Gostujoča objava Digitalizacija

Pomen zakonsko skladnega elektronskega arhiva za zdravstveno dokumentacijo

Z vse bolj digitalno resničnostjo smo v vseh panogah soočeni z nujnostjo digitalizacije elektronskih dokumentov. S tem je nepogrešljiva postala elektronska hramba dokumentov, ki mora biti hkrati tudi zakonsko skladna. To še posebej velja za področje zdravstva, saj imamo opravka z dokumentacijo, ki vsebuje zakonsko varovane občutljive osebne podatke, do katerih smejo dostopati le pooblaščene osebe.

Maja Marušič, Mirjam Kerpan Izak

V praksi to pomeni, da bi moralo imeti zdravstveno osebje na voljo možnost hitrega dostopanja do različnih tipov informacij in hkrati ob nastanku, upravljanju in deljenju kakršnegakoli dokumenta skozi celoten življenjski cikel ohranjati njegovo celovitost, avtentičnost in trajnost, striktno nadzorovati dostope do gradiva ter povrhu vsega zagotavljati še njegovo zakonsko skladnost.

Če res želimo varovati osebne podatke, moramo zanje skrbeti celovito

V zdravstvu brez Centralnega registra podatkov pacienta ne gre

CRPP zdravstvenemu osebju omogoča vpogled v ključne podatke o pacientu, da lahko poskrbi za varno in kakovostno oskrbo pacienta. Zdravstvena dokumentacija je preko portala zVem za vpogled na voljo tudi pacientom. Zdravniki do podatkov o pacientih dostopajo preko strogo varovanih informacijskih sistemov, kar pomeni, da je vstop v sistem nepooblaščenim osebam popolnoma onemogočen. Rok, do katerega so posamezni podatki dostopni v CRPP, je omejen na zadnjih pet let.

Kaj pa korak naprej?

Digitalizacija in hramba gradiva v elektronski obliki posameznega izvajalca zdravstvene dejavnosti je naslednji korak. Od javnih izvajalcev zdravstvene dejavnosti to zahteva zakon, a e-hrambo priporočamo vsem izvajalcem zdravstvene dejavnosti. Vzpostavitev zakonsko skladnega e-arhiva v prvi vrsti omogoča ukinitev papirne dokumentacije, poleg tega pa tudi preprostejši in bolj nadzorovan dostop do zdravstvene dokumentacije pacienta, tudi tiste, s starejšim datumom nastanka. Prav slednje je ključno za zagotovitev celostne obravnave pacienta, ki navadno zahteva prav vpogled v starejšo dokumentacijo, do katere bi bilo, če bi bila v papirni obliki, dostopati časovno zelo zamudno.

Zakaj elektronska hramba?

Zakonsko skladna e-hramba omogoča dolgoročno hrambo dokumentov skozi njihov celoten življenjski cikel in za celoten čas hrambe, kot je opredeljen s klasifikacijskim načrtom, hkrati pa prinaša še vrsto prednosti za prijaznejšo, varno in učinkovito uporabo:

Omejen dostop do informacij
Elektronska hramba omogoča, da uporabnik sam nastavi pravice za dostop do posameznih dokumentov oziroma map z dokumenti. Različne ravni dostopa omogočijo omejitev dostopa do dokumenta, brez posegov v njegovo vsebino. Prav tako je na voljo tudi omejitev dostopa do dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke, sistem pa nudi tudi možnost, da mora vsak, ki želi dostopati do tovrstnih dokumentov, navesti razlog za dostop.

Do želenih informacij z le nekaj kliki
E-hramba zagotavlja iskanje dokumentov po metapodatkih, vsebini in vrsti, pri zahtevnejšem iskanju pa se lahko uporabi ali zgradi poizvedbe. Tiste dokumente, ki so del rešenih zadev, se lahko iz tekoče prestavi v stalno zbirko ter omeji dostop do njih. Dokumenti se pretvorijo v format, ki je primeren za dolgoročno hrambo, zaradi česar so uporabni ves svoj življenjski cikel.

Zagotavljanje verodostojnosti dokumentov
S pomočjo elektronske hrambe vsebina dokumentov ostaja neokrnjena in nespremenjena, vsi posegi vanjo pa so jasno zabeleženi v revizijski sledi dokumenta, kar zagotavlja popolno transparentnost in omogoči celovit vpogled v uporabo in vpoglede v posamezne informacije, ki so v hrambi. Prav tako so vsi dokumenti v sistemu digitalno podpisani in žigosani, s čimer zadostimo vsem načelom varne elektronske hrambe.

Če res želimo varovati osebne podatke, moramo zanje skrbeti celovito

Preberite tudi

Čas je za digitalizacijo zdravstvene dokumentacije

Vzpostavitev lastnega e-arhiva v zdravstvu je ne le potrebna, ampak tudi smiselna

Dokumentacija pacienta je zbrana na enem mestu, do nje pa lahko dostopa le pooblaščeno osebje. Vsi dostopi so nadzorovani in seveda tudi ustrezno zabeleženi, s čimer preprečimo nenadzorovan vpogled v občutljivo zdravstveno dokumentacijo.

