Je mogoče spremeniti navade zaposlenih?

Pomislite na neko veščino, ki je terjala kar nekaj časa, da ste jo popolnoma usvojili. Bočno parkiranje, na primer. Verjetno je bilo potrebnih več poskusov, da ste nazadnje našli način, kako bočno parkirati kar najhitreje in s čim manj truda. Zdaj pa si zamislite, da bi vam nekdo rekel, da lahko na svoj način bočnega parkiranja kar pozabite. Zagotovo bi skočili do stropa. Le zakaj bi spreminjali nekaj, kar deluje in se vam zdi učinkovito?

Navada je železna srajca

Tako nekako delujejo naše navade. In ne gre le za navade iz vsakdanjega življenja, tudi to, kako opravljamo naloge na delovnem mestu, je precej trdno zasidrano v nas. Poglejmo to na primeru vprašanja, zakaj smo še vedno tako zelo navezani na uporabo papirja in se otepamo brezpapirnega poslovanja.

Čeprav ideja o brezpapirnem poslovanju nikakor ni nova, še vedno velik odstotek poslovanja temelji na papirju. Kot kažejo podatki, je do danes le malo podjetij idejo o brezpapirnem poslovanju uspelo v celoti spraviti v prakso.

Navada je železna srajca in tisto, česar ne poznamo, pogosto že a-priori zavrnemo. Kako naj torej nove rešitve predstavimo zaposlenim, da jih bodo pozitivno sprejeli in uspešno integrirali v svoje delo?

Zlata pravila uvajanja sprememb

S tem, da zaposlenim brez posebnih razlag povemo, da bodo od zdaj naprej delali na nov način, ne bomo uspešno uvedli želene spremembe. Sodelovanje je najboljši način pri uvajanju kakršnekoli spremembe – zaposlenim dajmo možnost, da izrazijo svoje mnenje ter morebitne skrbi in zadržke.

#1 Seznanimo zaposlene s prednostmi novega načina dela

Navezanost na papir izvira predvsem iz kulture in načina dela, na katerega smo ljudje navajeni. Zaposleni so do uvajanja različnih novosti bolj zadržani, saj pogosto niso seznanjeni s prednostmi, ki jih bo sprememba prinesla za njihovo delo.

#2 Ugotovimo, kaj zaposleni potrebujejo pri delu

Skozi čas razvijemo svoj sistem dela in ko nam nekdo želi predstaviti novo rešitev, to pogosto takoj zavrnemo. Ne vemo, ali bomo tudi z novo rešitvijo uspeli najti način, ki bo dejansko deloval in bo tako učinkovit, kot naši pretekli pristopi.

Ekipa, ki uvaja spremembe, mora zato imeti celosten vpogled v delo posameznega oddelka. Razumeti mora, kaj je tisto, kar zaposleni potrebujejo pri svojem delu in kakšne so potrebe posameznega delovnega mesta.

#3 Zaposlenim dajmo občutek varnosti in nadzora

Zaposlenim dajmo možnost, da že v procesu priprave novih rešitev izrazijo svoje želje in potrebe. Vedeti morajo tudi, da jim je na voljo popolna podpora ustrezno usposobljene ekipe, ki jim bo novo rešitev predstavila na način, da jo bodo razumeli ter v njeni implementaciji videli smisel.

Strah in odpor nastopita, kadar si nečesa ne znamo dobro predstavljati in ne vemo, kako naj bi novo rešitev dejansko implementirali v svoj delovni proces. Ljudje imamo občutek, da vajeti držimo v svojih rokah in imamo nadzor nad situacijo le, ko stvari počnemo po nekem ustaljenem postopku. In uvedba kakršnekoli novosti naše temelje pošteno zamaje.

#4 Vključimo zaposlene v uvajanje sprememb

Zaposlene vključimo v vse korake uvajanja nove rešitve. Aktivno naj sodelujejo že pri sami idejni zasnovi, se vključujejo v postavitev in uvedbo nove rešitve ter imajo tudi v fazi po uvedbi na voljo vso podporo tehnične ekipe. Določena sprememba moda ne bo delovala ali pa se bo izkazala za manj uporabno, kot smo predvidevali na začetku. Zaposleni morajo vedeti, da bodo njihove želje, potrebe in predlogi slišani in upoštevani.

#5 Spremembe postavimo v širši kontekst

Zaposlenim predstavimo širšo sliko ter jim pokažimo, kako bo sprememba, nova rešitev (pozitivno) vplivala na njihovo delovno učinkovitost in poenostavila sam delovni proces. Dajmo jim občutek nadzora in dovolj informacij, da bodo novosti lažje sprejeli in ponotranjili.

Z optimizmom v brezpapirno prihodnost

Glede uspešnosti uvajanja brezpapirnega poslovanja sem precej optimistična, saj sem tudi sama sodelovala pri uvajanju brezpapirnega poslovanja v našem podjetju. Čeprav smo se v procesu srečali z marsikaterim izzivom in dvomom, nam je s pravim pristopom uspelo doseči dobre rezultate.

Podobno je na zadnji Mikrocopovi poslovni IT konferenci potrdil tudi direktor MBILLS, Primož Zupan, ki je poudaril, kako pomembno je, da je podjetje odprto za spremembe in da ima odgovorno osebo, ki zna vse pobude in načrtovane spremembe povezati skupaj in iz njih ustvariti uspešno (digitalno) zgodbo.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Alenka Fic Mikolič v Mikrocopu skrbi za skladnost poslovanja, upravljanje ljudi ter povezuje računovodstvo, finance in kontroling z ostalimi ključnimi področji v podjetju za doseganje skupnih ciljev. Odgovorna je za digitalizacijo poslovanja Mikrocopa, od uvajanja novih tehnologij do spreminjanja kulture poslovanja ob hkratnem zagotavljanju skladnosti.