Študija primera // Ureditev hrambe dokumentov kot ukrep obvladovanja poslovnih tveganj
Ko neurejenost hrambe oteži dostopnost in podaljša iskanje dokumentov brez zagotovil, da jih bomo tudi našli, ko ne vemo, kdo dostopa do zaupne dokumentacije, arhiv pa zaseda vedno več prostora, je čas za sistemsko ureditev fizične hrambe.
NaročnikKZ AGRARIA KOPER, z.o.o.
Velikost Srednja
Dejavnost Kmetijstvo, Trgovina
Rešitev Sistemska ureditev hrambe
Kmetijska zadruga Agraria Koper je druga največja kmetijska zadruga splošnega tipa v Sloveniji po odkupu sadja in zelenjave. Že od leta 1947 združuje pridelovalce svežega sadja in zelenjave iz slovenske Istre. Večji del več kot 30 vrst sadja in zelenjave člani zadruge pridelajo na prostem, del pa tudi v rastlinjakih.
V KZ Agraria Koper pridelovalce povezujejo, jim nudijo podporo v skupnem nastopu na trgu in skrbijo za izobraževanje ter strokovno izpopolnjevanje s področja kmetijstva, vodenja kmetij, računovodstva, ter vseh potrebnih znanj. Sveže sadje in zelenjavo v skladu s HACCP standardi distribuirajo v lastne živilske trgovine ter v javne zavode, gostinske obrate in trgovske verige po celotni Sloveniji. Tako sta sveže sadje in zelenjava v 24-ih urah v trgovini kjerkoli v Sloveniji.
S poslovanjem smo zadovoljni, a moramo gledati naprej in snovati nove razvojne načrte. Agraria ni samo uspešna, ampak je tudi med najuglednejšimi. Zadruga raste, se razvija in širi, na kar kažejo številke poslovanja in nenazadnje tudi število zaposlenih, ki vztrajno raste. Ponosen sem, da so kupci prepoznali kakovost, saj k nam zahaja vse več kupcev, ki so tudi vse bolj zahtevni. Stavimo na domačo, lokalno pridelano zelenjavo in sadje, svojo prihodnost pa gradimo na lokalnih dobaviteljih. Znali smo poiskati pravo pot.
– Robert Fakin, direktor Kmetijske zadruge Agraria Koper
IZZIV
Neurejenost hrambe je oteževala dostopnost dokumentov in ogrožala poslovanje
Z oteženim nadzorom nad upravljanjem in hrambo papirnih dokumentov se srečujejo številna podjetja. Primernih arhivskih prostorov pogosto nimajo ali pa ti niso ustrezno urejeni, ne namenjajo jim potrebne pozornosti, dokumente odlagajo nesistematično, brez evidence o hranjenem gradivu ... To sčasoma vodi v oteženo iskanje dokumentov ali še huje, v izgubo nekaterih, tudi ključnih poslovnih dokumentov, kar lahko upočasni in ogrozi poslovanje.
Podobne težave so imeli tudi v KZ Agraria Koper, kjer se vsakodnevno srečujejo z večjo količino različne papirne dokumentacije. To hranijo v lastnih arhivskih prostorih v svoji poslovni stavbi.
V treh pisarnah so nenamensko, brez načrta in popisa odlagali tako papirne dokumente (računovodsko in kadrovsko dokumentacijo, pogodbe, nepremičninsko dokumentacijo idr.) kot tudi odslužene računalnike in zaslone. Rezultat je bilo težavno in zamudno iskanje dokumentov, poleg tega pa nihče ni imel pregleda nad tem, kaj pravzaprav hranijo.
Neurejenost arhiva je povzročala vedno večje težave, slabo obvladovanje tveganj s tega naslova pa je ogrožalo poslovanje. Zato so se odločili, da hrambo dokumentov celovito uredijo.
DOKAZOVANJE LASTNIŠTVA NAD KMETIJSKIMI ZEMLJIŠČI IN GOZDOVI JE BILO ZARADI NEUREJENOSTI ARHIVA IZJEMNO TEŽKO, UREJANJE RAZMERIJ S SKLADOM KMETIJSKIH ZEMLJIŠČ IN GOZDOV PA JE POSLEDIČNO TRAJALO PRECEJ DLJE, KOT BI SICER.
POSLOVNI IZZIVI
REŠITEV
Sistemska ureditev hrambe je omogočila učinkovito upravljanje tveganj
V Mikrocopu se ureditve hrambe na lokaciji naročnika lotevamo celovito, obseg storitev pa prilagodimo zatečenemu stanju in uskladimo s pričakovanji in načrti naročnika.
V KZ Agraria smo si ogledali obstoječe stanje arhivskih prostorov, naredili popis celotnega gradiva (evidentirali smo približno 5.000 registratorjev z dokumentarnim gradivom) in predlagali novo ureditev. Sama sanacija je potekala zelo tekoče, dokumentarno gradivo pa zdaj sistematično hranijo v registratorjih v treh ločenih arhivskih prostorih, namenjenih zgolj hrambi dokumentacije. Za vsak prostor smo pripravili natančen popis gradiva.
Po zaključeni sanaciji so del gradiva s pretečenimi roki hrambe, ki ga tudi zakonsko ni bilo treba več hraniti, varno uničili. Z ureditvijo arhivskih prostorov in izločanjem gradiva so tako sprostili zadostne kapacitete tudi za prirast gradiva v prihodnje.
20 % GRADIVA SO LAHKO TAKOJ VARNO UNIČILI, SAJ GA NISO VEČ POTREBOVALI, ZAKONSKO PA GA TUDI NI BILO TREBA VEČ HRANITI.
SHEMA REŠITVE
UČINEK
Katerikoli dokument iščejo, ga v arhivu zdaj tudi najdejo
Po izvedeni sanaciji so arhivski prostori urejeni in čisti, vsa arhivirana dokumentacija pa dostopna v najkrajšem možnem času. Za nadaljnjo urejenost ter varnost in dostopnost do arhivskih prostorov in gradiva vestno skrbijo sami, do gradiva v arhivu pa lahko zaposleni dostopajo le v spremstvu skrbnikov arhiva.
Z natančnim popisom gradiva so poskrbeli tudi za spoštovanje arhivskih rokov in pravočasno uničenje gradiva po njihovem izteku. Izločanje gradiva poteka enkrat letno, izvajajo pa ga v sodelovanju z Mikrocopom, kjer poskrbimo za varno uničenje gradiva.
Prav tako enkrat letno sami v arhiv dodajo novonastalo dokumentacijo, ki so jo med letom zaposleni hranili v priročnih arhivih v pisarnah. Ob tem pripravijo tudi popis gradiva, ki je bilo na novo dodano v arhiv. Na ta način poskrbijo, da je v arhivu le veljavna dokumentacija.
ISKANJE DOKUMENTA, KI JE LAHKO TRAJALO TUDI VEČ UR, SO SKRAJŠALI NA 5 MINUT.
Ko smo začeli, je bilo nekatere dokumente skoraj nemogoče najti, danes pa dokument, ki ga potrebujemo, najdemo praktično takoj. Pri ureditvi arhiva smo zaupali strokovnjakom iz Mikrocopa, kar se je izkazalo za pravo odločitev. S storitvijo sistemske ureditve smo bili zelo zadovoljni, zato z njimi tudi nadaljujemo sodelovanje. Odziv je vedno hiter in strokoven, storitev pa kakovostna.
– Alenka Teraž, Kmetijska zadruga Agraria Koper
Vas zanima več? Stopite v stik z nami!