Če gremo še korak dalje, lahko sistem elektronske hrambe povežemo z drugimi informacijskimi sistemi, ki jih izvajalec uporablja za izvajanje zdravstvenih storitev. Tako lahko zagotovimo, da imamo vse podatke določenega pacienta na enem mestu, do njih pa dostopamo hitro in preprosto. S tem odpravimo tudi nepotrebno tiskanje dokumentacije in pozneje hrambo te dokumentacije v zdravstvenem kartonu pacienta.

Kaj pravi praksa?

Odličen primer integracije rešitve e-hrambe v sistem za izvajanje medicinske dejavnosti je zagotovo partnersko sodelovanje s podjetjem List, razvijalcem rešitve Hipokrat. S tem sodelovanjem so številne zdravstvene organizacije, ki že uporabljajo rešitev Hipokrat, pridobile možnost povezave z zakonsko skladno e-hrambo InDoc EDGE, ki je certificirana tudi pri Arhivu Republike Slovenije. To jim prinaša preprosto in kakovostno rešitev za zagotavljanje zakonsko skladne elektronske hrambe zdravstvenih dokumentov, ki so ustvarjeni ali skenirani v rešitvi Hipokrat, neposreden dostop do izvorno digitalnega in digitaliziranega gradiva, posredovanje lastnih dokumentov ter zunanje dokumentacije v elektronski arhiv. Vse to poteka zelo preprosto in skladno s procesom dela pri izvajalcu zdravstvene dejavnosti.

Če res želimo varovati osebne podatke, moramo zanje skrbeti celovito

Z rešitvijo, kot je InDoc EDGE, se zdravstvenim organizacijam ponuja optimalna pot za dokončno pretvorbo vse zdravstvene dokumentacije iz fizičnih arhivov v elektronsko hrambo, saj to močno olajša življenje vsem uporabnikom.

Dodana vrednost e-hrambe InDoc EDGE:

Več prostora.
Elektronska hramba dokumentov omogoči več prostora za hrambo dokumentov. Verjetno se tudi vi še spomnite časov ogromnih arhivov? Z vzpostavitvijo elektronske hrambe se lahko poslovite od njih oziroma prostor, ki ste ga nekoč uporabljali za arhiv, preuredite v prostor za opravljanje svoje poslovne dejavnosti.

Preprosto dostopanje do želenih informacij.
Do dokumentov v elektronski obliki je mogoče dostopati hitro in preprosto – z le nekaj kliki. Kjerkoli in kadarkoli jih potrebujete.

Iskanje želenih informacij še nikoli ni bilo bolj pregledno.
Nič več zamudnega brskanja in iskanja želenih dokumentov. Do želenih informacij lahko s pomočjo sistema elektronske hrambe pridete v najkrajšem možnem času.

Nižji stroški hrambe dokumentov.
Poleg nižjih stroškov hrambe boste z elektronsko hrambo tudi preprečili, da bi se dokumenti še kdaj založili ali celo izgubili.

Varnost naj bo na prvem mestu.
S pravilno vzpostavljeno elektronsko hrambo boste imeli popoln nadzor nad tem, kaj se dogaja z dokumenti, predvsem tistimi, ki vsebujejo občutljive podatke.

Zagotovljena zakonska skladnost.
S certificiranim sistemom elektronske hrambe boste poskrbeli, da bodo vaši dokumenti ves svoj življenjski cikel tudi pravno veljavni.

Če ste tudi vi izvajalec zdravstvenih storitev in razmišljate o vzpostavitvi lastnega e-arhiva, a ne veste, kje in kako sploh začeti, smo tukaj za vas! Naši izkušeni strokovnjaki vam bodo znali svetovati in vas s pravimi informacijami usmeriti na vašo pot digitalizacije.

Maja Marušič je svetovalka za notranja pravila in e-hrambo. S svojimi dolgoletnimi izkušnjami s področja upravljanja dokumentov, arhivistike in informatike organizacijam pomaga in svetuje pri pripravi notranjih pravil, vzpostavitvi in optimizaciji postopkov upravljanja gradiva ter zagotavljanju zakonsko skladne hrambe gradiva v digitalni obliki.

Mirjam Kerpan Izak je direktorica podjetja List d.o.o., ki že več kot 30 let uspešno razvija, trži in vzdržuje lastni zdravstveni informacijski sistem HIPOKRAT. Poleg vodstvenih nalog je še vedno aktivna v razvoju in sodeluje v različnih strokovnih skupinah s področja zdravstvene informatike. V svoji več kot 30 let dolgi karieri je podrobno spoznala procese v zdravstvu, zato pri svojem delu uspešno kombinira vsebinske, tehnične in vodstvene kompetence.