Če res želimo varovati osebne podatke, moramo zanje skrbeti celovito

Varstvo osebnih podatkov ni stanje, ki ga enkrat dosežemo in potem pozabimo, temveč stalen in še kako živ proces. Če pri tem motiv za urejanje varstva podatkov ni želja, da bi do osebnih podatkov dostopale le pooblaščene osebe s potrebno utemeljitvijo temveč prej strah pred visokimi kaznimi, obstaja visoka verjetnost, da pri zagotavljanju skladnosti ne bomo v celoti uspešni.

Kaj je varstvo osebnih podatkov in zakaj ga potrebujemo?

Kako naj poskrbimo za varstvo osebnih podatkov?

Varstvo podatkov se začne pri prepoznavi preprostega dejstva, da to ni odgovornost zgolj pravnika ali naloga oddelka informacijske tehnologije, pač pa nekaj, kar zadeva vse zaposlene v podjetju in zahteva sodelovanje deležnikov z različnih področij.

V podjetju nadalje potrebujemo jasen pregled nad osebnimi podatki, ki jih upravljamo ali obdelujemo, vključno z urejenimi evidencami dejavnosti obdelave osebnih podatkov. Vedeti moramo, katere podatke posredujemo pogodbenim obdelovalcem, katere iznašamo v tretje države, katere posebne kategorije osebnih podatkov hranimo, kako jih varujemo in drugo. Če na ta vprašanja znamo odgovoriti, lahko z analizo razkoraka hitro ugotovimo, katere aktivnosti moramo še izvesti in koliko časa bomo za to potrebovali.

Usklajevanja varstva osebnih podatkov smo se lotili z analizo razkoraka. Ugotovljene odmike smo učinkovito odpravili, proces usklajevanja pa smo izkoristili tudi za podajanje izhodišč za digitalizacijo.

– Boris Šušmak, Luka Koper

Kako doseči celovit pogled na varstvo osebnih podatkov?

Pravni vidik zagotavljanja skladnosti pa je le en vidik varstva podatkov, ne smemo pozabiti še vsaj na področji informacijske podpore in informacijske varnosti ter na organizacijsko kulturo v podjetju.

Vprašanje ustrezne informacijske podpore je verjetno najlažje in tudi najhitreje rešljivo. Delno je razlog za to tudi v dosedanji zakonski ureditvi področja varstva osebnih podatkov, ki je ključne izzive informacijski podpori poslovanja postavila že pred časom.

Po pričakovanjih je sprememba organizacijske kulture najzahtevnejši del zgodbe, obenem pa praktično tudi edini, ki ga ni moč predati v zunanje izvajanje.

Organizacijska kultura ima moč, da izniči ves naš dosedanji trud. Če ne podpiramo varstva osebnih podatkov in zagotavljanja skladnosti aktivno in z zgledom, če se zaposleni ne zavedajo pomena osebnih podatkov, če ne razumejo ali sprejemajo potrebe po zagotavljanju zaupnosti in ne upoštevajo pravic lastnikov podatkov, v podjetju navkljub pravni urejenosti ne bomo mogli zagotoviti skladnosti in učinkovitosti varstva podatkov.

Tudi zato se moramo o pomenu zaupanja in drugih vrednotah ter o vlogi in vrednosti osebnih podatkov v našem poslovanju sproti in odkrito pogovarjati. Izredno pomembno je še kontinuirano izobraževanje zaposlenih o skladnosti in kakovosti poslovanja ter informacijski varnosti.

Katere so najpogostejše težave in kako se jim izogniti?

Zahtevnost izziva zagotavljanja skladnosti varstva podatkov odpira vrsto tveganj, na nekatere pasti pa velja biti še posebej pozoren, saj se jim v podjetju že z malo truda lahko izognemo. Gre za dileme glede pravne podlage in pojavnih oblik osebnih podatkov, predvsem pa za uvedbo odgovornega ravnanja z osebnimi podatki.

Žal v praksi nimamo vedno razčiščene pravne podlage za zbiranje, upravljanje, obdelavo in hrambo osebnih podatkov. Posledično se sprašujemo, kako naj posamezniku zagotovimo recimo pravico do izbrisa ali anonimizacije, če pa s tem nasprotujemo lastnim pravnim interesom. Nepopolno poznavanje področja prispeva k zmedi o pravicah posameznikov, še posebej, če podatke hranimo na zakonski podlagi in ne na podlagi privolitve. Zato velja na prvem mestu razčistiti pravne podlage in roke hrambe, posledično pa ugotoviti, katere pravice posameznikov pridejo v praksi v poštev in kako jih zagotavljati.

Vas zanima več? Stopite v stik z nami!

Grega Vozel ima izkušnje z izvajanjem funkcije pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov v največjih slovenskih družbah in hčerinskih družbah tujih multinacionalk. Pri svojem delu stremi k zagotavljanju najvišjih etičnih in pravnih standardov. Ne sprejema kompromisov, ko gre za varstvo osebnih podatkov strank in zaposlenih.