsi zaposleni, ki sodelujejo v projektnih timih. Tukaj ni mišljeno znanje programiranja, ampak predvsem znanje na področju projektnega managementa, obvladovanja zunanjega izvajanja, poslovne analize in načrtovanja informacijskih rešitev. Pomembno je tudi drugo znanje na področju poslovne informatike, zlasti znanje o prenovi poslovnih procesov, poslovnem obveščanju in analitiki ter dobro poznavanje zmožnosti poslovnih informacijskih rešitev.

Prispevek je mnenje avtorja in ne izraža nujno stališč Mikrocopa.

dr. Mojca Indihar Štemberger je profesorica poslovne informatike na Ekonomski fakulteti ter vodja magistrskega študijskega programa Poslovna informatika, na katerega se vsako leto vpiše skoraj 100 rednih in izrednih študentov iz Slovenije in tujine. Kot raziskovalka in svetovalka se že več kot 25 let aktivno ukvarja s prenovo poslovnih procesov, digitalno preobrazbo in managementom informatike. Rezultate svojega raziskovalnega dela je objavila v več kot 30 znanstvenih člankih. Na teh področjih ima tudi veliko izkušenj iz prakse kot svetovalka v zasebnem in javnem sektorju, predavateljica na poslovnih izobraževanjih in strokovnih konferencah ter kot voditeljica ali udeleženka okroglih miz.